高校学报电子化条件与实现

龙学锋

(中国传媒大学学报，北京100024)

1 前言

随着互联网的广泛应用，信息化的浪潮席卷全球，以不可阻挡之势，进入到人类生活的各个层面，引起整个社会的加速发展和急剧变革。历经产业信息化、经济信息化和社会信息化，信息化引领着人类社会向着信息社会迈进。

在这个过程中，信息日益成为社会发展的战略资源和重要财富，信息技术成为推动社会进步的主导技术，信息人员日益成为领导社会变革的中坚力量［2］。作为信息经济体系中的一员，高校学报需要清楚地了解自己的位置，明确自己的发展方向，充分发挥自己的作用，负担起自己的历史使命。

2 学报的职责和作用

高校学报是由高等院校主办的，主要为学校的教学和科研服务的高校最高层次的学术性刊物，是其展示科研和教学成果窗口及开展学术交流的重要园地［3］。它对于提高教学质量，推动科研工作，增进学术交流，提高学校声誉，扩展招生影响，争取学位授权，申请项目和经费等方面都起着重要作用［4］。高校学报与高校科学研究共生共荣。反映高校科学技术研究领域最新成果，传播新理论、新技术，促进学术交流是它义不容辞的责任。

我国的学术期刊主要集中于高等院校和科研院所，千余所高校的千余份学报在学术期刊中占有举足轻重的地位［5］。据统计，我国每年所取得的科研成果中，一半以上来自高等院校［6］。高校学报对于这些成果的产生和发表功不可没。然而，编辑手段的落后严重制约着高校学报的发展，无法满足高校日益增长的科研成果的发表需要。

3 学报面临的困境

(1)落后的编辑技术与流程。受习惯影响，很多编辑部仍沿用传统的编辑手段，从来稿登记、稿件审理、定稿修改、编辑加工、校对到发排付印，整个编辑过程都在纸面上进行，手工操作。稿件在作者、编辑部、审稿人、印刷厂之间往返寄送，一篇文章从收稿到出版，快则几个月，慢则一年以上。而编辑们埋头于繁重的工作中，也无暇与作者、读者交流沟通。出版周期漫长，信息交流渠道不畅，加剧了优秀稿件的流失及一稿多投现象。

(2)外部竞争压力。随着中国向世界开放程度的日益加深，国外的优秀期刊逐渐进入中国，它们有着市场经济条件下成功的运作经验，先进的技术手段和设备，以及优良的管理方式，其强大的竞争能力使我国的学术期刊面临巨大的压力和挑战。

面对危机和挑战，高校学报要想生存和发展，必须顺应时代的要求，引入新的观念和运行机制，采用先进的技术和手段，提高竞争力。

4 学报编辑的的角色定位

新的历史时期赋予高校学报更高的社会价值和更重要的角色定位。作为人类社会的三大主要资源(物质、能量和信息)之一，信息资源对社会发展的贡献越来越大，逐渐成为主要的经济增长力量，人们对信息和知识的获取及利用有着近乎无限的渴求。高校学报是信息的发布者和加工者，是信息传播和价值实现的中转站，是整个经济体系中不可或缺的重要一环。学报编辑是新时代的信息工作者，他们利用先进的技术和装备从事信息的采集加工与传播工作，提供信息服务，使信息有序、增值，并作为资源使用而产生巨大的经济效益。他们的工作意义重大，价值很高。

新的角色定位对编辑提出了新的要求，要求他们有强烈的责任心和进取心，有较高的开拓能力和工作主动性。大胆改革、勇于创新，努力探索试验各种适应时代要求的有较好社会效益和经济效益的高校学报发展模式及编辑工作方法，提高刊物的质量和影响力。

5 学报电子化条件

5.1 学报电子化的机遇

信息时代为高校学报提供了良好的发展机遇，不断成熟的计算机与网络技术为学报的改革和发展提供了良好的条件。计算机技术的不断普及和网络的发展为信息的采集、加工、存储、传递和共享带来了极大的便利，使编辑工作者能够享有优良的工作环境和更大的施展创造能力的空间。我们应抓住这一时机，迅速实现高校学报的电子化和网络化，大大提高编辑工作的技术含量和编辑的工作效率，大幅度压缩刊物的出版周期和出版成本，有效的提高刊物的质量和经济效益，提高学报的竞争能力。而这也正是高校学报改革和发展的目的与希望所在。

