高等学校低碳办公实现方法刍议

许红芹

（北京林业大学总务与产业管理处，北京 100083）

为了确保实现“十二五”节能减排约束性目标，加快建设资源节约型、环境友好型社会，我国各行各业都在积极制定节能减排的措施，开展“低碳经济”“低碳技术”“低碳生活方式”等各种形式的系列活动［1］。高等学校也不例外，应该响应国家号召，努力建设“绿色”校园，积极倡导和践行低碳办公。低碳办公所提倡的环保思想和节约意识不仅符合高等学校开源节流的发展要求，更可以通过一些有效的管理措施和方法实现节能减排的具体目标。高等学校可以在履行人才培养、科学研究和服务社会3大职责的过程中，将发展“低碳经济”的理念辐射到全社会，以实现巨大的社会效应。因此，笔者针对高等学校低碳办公存在的主要问题，探讨了高等学校实现低碳办公的具体方法。

一、高等学校低碳办公存在的主要问题

低碳（Low Carbon），是指进行较低的温室气体（主要是CO2）排放。所谓“低碳办公”，就是指在办公活动中通过采取各种措施最大限度地降低能源和资源消耗，以减少温室气体的产生和排放。目前，在高等学校的日常办公中非低碳的现象依然突出，主要表现在以下3个方面。

（一）计算机过度能源消耗

近几年来，我国高等学校的规模不断发展和壮大，计算机的使用在高校也得到了广泛普及。随着高校信息化程度越来越高，计算机成为高校办公的一个常规性的电器设备。虽然单台计算机的电功率不大，但是在计算机运行数量很多的情况下，所消耗的电力相当惊人。计算机在高校的普及虽然为办公室工作带来了方便快捷，但是也加剧了办公室的能耗与污染。在高等学校的各职能部门和院系办公室，随时都可以看到很多处于待机状态的计算机，这实际上对能源的耗费很大。以传统的17英寸CRT计算机显示器为例，正常运作时需要120W的电力，而待机时需要耗费30W的电力；即使关闭计算机，但若插头并未拔掉，也要损失8W的电力。除此之外，由于很多高校没有专门的部门负责对全校的计算机进行维护和保养，所以计算机在使用过程中容易产生过量的电磁辐射和温室气体，从而对环境造成负面影响。

（二）纸张及耗材过度使用

近年来，高等学校校园网络发展迅速，高等学校办公自动化建设也正在逐步开展，很多高等学校都根据各自的实际情况建立了办公自动化系统。当前，高校的各职能部门和院系的办公室大多实现了办公自动化。但是，受传统办公习惯的影响，在高等学校日常的办公过程中仍存在过度使用办公纸张和耗材的现象，与无纸办公的要求仍有很大的差距。例如，各种表格、公文、商业文书、订单、收据和凭证等仍在以纸质的形式在办公过程中流转，从而消耗了大量纸张。再如，在文件的拟制、修改、报送、审批、下发和存档等环节中，虽然需要使用很多办公用纸，但是有一些完全是可以使用“再生纸”（即只用过单面的纸）代替的，却因为工作人员图方便而没有使用；同时，在这些环节中也有很多不必要的打印和复印操作，从而过度使用了打印机和复印机，浪费了碳粉和电能。

众所周知，造纸工业是高耗能、高污染产业，一方面造纸原料是原木纸桨，1吨原木纸浆需要2吨原木来制造；另一方面造纸过程中会使用硫酸酯或亚硫酸酯，以及氯化物等其他有毒化学物，且这些有毒化学物的毒性持续危害时间长。因此，办公用纸的过度使用势必会造成不必要的浪费和污染。

（三）办公用品过度购置及使用

近年来，随着高等教育的飞速发展，国家的教育经费投入不断增加，高等学校职能部门的办公条件也越来越好，办公用品采购的数量和品种日益增加。但是，高等学校各职能部门普遍存在办公用品过度购置和使用的问题。由于各职能部门都是独立购置本部门的办公用品，所以追求“小而全”，重复购置现象严重。这导致很多办公用品的利用率低下，甚至被闲置，造成了极大的资源浪费。另一方面，高校各部门在日常办公中，无计划地大量购买低价、易损耗的办公用品，如签字笔、木杆铅笔、胶水、修正液、胶带、文件袋、档案袋和一次性纸杯等。由于这类物品的价格较低，再加上人们缺乏“低碳”意识，所以在使用过程中通常不注意节约。这种情况长年累月延续下去势必造成很大的不必要的浪费，而且浪费的不仅是办公资金，还消耗了大量的社会资源。

