数字档案建设中高校实物档案研究

闫冬侠 徐根芳

湖州职业技术学院 浙江省

数字档案建设中高校实物档案研究

闫冬侠 徐根芳

湖州职业技术学院 浙江省

随着数字化在高校档案中的普及，实物档案管理的方法也要随着大环境的发展而发生相应的改变，以便来适应数字档案管理的发展方向，发挥实物档案在高校档案中的价值。

数字档案；高校;实物档案

高校档案一直以来均以教学档案为主，对于实物档案的重视程度略轻，因此在数字档案发展过程中，对于实物档案的数字化内容这一方面应加强重视。学校的公章、奖状、奖牌以及校友捐赠的各项有价值的物品都就在数字档案建设中实现数字化，也应归入数字系统。在档案的查阅利用中实现实物档案的数字化要，实现实物档案的价值的最大化。

1.在数字化档案建设中的实物档案收集方式的改变

1.1 在高校中，实物档案的种类有以下几种，有公章、奖状、奖牌、另外还有领导题词、纪念品。另外有高校特色的实物还有，例如：学生证、毕业证、校徽等也都被列入实物档案中。在收集这些实物时，应多挖掘具有学校特色的实物档案。

1.2 实物档案在收集时，将这些实物有电子版或已经实现数字化成果的也应一并归档案。相对于纸质档案来讲，它一份文件就能实现自己的价值，但实物档案若要发挥作用，单纯地依靠实物自身有时并不能达到这一目的，实物档案的说明文件在实物档案在利用过程中的作用不容小视，在特定的时期，说明文件有时不亚于实物档案本身。在拥有一份翔实的说明文件的时，实物档案才能最大限度地发挥它的作用。对于高校来计。校标与校徽的设计都拥有特殊的含意，而这些文件所承载的内容不仅反映了一所高校的办学理念，更能体现一所高校的办学精神。在数字档案建设中，对于实物档案进行文字说明的这些纸质文件也就归入实物档案中，并不能将其与实物档案分离。另外，还有一类实物档案，就是外单位赠与本校的一些物品，在收集这类档案时，更值得注意的时，档案部门的直接参与到接收过程中，直接与捐赠人沟通与交流，将口述材料与实物档案一起归档，当物品接收到档案部门以后，应将说明文字进行二次加工，使每一件物品都有与相对应的说明文件，并将捐赠人的信息也应记录在说明文件中，并与捐赠物品一起存放。使这些捐赠品正式成为高校的实物档案，充分实现了实物档案的价值。

2.在数字档案建设中的实物档案整理方式的改变

2.1 实物档案在整理过程中最主要的一个问题就是实物本身与说明文件的相对分离，我们在数字档案建设过程中可以采用有效的方法避免这一问题的出现。参照照片档案的整理方法，说明文件与数字照片在往数据系统进行挂接时建立一个新的文件夹，或同时将几个文件并列挂接在一个录入条目下，实现照片与说明文件同时查阅利用。而实物档案在数字化后，通过数码照片的形式实现网上查阅，它的说明文件也可一并实现查阅利用。其它的实物档案也可采用这个方式，无论是照片形式，还是其它的录像形式，都可以实现实物档案的虚拟化利用。

2.2 实物档案在数字化后可以建立实物的数字化管理模式。为实物档案建立一套独立的数据系统，在原有的纸质档案的基础上，实现实物档案与纸质档案相同的查询、利用数据库。实物档案与纸质档案一样，最终的目的是查阅与利用。只有挖掘出档案的最大价值，才能在利用时展现最大的价值。传统的实物档案采用借出的方式或以为展览的方式进行利用，这些方式已不能适应当今时代发展的需要，因此建立实物档案数字化管理模式是当下最基本的要求。实物档案与纸质档案数据录入的相关信息的条目有很大的差别，因此，需要将实物档案与纸质档案采用不同的数据系统进行分另管理。实现实物档案的静态管理为动态管理。通过数字化档案建设，实现实物档案的网上查阅与利用，发挥实物档案的最大作用。

