浅谈档案信息化建设

　　 随着信息网络化时代的到来，档案作为一种信息资源也被纳入到整个社会信息系统中。为迎接信息时代的挑战，我们必须加快档案建设的现代化步伐，建立健全档案管理工作规范及标准，充分开发利用档案信息，实现档案信息资源共享，更好地为经济建设和精神文明建设服务。
　　
　　一、档案信息化的目的
　　
　　 档案信息化，就是在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理和提供利用服务，档案信息化以丰富的、高标准的、高质量的档案信息为开发、利用对象，是档案信息网络化发展的前提。
　　 档案信息化建设的根本目的是实现档案信息资源的社会共享，档案信息资源共享体系建设是一个以档案信息、资源库建设为核心，以信息技术应用为手段，以网络建设为基础的系统工程。因此，立足共享，标准先行，逐步制订统一标准，确保档案信息化建设的有效性和持久性。
　　
　　二、档案信息化建设的对策
　　
　　 档案信息化建设是一项耗资巨大、复杂的系统工程，在开发的过程中应该坚持量力而行、循序渐进、实用有效的方式和方法。
　　 首先，明确目标，抓住机遇。档案信息化建设需要有明确的指导思想和领导的重视和支持，需要档案工作者脚踏实地的工作态度和不畏困难的精神，需要各个方面配合以及资金、技术的保证。档案部门必须审时度势，加强宣传，提高各方面对档案信息化建设的认识度，以档案信息化建设的不断进行来推动档案工作的全面发展。
　　 其次，加强协调，统一建设。同一职能部门系统中的档案部门工作既有特殊性，又有业务上的普遍性，对档案管理软件功能上的需求大同小异，在可能的条件下，应由同一职能部门系统的相关部门牵头，推荐较成熟的档案管理软件，做到标准规范、统一，为今后系统内的联网和信息资源共享奠定基础。
　　 再次，重视培养，提高素质。要克服对设备、技术投资少，对人员培训工作不够支持，经费不足等困难。坚持每年都利用各级档案部门的各种培训、考察、调研，有计划地组织相关人员进行学习，拓宽档案工作人员的视野和知识面，改善知识结构，提高综合服务能力。
　　 最后，加强档案信息资源的开发。开发档案信息资源是提高经济效益，更好地为经济建设服务的需要。企业作为经济建设的主要战场，要取得好的经济效益，利用档案信息进行决策，规划组织经营、生产，对于现代化是必不可少的。只有开发利用档案信息资源并同时把档案信息与市场经济有机的结合起来，才可能做出正确决策，才能有效地搞好综合服务。
　　
　　三、档案信息化建设的保障措施
　　
　　 加强与档案信息化相关的政策规定标准体系的建设。档案信息化的应用和发展离不开政策法规标准体系的支持，要逐步研究和完善发展相关政策法规标准。
　　 制定信息化标准体系，为档案信息化建设奠定有利基础。档案信息化建设必须要在统一规划的基础上，采取统一的数据格式，统一的软件程序，统一的技术标准，统一的工作规程。
　　 建立档案信息资源数据库，加强档案信息资源建设。档案业务工作信息化的前提是建立起资源配置合理，特色突出，利用方便的档案信息资源数据库。只有做好档案信息化建设的基础性工作，加快档案数据库建设，尽快形成数据规模，使计算机检索系统实用化，才能把馆藏档案信息进一步深入开发出来，使档案工作的服务水平和服务能力得到提高。
　　 进一步加强档案信息基础设施建设。档案信息化基础设施建设是档案信息化建设以及各项档案应用系统建设的基础和前提，并制约着档案信息化建设的发展水平，为此要进一步增强对档案信息化建设的重视和支持，加大投入，购置设备。加强档案信息安全保障体系建设。在加强档案信息化建设的同时，应把档案信息安全放在突出位置，确保管理系统和数据的安全、可靠，防止档案信息失密、泄密和丢失。
　　 优化专业结构，加强人才队伍建设。培养一批既懂档案业务、又熟悉信息技术的复合型人才，建立复合型、多层次的专业队伍，优化人员结构，这是进一步推动档案信息化工作的人力保证。
　　
　　四、档案信息化建设应注意的问题
　　
　　 制定计划，避免重复建设。在信息化实施中，在极其有限的财力前提下，要深入调研，科学论证，制订完善的工作计划，将有限的财力用在信息化建设的关键部位，避免出现各自为政，互不兼容，重复转换等现象发生，尽可能避免资源的浪费，有计划分步骤地分期实施。
　　 突出重点，提高工作效率。在进行数字化建设时，要以用户的需求为导向，做到按“需”数字化，只有这样才能突出重点，提高效率，增加效益。
　　 加强协作，确保建设顺利。档案信息化建设在资金、技术、设备、人才等方面都有很高的要求。无论是档案人员或计算机技术人员，独立完成这些项目都存在相当大的难度。因此，只有坚持协作的原则，加强与各部门的沟通协调与配合，主动争取各级领导的支持和各部门的配合，才能保证这项工作在各阶段的顺利实施。
　　 注重实用，满足利用需求。档案信息化建设不仅在量，更在于质，在档案信息化建设中，应坚持实用的原则。
　　 档案信息化建设是一项长期、艰巨而又繁琐的工作，涉及到档案工作的方方面面，档案工作者要充分认识档案信息化建设的重大意义，提高档案管理人员素质，加强部门间合作，有计划分步骤组织实施，加快推进档案信息化建设步伐，促进档案工作迈向新的台阶，为新时期档案事业的发展做出新的贡献。