备品备件工作管理的问题及对策

陈 懿，梁德重

(上汽通用五菱汽车股份有限公司发动机工厂设备管理科，广西 柳州 545007)

随着国际技术合作交流的发展以及人们对产品高品质的追求，越来越多的国外先进技术和设备被引入，使得国内工业企业的生产设备日趋自动化、机械化和复杂化，企业的整个生产过程对设备的依赖程度加大，对于设备的维护和管理要求也越来越高。备品备件管理是设备管理的重要组成部分，是保证生产设备正常运转的基础之一，直接影响到产品成本，尤其在公司低成本高价值的宗旨下，只有科学合理地采购与储备备品备件，才能使企业的生产设备以最优成本稳定运行，否则，过多的备品备件储备造成积压，不但增加企业产品成本，而且增加人工管理费用。但是备品备件储量过少，设备停机风险就会增大，会导致企业的生产活动和经济效益遭受重大损失。

备品备件管理涉及多个环节活动，如：库存管理、备品备件领用、回货验收、需求分析、采购管理等等，且各种备品备件的相对重要程度、货源渠道、资金占用多少、采购周期长短等都不尽相同，使得备品备件管理工作的难度和重要性都大大提高。本文就备品备件管理基础工作中存在的问题进行分析，探讨如何通过完善备品备件基础工作管理从而达到缩短采购周期和降低备品备件成本的目的。

1 备品备件工作管理中存在的问题

1.1 备品备件基本信息不准确

备品备件清单的基础为项目供应商提供的设备零部件清单，由于对该清单的要求规定不够明确详细，通常会导致所得到的清单格式及各项内容不统一，如：有的备件清单详细到每颗螺栓，而有的仅提供到集成的装配体。另外，针对管理而言，备品备件的使用位置、使用数量、交货周期、存储要求、估价及关键性等信息都是需要列入清单的，这些基本信息不够准备，直接影响到备品备件的存储管理、采购和成本分析等，如型号不准确，采购过程中就需要反复地跟采购部及供应商核对，影响回货时间。

1.2 备品备件管理人员素质有待提高

备品备件管理，区别与一般零部件管理，尤其是进口备品备件，对存储的要求更高，替代难度大，回货期长，涉及的流程也更多，管理人员的专业知识和经验影响着备品备件采购、存储和分析。另外，作为生产线设备维修人员而言，关注重点为是否有足够的备件可用，而对于备件使用成本关注不多，在无法准确预测消耗量的情况下，通常会根据经验希望多备库存，从而容易导致备品备件溢库，积压资金。

1.3 各部门关注点不一致

生产部门关注产量，希望设备持续运行以提高产量；维修部门关注设备维修时间及难易程度，希望采购质量较好的进口备件及品牌备件；备件管理部门关注备品备件成本、满足率及回货时间，希望大力推动国产化，缩短回货时间；采购部门通过招标定供应商，以价格为导向。各部门的关注点不一样，缺乏有效沟通，影响备品备件管理工作效率。

2 问题的解决对策

针对上述存在的问题，经分析总结后，得出针对现状问题的解决对策。

2.1 完善设备备品备件清单

设备备品备件清单，即设备备品备件清单，包含备品备件的名称、型号、使用位置、使用数量、采购周期、单价、存量设置等，是备品备件管理活动中最基本的信息记录，是其他一切备品备件管理工作的依据。通常我们着重对备品备件的库存管理、采购管理等流程做思考及改进，而忽略对设备备品备件清单的完善，使得备品备件管理最基本的信息存在错误，从而影响其他流程改进的效果。

（1）加强项目阶段的执行力

设备备品备件清单初版由新项目采购设备时设备供应商提供，在项目之初，设备采购招标时应把备品备件作为一项重要内容考虑，对备品备件的细则规定好，包括：通用品牌统一、自制件和外购件标示方式、备品备件项目价格及后续采购价格的浮动差额、备品备件配套图纸资料等，充分考虑项目结束后的备品备件采购工作，以便拿到符合要求的设备备品备件清单。

在项目实施阶段，人员关注的重点侧重设备安装调试运行过程，对附属的工作投入的时间精力不足，往往设备验收时设备备品备件清单还未收集全，遗留给后续备品备件管理的工作量非常大。因此，需要在项目实施阶段严格控制供应商提交设备备品备件清单的时间，在设备预验收时应对重点备品备件进行核对，及时组织设备工程师对设备备品备件清单进行审核，有疑问的备品备件要在第一时间要求供应商核实，对响应不及时的供应商进行考核并在终验收付款里体现，迫使供应商认真对待设备备品备件信息的提交。

（2）核查、补充设备备品备件清单

考虑到备品备件信息的多样性，在项目阶段实难得到完整准确的设备备品备件清单，设备投入运行后，设备工程师需逐台设备核对备品备件，确保无重要部件遗漏、品牌型号一致、图纸资料齐全。

对于进口设备，设备供应商提供的备品备件型号通常为该企业内部编码体系赋予的编号，通过该型号只能向该设备供应商采购备品备件，而大部分备品备件实际为该企业的外购件，若能直接找到该备品备件的原始制造厂家采购，无疑能节省大笔费用。因此，针对进口备品备件设备备品备件清单的完善着重于补充原始制造商信息，通过现场核查，记录备品备件铭牌信息，找出备品备件制造商和制造号，多方咨询确认采购途径。

