基于供应链模式的医院采购流程再造与管理实践

无锡市人民医院（无锡 214023）

0.前言

医院供应链模式的采购管理就是围绕医院的管理目标和业务需求，在采购、保管和使用等环节，通过物流、资金流、信息流将供应商、医院和最终用户(病人和职工)联成精益链的一种管理模式。我院积极探索基于供应链模式的医疗物资物流改革，依托现代供应链管理的模式，通过加强供应商管理与合作和优化采购流程两方面的实践，建立“管采分离、横向制约、保质增效”为主要特点的物资采购管理新模式，促进了内部流程的优化，提高了采购质量和效率。

1.优化医院采购流程

1.1 组织架构再造

采购环节的业务流程优化主要涉及医院执行层的业务流程优化和操作层的持续改进这两个层面[1]，其中执行层的业务流程优化侧重于在流程内部进行改进调整，例如部门的增减、部门职能的调整等。独立采购部门的建立就属于这个层次。

2007 年以前，我院的设备、药剂、总务部门分别负责设备、耗材、后勤类的采购，2007年开始成立独立的采购中心，采购中心囊括了医院所有物资的采购，形成了医院所有物品的采购只有一个入口的局面。同时，医院成立了医学工程处，下设库房和设备维修部门，专门负责医用耗材和医疗设备（器械）的仓储与供应工作。同样，药品、总务物资的仓储仍分属于药剂部门和总务部门管理。通过这种新的组织架构，在很大程度上改变了医院以前物资管理和供应的格局。

传统采购流程：临床科室提出申请→物资管理部门和领导审批→物资管理部门采购→物资管理部门验收入库→临床科室领用。

独立采购部门采购流程：临床科室提出申请→物资管理部门和领导审批→采购部门采购→物资管理部门验收入库→临床科室领用。

从上述流程看,两种模式只有采购环节有所区别,但正是有了这一小小的改变,让整个采购流程更科学、更合理。前者是审批、采购、验收三位一体， 全部由物资管理部门完成,采购的物资是否经过了审批、审批过的物资是否采购了、采购物资的质量如何，物资管理部门既当运动员又当裁判员,在流程上就存在缺乏监督的漏洞。后者则将中间的采购环节独立出来,有效地解决了这些问题。未经过审批的物资采购回来,物资管理部门不给验收入库，审批过的物资未采购回来，物资管理部门会催办，采购部门采购回来的物资由物资管理部门验收入库。

1.2 工作职责明晰

供应链的再造优化了管理流程，但在实际运行中出现了一些磨合的问题。比如：

①采购部门与职能部门之间过分强调分工，淡化合作，如高值耗材的管理问题等。

②效益与效率问题。成本是控制了，但是反应速度比较慢，如临床要的物资比较急，但是职能部门尚未完成审批程序。

如何解决上述问题关系到新流程是否能顺利运行，笔者认为，关键是明确流程中各环节的工作职责，对各职能部门提出更高的履职要求。

作为医院的采购中心，其职能定位在成立之初就非常清晰：采购中心只是一个采购执行部门，而不是一个决策部门，真正的决策部门是相关的管理委员会，采购中心只需要执行决策委员会的相关决议就可以了。

这就意味着采购中心要在相关职能管理委员会划定的区域内开展工作，一般不同的管理委员会常常按照采购物品类别的差异来确立不同的采购原则和采购程序。以高值耗材的采购为例，临床所要求的技术参数由临床部门、医学工程部门把关，专业性强的高值耗材主要由使用科室的专家和医学工程处专家出具意见，专业性不强的常规耗材，其技术要求就按照医院通用的技术参数作为标准，接下来采购中心需要进行询价和商务谈判，而耗材购买后的验收入库等质量管理则主要由医学工程处负责。

2.依托信息系统支撑

在医院的内部供应链整合中，信息化扮演了极其重要的角色。物流信息系统不但可以保证采购供应管理制度能够得到信息化的固化，实现了医院控制物流的目的，而且有了信息系统和文字系统的佐证，还能够为后期的审计和监督服务。

2008 年我院实施“三大库房”信息系统，在上马信息化以前，医院内部供应链基本上是依靠手工完成，订单是纸质的，申领单是纸质的，出入库需要库管人员手工书写。这一过程，不但充斥着低水平劳动，而且也容易造成库房实物的流失。而现在整个物流流程全部实现电脑化操作，从科室申领、库房申购到采购中心对外发订单，医院内部的整套流程都可以在网上完成，很大程度上杜绝了实物流失的可能。

然而，这套系统也有美中不足的地方，如库房的耗材管理没有实现信息编码的标准化。当然，各种医用耗材还没有国家层面的标准化编码是主要的客观因素，但是实施基于医用耗材编码的仓库信息化管理系统，是实现医院内部供应链信息整合的关键。我院自2010年开始实施医疗物联网技术，其中医用耗材的条码化管理正在逐步开展。通过实现药品、耗材、制剂之类物品的信息编码标准化，医院的仓储库存管理技术就会得到一个质的飞跃。

3.供应商关系的管理

根据供应链管理思想，我院初步建立了供应商评估体系，主要包括三个方面：产品角度、组织角度和信息共享角度[2]。其中组织角度是从供应商的售后服务水平和交货情况等方面，在供应链运行期间进行深入的评价，这主要由采购中心组织实施；产品角度则是从产品的质量分析入手，从产品合格率、产品退货率和研发能力等方面进行分析，由医学工程处开展。按照供应商评估体系的考核指标，每年对供应商进行1～2 次的供应商绩效评估，通过评估，放弃与一部分供应商的合作，使供应商关系得以优化[3]。经过对供应商的综合评价后，选择供应商并与之维持长期稳定的合作关系，建立双赢的合作基础。