5.2 互联网的功能

计算机和网络的广泛应用是信息时代的显著特征。快速发展的计算机技术、网络技术、多媒体技术和数据库技术，为高校学报电子化和网络化提供了坚实的技术基础。

随着“信息高速公路”建设的深入发展，各地的计算机连接组成局域网(LAN)和广域网(WAN)，并进一步互联成为覆盖全球的计算机网络——互联网(Internet)。世界各地的计算机用户可以通过互联网相互联系，交换信息。

互联网已联接了100多万个网络、1亿多台主机和5亿多个用户［7］，是当今世界上最大的开放型计算机网络，是集全球各领域各种信息资源为一体的、供上网用户共享的信息资源网。互联网已经发展成为继报刊、广播、电视三类基本媒体以后的第四类信息媒体，它兼备三大传媒的一切表现形式，又克服了以往大众传媒信息单向传播的缺陷，是未来最主要的信息传播工具［2］。

互联网的三项最基本的功能是:电子邮件(E-mail)、远程登录(Telnet)和文件传输(FTP)。

电子邮件功能用于电脑用户间通信，以建立相互联系和传送信息。远程登录功能可使用户通过互联网登录并以模拟终端的方式使用远程电脑的功能(例如查阅远端图书馆的资料目录)。文件传输功能则能使用户把远端电脑中储存的有用文件和资料拷贝下来并传送回自己的电脑中［8］。现在，互联网上向我们提供信息服务的最主要的最有前途的服务工具是万维网(WWW)服务系统。新式的万维网浏览器集成了互联网的各种主要功能，网上连接着成千上万的服务器和数据库。我们以超级链接的方式通过万维网访问并取得互联网上的资源。

对于编辑部来说，互联网意味着两件事。第一，便捷的传递及通信工具。比起寄送实物的方式，电子文件在网上传送所用的时间几乎可以忽略不记，所需费用也很低廉。第二，几乎无限的信息资源。互联网连接着全世界的图书馆、大学、研究机构和信息部门，产生和存储的信息只能用浩瀚两个字来形容。

高校学报通过校园网或拨号方式接入互联网，可以充分地使用这一巨大而便捷的信息资源。

6 学报电子化的实现

学报的电子化意味着学报的全部工作都要在计算机上进行，所有的文件传递都要在网络上完成。借助计算机和网络的帮助，学报的编辑校对、出版发行以及编辑部的管理工作都可以实现电子化。

6.1 编辑校对电子化

由于高校学报的学术性质，其读者、作者群通常都具有较高的文化素质。年轻一代的作者、读者对计算机的使用更加熟悉，他们更喜欢用电子文件投稿，通过软盘或电子邮件(E-mail)传到编辑部，并通过网络与编辑进行直接的交流。

通过电子邮件，作者可以方便、快捷地向编辑部投送稿件，并能及时地与编辑部联系，查询稿件处理进程［12］。

学报编辑可以在网上广泛查阅所需资料，了解科学研究的进展，把握学科的发展动态，与各方面的专家保持紧密的联系;确定选题，约定作者，组织高质量的稿件并寻找到高水平的审稿专家。在收到作者发来的电子稿件之后，可以直接在计算机上对稿件进行登记、录入、整理，并通过网络传给审稿人进行审理工作，审毕的稿件再传回编辑部进行修稿、编辑、排版、校对，再到印刷、发行，整个编辑出版过程都在计算机和网络上实现，而无需纸面操作。

目前常用的工具软件中，字处理软件常用微软的WORD或金山的WPS，排版主要用方正、华光、科印、四通等排版系统，制图、修图可用Adobe的Photoshop，校对则有金山、黑马、三欧等专用软件。在熟悉使用上述软件后，一期稿件的编、校、排过程在1～2周内即可完成。

6.2 出版发行电子化

6.2.1 网上发行

为扩大发行量，提高宣传效果和方便订阅，刊物可采用多种形式上网。

(1)自建网页

目前，我国大多数高校都已经建成了各自的校园网，并通过中国教育科研网(CERNET)接入互联网。高校学报可以利用这一有利条件在校园网上建立自己的主页，在主页上介绍刊物及编辑部的情况，发布征稿消息和投稿要求，公布期刊摘要和文章介绍，以及发行订阅办法等。目前，学报自主刊物上网主要采用HTML格式或PDF格式。