因此，针对高等学校低碳办公存在的主要问题，高校一方面要加强有关“低碳办公”的宣传教育，使教职员工了解低碳工作、低碳生活的常识，培养节能意识，戒除“便利嗜好”和“奢侈消费”；另一方面要做好“低碳办公细节”，采取具体、有效的方法降低办公能耗。

二、高等学校低碳办公的实现方法

对于低碳办公，高等学校可以采取很多具体的实现方法，笔者主要从对计算机进行节能管理、使用E－mail实现无纸办公、实行在线管理和加强办公用品的管理4个方面提出具体建议。

（一）对计算机进行节能管理

对计算机进行节能管理，主要是通过对计算机电源进行管理，从而在不影响正常工作的前提下降低计算机的能耗。目前，计算机已成为办公室工作必不可少的设备。计算机使用不当会造成电能的较大浪费，美国能源部曾估算每台个人计算机每年浪费的电量在400千瓦左右。因此，采用恰当的方法进行计算机节能管理是低碳办公的关键。对计算机进行节能管理的方法主要有3种：①长时间不用时及时关闭计算机和电源；②根据个体使用计算机的实际情况调整计算机内的能源管理设置，使节电管理处于最佳状态；③为计算机配备节能插座和安装节电软件。

对计算机进行节能管理的最有效方法就是不用时及时关闭。这不仅可以降低办公能耗，而且能为高校节省办公费用。世界著名IT咨询公司Gart－ner的调研结果显示，如果一个组织有2500台个人计算机，那么通过关闭电源每年可以节省6500美元的能源费用。马来西亚科技大学的研究结果也表明，通过在电脑显示器附近粘贴有关“用后请关闭电源”的宣传资料，则可以降低29.43%的用电量。

另一种有效的计算机节能管理方法是调整计算机操作系统中的“能源管理”设置，将其设置为低能耗模式。计算机用户通过点击鼠标，可以方便地对计算机主机和显示器进行能源管理。例如，计算机用户可以根据自己使用计算机的时间频率，设置计算机在若干分钟空闲状态后自动进入“睡眠”模式等。美国印第安纳大学教育学院的一项试点工程表明，通过采用上述方法对校园台式计算机进行节能管理，可以降低48.3%的用电量。该试点工程特别强调，计算机进入“睡眠”模式虽然也消耗能量，但是数量非常少，只有正常用电量的10%左右；而笔记本电脑进入“睡眠”模式之后的用电量更低，1个小时仅耗费电池电量的1%～2%。另外，需要说明的是，由于计算机屏幕保护不但使显示器无法进入内置的节能状态，而且还阻止计算机本身运行“睡眠”模式，所以计算机屏幕保护并不能有效地降低能耗。因此，在对计算机进行节能管理时，要慎用计算机屏幕保护功能。

第3种有效的计算机节能管理方法是采用节能插座和安装节电软件。由于计算机、显示器、打印机和复印机等电子产品即使关闭也会消耗少量的电能，即存在待机功耗（机器在接通电源但不运转的状态下产生的能耗），所以只有将这些设备接入节能插座才可以真正关闭这些设备。节能插座之所以节能主要是因为它节约了待机功耗。另一种节能方式是为计算机安装节电软件，如Power Save，BigFix等。这些节电软件可以在计算机空闲一段时间后自动关闭计算机；还可以在正常工作时间或者夜晚维护时间打开计算机，并在维护结束后又自行关闭计算机。这种节能方式成效显著，斯坦福大学在24000台校园电脑上安装节电软件后，保守估计每年可以节省400000美元的费用；南德克萨斯大学为校园电脑安装节电软件后，每台电脑每年约可以节省35美元的电费。

（二）使用E－mail实现无纸办公

为了降低能耗，实现低碳办公，大学校园应该全面推广E－mail办公。首先，在办公流程中，要提倡尽量以E－mail取代传统纸质进行各种信息的传递，以有效地节省办公用纸的使用，从而实现环保低碳节能的目的。其次，要改变现行的E－mail使用习惯。例如，改变将E－mail内容打印出来阅读的习惯等。同时，即便有些E－mail内容需要打印出来使用，为了避免打印出不必要的内容，也可以通过使用一些节能打印软件只打印出必需的页面和文字，从而节省打印机墨粉和硒鼓等。最后，通过将E－mail服务外包给第3方软件服务公司，以进一步降低相关能源的消耗。将E－mail服务外包给第3方公司，不仅可以降低能耗，而且可以节省大量资金。以Google Gmail或者微软的 Live＠Edu［2］为 例，Google的报告显示它的数据中心由于采用了液体冷却装置和复合热能转换解决方案，所以比一般的数据中心更加节能。因此，美国圣母大学将15000多名学生以及150000名校友的E－mail服务外包给Google之后，每年节省了大约150万美元开支。同样，亚利桑那州立大学也为此每年节省了40万美元。美国高等学校的一项调查显示，美国42.4%的机构已经或即将外包自己的E－mail服务。