比如对于高值耗材，医院在采购之初就加强了对内外供应链的管理。对内，医院通过基于条码的库房管理系统对采购计划、申请、审批、采购、出入库、验收、使用、废弃、处置进行了全过程管理；对外，借助于全寿命周期成本的管理方法，医院将耗材尤其是高值耗材的采购与后期的使用指导、高新技术培训、临床科研等合作进行打包式洽谈，既避免了单独购买时陷入厂家所设计的圈套，又选择了一个长期的战略合作伙伴。

4.成效与体会

4.1 成效

我院采购中心成立近4年来，全面落实公正、公开、公平的原则，做好设备、药品、试剂、卫生材料、后勤物资的采购工作。2006年12月至今，每年设备采购金额达4300 多万元，药品年采购量达3.5 亿多元，卫生材料年采购量达1 亿多元，后勤物资年采购量达500 多万元。采购中心每年还对年采购量超过5 万元的物资，如电脑耗材、五金材料、办公清洁用品、打印纸、塑料袋、印刷品等进行招标，其中有500 多个品种在价格上有了不同程度的下降。

目前，卫生材料和后勤物资实行零库存管理，实现了医院资金价值的最大化。3年多来，各类消耗物资费用增长率大大低于医院的营业收入增长率，实现了运行成本下降的目标。物资的集中采购，使采购人员的采购技术和专业化水平得到了提高，为医院提供了优质、高效、低耗、快捷的物资采购供应服务。

4.2 体会

4.2.1 实现了对医院内部流程的有效管理

我院成立独立采购部门后，实现了管、采的两权分立，改变了原来由一个职能部门从计划立项、招标采购、验收领用及日常管理“一竿子到底”的管理模式。

各物管部门有明晰的工作职责，加强了部门间对采购工作的配合，通过职能部门之间的横向沟通，减少了临床与职能部门的纵向联系，变上下扯皮为横向沟通，保证了对临床需求能够做出快速响应，提高了效率，缩短了采购周期。物管部门从计划、质量、使用等环节强化了内部管理，加强了监督和控制，采购部门与物管部门之间相互制约、相互监督，使采购行为更为规范，避免了在采购过程中出现质次价高、重复购置等问题以及物资的积压与浪费。

医院厘清内部供应链架构，其最终目的还是为了更加便捷地对接外部供应链，避免政出多门，保障医院在整合外部供应链过程中的主动权。

4.2.2 提高了采购技术和专业化水平

由于提高了采购在医院价值链活动中的重要地位，独立的采购部门其职能就是采购,因此,有更多的时间和精力去了解市场信息,在更规范的层面上进行物资的采购，明显降低了医院的采购成本。

同时，通过培育采购管理人员的现代采购新理念，提高了采购管理人员的市场观念、时间观念、成本效益观念、合作双赢观念和服务理念，进一步提高了所采购物资的品质、降低采购成本、提高采购反应速度，使采购管理工作迈上了新台阶。

4.2.3 建立起与供应商的战略伙伴关系

精心构建的战略联盟与伙伴关系可以为组织带来相应的利益，在医疗器械供应链中的两个主要部分——医院采购部门和制造商必须紧密合作，共同识别需求市场和对产品的改进机会[9]。建立供应链管理思想下的合作伙伴关系，首先是减少供应商数量，选择供应商时不但要审查供应商所提供产品的质量、价格、履约率和服务，还要了解供应商的质量保证体系、经营方针、企业文化及企业环境等情况。在严格认证和选择的前提下，选择最优的供应商建立供应链合作伙伴关系，可以保证医院供应链系统的协调性、集成性和同步性，以提升医院竞争力。向大型供应商靠拢，减少供应商的数量，降低管理供应商的成本，这是采购中心必须遵循的原则。

5.结束语

运用供应链管理思想指导采购管理是企业提高竞争力的有效手段，其重要性已经被越来越多的企业管理者所认识。从医院供应链管理的特征中可以看出，无论是供应商、医院还是病人，在供应链中最关心的都是物资价格、质量成本以及物品的流通效率，这与医院的“提高医疗质量、保证行医安全、降低医疗成本、提高运营效率”的总体目标是一致的。通过集中采购将逐步形成一条质量高、成本低、反应快、服务好的医院采购供应服务链，对控制医疗总成本，提高医院竞争力，加强医院党风廉政建设都将起到积极的作用。

[1]艾伦·R.雷德斯.采购供应管理流程[M].北京:电子工业出版社，2005

[2]蒋红兵.业务流程优化在医院物资管理中的应用[J].医疗设备信息,2007,18,(12):71-72.

[3]霍佳震等著.集成化供应链绩效评价体系及应用[M].北京:清华大学出版社，2005

[4]李庆峰著.安利公司供应链管理环境下的采购管理研究[D].南京:南京理工大学，2006

[5]梅绍祖等著.流程再造—理论、方法和技术[M].北京:清华大学出版社，2004.1-2

[6]孙洪林著.业务流程管理是大势所趋[J].COIINSIGHT,2008.10

[7]杜祥著.医院供应链管理研究初探[J].上海管理科学，2004.2

[8]黄湘民,薛莲.现代医院物流系统及管理探析[J].中国医院管理，2006,26（6）:18-20

[9]卢光泽,周丹.医疗器械供应链中的供需策略研究[J].中国医院管理，2004,24（8）:49-51