2.3 实物档案在数字档案建设中保管方式的改变

目前，许多高校将实物档案保管在综合档案库房内，只有很少的一部分能够为实物档案成立专门档案库房，而还有一些学校成立了校史馆，其中一部分展品就是学校的实物档案，这些情况使学校实物档案管理方式就变得多种多样，造成了部分学校实物档案不能集中管理。以我校为例，在校庆三十周年期间，接受了一部分校友捐赠的物品，在将这些物品全部门登记造册后发现，由于一些物品较大，或应校友的要求必需存放于特定的位置等众多原因，造成实物档案的不能及时归档。在实行数字档案管理后，我们虽然实物档案的实体分别保管在不同的地点，但它的说明文件以及数字成果可以集中地保存在我们档案管理系统中，而且在建立数字化实物档案系统中，实现位置存放索引与实物相对应。

3.在数字化档案建设中实物档案统计与利用方式的转变

3.1 实物档案的统计多以实物档案形成的年度，载体的不同性质进行统计，在利用过程中非常不方便，当利用者需要不同年度的不同载体档案时，档案工作人员经常要将许多实物搬进搬出几次，才能将要查阅的实物档案全部找齐。在数字档案建设中，将数字化成果进行不同方式的统计，以载体形式，以同一事件的不同形式的载体，只要是符合逻辑的分类方法，做到便于查询，使实物档案发挥在学校各项教学、科研活动中应有的价值。利用数字档案管理方法，将实物档案直接在说明文件中以图片为背景的方式体现。用生动、直观的方式达到实物档案的利用功能，实现时时利用这一目的。

3.2 在档案编研方面的改变，实物档案在未形成数字化成果之前，基本的编研形式主要就是将每年的实物分门别类进行案卷目录或以分类目录这两种目录形式呈现出来，这种形式单一，内容简单的编研，在一定程度上抵制了实物档案作用的发挥。学位的重大荣誉不能真正体现出它的作用。实物数字化成果以后，可以进行档案信息的深层次加工，多方位地开展档案编研，如编辑《学校荣誉汇编》、《校友捐赠实物录》等纸质编研材料，也可以制成电子书或电子相册，以图片或录像的形式服务于学校的各方面工作，也可以作为学校宣传形象的重要手段。

4.重视数据的安全与备份工作，加强档案工作人员的计算机操作能力与安全意识

4.1 一般的计算机系统操作对于档案工作者来讲难度不大，对于实物档案进行数据化后，信息比较多，在复杂实物档案的数据系统中，能够及时，有效地提供利用者更准确和及时的信息，难度就比较大，这样要求档案工作者的工作能力就较强，信息的处理和加工能力，数字技术的发展要求管理人员在处理实物档案的数字文件时，不能简单地用处理纸质文件的工作方式和方法来进行。应根据实物档案的特征，将所有信息进行归纳、整合工，满足数字档案发展方向的要求，提高档案管理水平。

4.2 在数据的安全与备份工作中，必须保证数据长期、有效的管理方式。在这方面，我校就拥有双备份系统，第一套系统是本校内网的自动备份系统，一旦系统出现故障，能实现即时备份。另外一套备份系统是在市档案局的数据备份中心，发球档案管理规范中要求的异地备份。一旦学校内的自动备份系统出现问题，档案局内还有另外一套数据可以进行数据的恢复，保证档案数据的安全。并且校内的自动备份的数据每年都会导出计算机系统，刻录成光盘或复制到移动硬盘中，实现数据的脱机备份，采用多种手段提高档案数据的安全性，保证档案工作的顺利而有序的开展。

数字档案的发展是档案工作发展的必然趋势，实物档案的管理也应随着数字技术的不断进步而发展和改变，使实物档案的利用在原来被动利用方式变为主动的提供信息，提高实物档案在高校档案中的比重，提高实物档案的利用率和利用效果。在转变思维方式和工作方法的同时，档案工作者还应加强自身建设，提高计算机水平，成为一名业务水平与技术水平都高超的档案从业人员。在提供优质的档案服务的前提下，实现档案资源的有效利用，保证档案资源的安全。

[1]周彩英.数字网络环境下档案馆（室）实物收藏探究[J].兰台世界,2009（9）

[2]王立维, 陈武英.档案管理学简明教程[J].浙江大学出版社, 2004

[3]张兴霞.浅谈数字档案过程中对档案实体的保管与维护兰台世界[J],2010（12）

10.3969/j.issn.1001-8972.2012.09.098

闫冬侠（1976-）女，黑龙江省依安，湖州职业技术学院档案室馆员，硕士，主要研究方向为高校档案管理；

徐根芳（1970-）女，浙江省湖州，湖州职业技术学院档案室馆员。主要研究方向为高校档案管理。