（三）实行在线管理

目前，我国高等学校在线管理系统的应用领域正在不断延伸，应用规模不断扩大，应用功能也得到不断的完善，但是与理想的在线管理效果还有较大的距离，这主要是因为高等学校的在线管理系统尚不完善。完善的在线管理系统应该能够实现一体化的自动化办公模式，能够将学校变为一个大办公室，使学校的人事、财务、行政、后勤、业务等部门都成为其中的一个环节，而不再是一个个的“信息孤岛”。在完善的在线管理模式下，工作人员不需要拿着各种文件、申请、单据等在各部门之间跑来跑去，等候审批、签字、盖章。这既节省了时间，提高了办公效率，又大大降低了打印、传真、复印的费用。相对于传统的管理模式，在线管理模式不再需要面对面的工作方式，可以减少电能、热能、纸张等的使用，进而降低更多的能耗［3］。2005年，Stockholm环境研究院和英国公开大学共同完成的关于高等学校的环境影响报告指出，在线管理可以减少90%的能耗，减少85%的CO2排放。

管理是高等学校的核心业务之一，实行在线管理不仅可以提升管理效率，而且可以降低能耗，实现低碳办公。高等学校潜在的可实行在线管理的业务很多，如在线档案管理、在线固定资产管理等。此外，还可以利用在线管理系统实现远程办公和召开远程会议。

远程办公，是指职工在办公室之外的地方（如家里）进行工作，非常适合高校的一些非窗口部门。由于远程办公的实现技术日趋成熟，所以通过VPN等技术可以实现在家中接入办公网络访问办公电脑。通过远程办公，高等学校可以进一步缩减职工往返校园的交通费用，降低工作环节的接驳时间，也可以进一步降低能耗。因此，美国等发达国家的很多高等学校已经允许进行远程办公，学校与职工签署了正式的远程办公协议，如克莱蒙特大学、华盛顿大学、马萨诸塞大学等。美国高等学校信息通信技术专业委员会在2008年年会上公布的相关调查结果显示，22%的受访者表示其所在的大学已经付诸实施远程办公［4］。

远程会议，主要是运用先进的网络通讯技术，跨越空间界限，使人们实现异地“面谈”、远程协作办公、异地同步学习和培训等。与远程办公一样，远程会议可以大大减少出行的频率，进而大大减少因出行而造成的交通费用和能源消耗。

（四）加强办公用品的管理

加强对高等学校办公用品的管理，可以有效地节约经费开支，降低资源消耗，推动低碳办公的实现。其具体措施应包括以下内容。

1.建立办公用品监测、管理系统

依托高校在线管理的优势，建立办公用品监测、管理系统；并配备专人负责办公用品的采购以及使用数据的记录、整理、分析等工作；尤其是对打印机、复印机等大型办公设备的购置，要统筹考虑，减少重复配置，实现资源共享，以提高设备的使用效率，节约资金，降低碳排放。

2.加强办公用品的低碳管理

高校要通过办公经费的预算管理，严格控制办公经费的支出，限制低价、易耗办公用品的过度采购；同时，提倡在办公中多使用回形针、鱼尾等，减少胶水、修正液等含苯溶剂产品的使用，提倡文件袋、档案袋、快递袋的重复使用，从而实现节约资源、环保低碳的目标。

综上所述，对计算机进行节能管理、使用E－mail实现无纸办公、实行在线管理、加强办公用品的管理等都是易于实施且效果显著的高等学校低碳办公的方法。高等学校的教职员工可以通过在这些细微处的努力，经过长期坚持，最终使低碳办公在全校得以推广和取得成效。高等学校通过实施低碳办公，不仅可以减少校园碳排放、节省教育经费、保护校园环境、履行高校在节能减排方面的社会责任，而且可以通过其教育示范作用，将节能减排的有效措施辐射到全社会，以实现巨大的社会效应，为我国“十二五”节能减排目标的实现做出应有的贡献。

［1］柳素芬，杨成.低碳环境下高校计算机机房管理与维护的研究［J］.中国教育技术装备，2011（32）：7－11.

［2］CAPLAN J.Google and Microsoft：The battle over college E－mail［N］.Time，2009－08－14（1）.

［3］梁晓明.企业在线管理的支撑体系研究［J］.安徽电气工程职业技术学院学报，2004，9（2）：77－80.

［4］TANZILLO K.ACUTA member schools are mostly in the green［J］.ACUTA News，2008，37（9）：4.

［5］乔玉梅.浅谈高校仪器设备的计算机管理［J］.计算机网络，2006（3）：124－125.