（3）备品备件数据统计分析

设备的状态及备品备件的磨损通常呈随机型、发散型，难以把握。同时设备工程师的水平也参差不齐，对设备状态的分析不同，对备品备件的寿命周期、采购周期等的掌握程度不同，使得需求判断不同，以致备品备件库存越来越多，而有时现场急需的备品备件却无库存，需做紧急采购计划，催供应商交货或提前送货，备品备件采购需求计划缺乏有力的技术和数据支持。

因此，备品备件数据统计分析工作尤为重要，不仅能为备品备件采购需求提供支持，更能反映设备运行状况。需统计的数据主要有备品备件消耗量、备品备件周转天数、备品备件采购周期、备品备件历史价格、备品备件历史采购量等，并将这些数据记录进备品备件设备备品备件清单，作为设置备品备件存量的依据。

2.2 提高员工素质，关注备品备件成本

（1）提高备品备件管理人员素质

随着大量进口备品备件的涌现，对管理人员的要求越来越高，要求管理人员成为一个国际化的角色，对国际贸易和各种相关法规都熟悉和掌握，对运输、海关、付款等影响备品备件采购周期的规定都要知晓，对各类关键备品备件的货源、采购渠道及现货库存都要了解。且在降低成本的压力下，还要考虑将同功能备品备件品牌统一化、进口备品备件国产化以及引入多家备品备件供应商形成竞争，要求备品备件管理人员成为能负责备品备件成本的角色，懂得在保证设备正常运行中如何进行有效的管理以降低成本，如何综合相关因素对各种供应风险作出判断和决策，使备品备件管理与公司的长期策略相一致。

在企业文化建设方面，加强基础工作管理。通常有严格的管理流程，但工作中仍存在有章不循、不履行正常工作程序的现象，而出现问题后又人情执法，不按责任追查责任，因此，强化流程的执行力，严格履行责任制考核，提高员工的责任心和素质就显得尤为主要。

（2）专人专职，成本考核

备品备件清单的管理是一项工作量大且繁琐的工作，而目前备品备件存量的设置、备品备件技术验收、采购备品备件参数核实等工作大部分由设备维修工程师负责。设备维修工程师主要工作在于设备维修及改进，在备品备件管理工作上难以及时响应，影响货物的采购周期。另外，设备维修工程师关注的重点是有无备品备件保障设备运行，而不关心备品备件库存成本、维修投入和产出的关系，通常通过加大安全库存来弥补设备状态预测的偏差，从而使得备品备件库存成本越来越高。

设置专职备品备件技术人员负责备品备件的技术管理，备品备件技术人员必须熟悉机床性能、结构特点、加工对象等，其职责包括编制备品备件清单、审核备品备件图纸、备品备件国产化、备品备件品种标准化、备品备件返修、根据库存量设计设备备用方案。备品备件技术人员工作应与备品备件成本挂钩，每年年初与备品备件管理人员及采购人员共同制定年采购预算计划，年终计划完成情况体现于绩效中，迫使技术人员加强保养、不断改进设备以达到降低成本的目的。

2.3 积极的沟通机制

（1）与车间生产部门沟通

生产部门是设备的操作者，关注的往往是产品产量及设备操作简便。在高产量的要求下，设备停机保养检修的时间非常有限，不少设备都要带病作业，由此带来的后果是设备磨损速度加快，备品备件的消耗速度也随之加快，形成恶性循环。通过与生产部门的协调沟通，在不影响产量的情况下，可以在日常生产中单独停机某台设备进行小部分日常点检工作，而在周末长时间的停机时间用来进行大故障修复或设备改造。另外，在进行备品备件种类整合，品牌型号替换过程中，会涉及到设备操作方式的改变，也需要生产部门的积极配合，对操作人员进行讲解和培训，从而推进设备改造的进行。

（2）与采购部门沟通

采购是备品备件管理中很重要的一个环节，备品备件管理中的很多信息都需要通过采购部门的反馈才能得到，比如备品备件的采购周期，供应商的供货情况及备品备件的预算等，备品备件采购部门与备品备件使用部门建立积极的沟通机制，信息共享，使整个备品备件采购状态快速真实地呈现在使用部门面前。但是，采购部门通常只关心采购活动的顺利进行，很少参与到新备品备件的研究和替换，很少关心备品备件回货品质的改善，对供应商的选择过分注重备品备件的基本价格，而不太考虑其他供应要素，因此备品备件使用部门要把备品备件的回货情况、供应商的服务水平及时反馈给采购部门，共同提高备品备件采购品质。

3 结束语

目前，国内对备品备件管理这一领域的系统性研究比较少，而备品备件管理涉及整个供应链的管理过程，迫切需要用更宽广、更长远和更逻辑的眼光来探讨。本文从备品备件基本信息、备品备件管理人员素质、部门间沟通等方面入手，分析目前管理中存在的不足，提出解决方案，以达到缩短备品备件采购周期和降低备品备件库存成本的目标。

[1]褚乃立,郭健平.加强库存备件管理降低资金占用[J].冶金财会，2001，(02):23.

[2]黄春晓.基于委托代理关系的备件采购管理[J].企业经济，2005，（01）：33.