(2)加入大型期刊网站

大型期刊网站具有专业性强、权威性强、信息集成度高、检索功能强大的特点，能吸引广大读者的注意。大型期刊网站由专业人员操作，可实现刊物的全文上网及代理发行。加入它们可使编辑部获得很好的社会影响和经济效益，在运作上也比较省心。目前，主要的大型期刊网站有由中国学术期刊(光盘版)电子杂志社与清华大学主办的“中国期刊网”(www.chinajournal.net.cn)和由中国万方数据股份有限公司与中国科技信息研究所主办的“万方数据——数字化期刊群”(www.wanfangdata.com.cn)。前者采用CAJ格式，后者采用PDF格式。

6.2.2 电子出版

发达的多媒体技术，使编辑可以在计算机上同时处理图、文、声、像信息，制作出各种各样的电子出版物。高校学报应采取多种灵活的方式发行自己的刊物，可以出印刷版、磁盘版、光盘版以及网络版。

印刷版即传统的纸质刊物，虽然较为笨重且传递速度慢，但一部分读者对它情有独钟。磁盘版是用电脑软盘作介质的第一代电子期刊，携带方便，但容量较小且不易保存。光盘版是把期刊内容刻入CD盘而制成的第二代电子期刊，容量大，功能强，方便耐用。现在的“中国学术期刊(光盘版)”即是一例。网络版则是通过网络发行的第三代电子期刊，常以电子邮件形式发送至订户的电子邮箱中，或由订户登录期刊网页后直接下载到自己的计算机上。

基于网络的出版发行，消除了地理上的障碍，在数字化虚拟环境中，刊物与需求者直接接触，一方面实现了对订阅者的个性化服务，另一方面展现在需求者面前的是虚拟产品。在产品的销路未确定之前，不必组织生产，使投产风险降到零［9］，真正实现“按需印刷(POD)”。

6.3 管理工作电子化［10］

在建立了各种相关数据库之后，编辑部就可以实行管理电子化，以节省很多花费在繁琐的事务性工作上的时间，使编辑把更多的精力放到刊物策化、宣传、发行制作上。

(1)稿件管理。编辑部可建立稿件数据库，记录来稿的基本信息以及稿件的处理信息，如审阅、修改、刊用、退稿情况，对稿件进行统一管理。

(2)人员管理。学报出版过程牵涉到很多人，如作者、读者、审稿人、编辑、编委、印刷商、发行商等，关系复杂。人员数据库把上述人员情况分门别类地记录在文件中，大大方便了人员管理工作。

(3)期刊数据管理。这个库中可以记录期刊本身的情况及各类数据，各种有关的文件、规范，形成档案资料保存。

(4)财务管理。可以记录学报的经费及各向收支情况，以方便随时查阅。

在各类管理数据库基础上，可以进一步开发学报管理信息系统(MIS)，对学报工作进行迅速、有效的管理。

7 学报电子化的人才要求

学报电子化对编辑人才提出了较高的素质和能力要求。出版系统提供给编辑的不再是一个文字、图形的加工平台，而是包括文字、图形、图像、声音的一个多媒体加工平台。要求期刊编辑不仅是文字编辑，也是图像、声音编辑。期刊编辑不仅要具备文字、写作方面的修养，还应掌握一定的计算机和网络技能，及音乐、美术方面的知识［11］。学报编辑要刻苦学习，勤于实践，努力钻研，不断提升自己的知识素养和工作水平，满足编辑工作需要。

8 结束语

信息技术的迅猛发展，使信息的生产模式、传播方式、传播速度、覆盖范围和应用方式等都发生了革命性的变化，这是对期刊整个编辑业务流程、编排格式体例、出版传播方式的一种革命性的整合和再造［13］。

学报电子化不只是学报的发展方向，而且是现在每天都在我们身边发生的事情。尽快实现电子化，就会使我们在激烈的市厂竞争中处于有利的地位。

在学报电子化进程中，我们将更新陈旧的办刊观念和思维模式，大大提高编辑工作的技术层次和工作效率，彻底改变编辑的工作方式和社会形象，提高编辑的社会地位和个人素质，确立编辑的主体地位，形成刊物的良性发展机制，树立刊物的良好形象，吸引优秀的作者和广大的读者，使刊物迅速地成长壮大，脱颖而出。

未来的高校学报要以信息传播和服务为己任，发展成为网络内容提供者(ICP)和信息服务中心 。未来的编辑不但是文字工作者，更要成为具有高智力、高技术、高组织策划能力的，有远见、善经营、锐意进取的高素质人才，成为社会信息化的推动者和生力军。

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