浅谈煤炭企业档案信息化管理

　　随着社会的发展，档案事业正处在一个数字化和网络化的时代。网络技术成果的应用，推动了无纸化办公的发展，也加快了档案信息化的步伐。在此，笔者就煤炭企业档案信息化管理，谈谈自己的看法。
　　
　　一、档案信息化是煤炭企业档案管理的必然趋势
　　
　　1、档案信息化是满足煤炭企业生产经营，及时提供各种原生信息的需要。
　　随着经济的快速发展，煤炭企业技术改造及技术革新的速度突飞猛进，产品的更新换代可谓日新月异，人们逐渐认识到，加快煤炭企业信息化建设是提高煤炭企业生产、经营效率和产品质量的有效途径。
　　目前，煤炭企业许多单位正在积极推进煤炭企业信息化建设。档案部门作为煤炭企业信息收集、整理、保管和传递的中心，在煤炭企业信息化建设中发挥着积极的作用。档案部门保管的档案资料如：煤炭地质报告、产品设计图、生产工艺、材料定额等等，是煤炭企业的宝贵财富。它们在煤炭企业的发展中，具有很高的参考价值。在新产品的开发中，许多资料可以直接借鉴或套用，尤其是配套项目的招投标中，在时间短、人员少，任务急的情况下，档案资料对快速、准确地进行产品设计显得尤为重要。因此，充分发挥档案的信息作用，方便、快捷、高效地提供档案信息为煤炭企业服务，是煤炭企业档案信息化工作的必然要求。
　　2、档案信息化是煤炭企业档案工作自身发展的需要
　　从煤炭企业档案管理现状来看，长期以来，受档案保管和利用环境的制约，煤炭档案管理基本处于封闭、半封闭的管理状态，检索手段的落后，使丰富的煤炭档案信息宝藏得不到充分发挥，巨大的档案馆藏信息与档案利用率之间存在着很大的落差，煤炭档案信息资源得不到有效的流通与共享，从而也阻碍了煤炭企业档案工作的发展。随着煤炭企业档案信息化工作的开展，将改变传统的煤炭档案管理与利用方式，建立起新型的煤炭档案工作体系。这种管理体系，将使煤炭档案信息不受时间和空间的限制，档案信息的传递速度大大提高，传递方式也将由单点单向传递转变为单点向全方位无限点的传递，从而，充分发挥煤炭档案资源的作用，使煤炭档案信息能够达到最大程度的共享，促进煤炭企业档案工作的整体发展。
　　另外，近年来，随着煤炭企业的快速发展，档案的数量急剧增加，造成了档案库房、档案装具的严重不足，也带来了档案归档、保管和利用的压力，传统的档案管理方式已经难以满足煤炭企业发展的要求。只有提高档案管理水平，实现档案管理信息化，才能有效地节省库房空间和档案装具，有效地保护馆藏历史档案，对节约人力、财力、物力，提高档案管理工作效率，创造更好的经济效益等方面都具有重要的意义。
　　
　　二、实施档案信息化管理的必要条件
　　
　　1、实施档案信息化管理，要制定总体发展规划
　　档案信息化管理总体发展规划，是实施档案信息化管理的基础，是使这项工作驶入规范有序发展轨道的根本保证。煤炭档案信息化管理从理论角度来说，是一个宏观性问题；从实践角度来说，由于煤炭系统老煤炭企业较多，档案馆藏量大、情况复杂，因此，煤炭档案信息化是一项长期的艰巨任务，需要进行统筹规划，使整项工作有计划、有步骤、有重点地进行。我公司在实施档案信息化过程中，根据公司实际，制定了以文书档案数字化为突破点，逐步实现馆藏全部数字化的发展战略，目前，文书档案全文数字化工作已经完成。
　　2、实施档案信息化管理，要结合煤炭企业的实际情况
　　档案信息化管理，实际上是计算机信息技术在煤炭企业档案管理中的运用，通过计算机信息的建立与运行，突破档案信息资源管理的局限，建成一个既方便、又能控制利用的档案信息化管理系统。因此，可根据各煤炭企业目前计算机技术运用情况，采取不同的档案管理信息形式。即可以建立档案部门内部信息网，又可以建立煤炭企业内部局域网，还可以通过局域网进入Internet国际互联网，形成更大范围的信息收集和利用。我们公司采用的是档案部门内部信息网与企业局域网进行对接，实现集团公司内部的全文数字化检索和利用的网络运行方式。通过这几年工作实践，我们发现这种网络运行方式的最大优点在于——灵活性。在网络运行中，即使局域网出现了故障，也不会对档案管理网络构成很大影响。另外由于档案系统既是网络中一个分支结构，又采取封闭式管理，这样既便于档案人员从主干网络获取信息，同时也保证了档案信息的安全。
　　3、实施档案信息化管理，要坚持规范化、标准化
　　煤炭企业和利用者对煤炭档案信息的要求是完整、准确、快速、高效。如果认为只要安装了电子计算机进行信息化管理，就可以解决这些问题，那未免将档案信息化管理看得过于简单。不创造必要的业务条件去适应电子计算机的需要，也就谈不上应用。煤炭档案管理的规范化、标准化，是实现煤炭档案信息化管理的成功所在。我公司在档案信息化过程中，根据集团公司历史档案多(许多历史档案著录和索引都非常不规范)，档案的情况较为复杂的特点，我们制定了：（1）文件材料整理的规范化和标准化；（2）著录标引的规范化和标准化；（3）档案库房排架规范化和标准化等等。虽然计算机信息处理能力很强，在档案工作中可以发挥巨大的作用，但是如果没有规范化、标准化的数据，一切作用也就不能体现出来。因此，档案管理的规范化和标准化是煤炭档案信息化管理的基础。
　　4、实施档案信息化管理，要优化专业结构，抓好队伍建设
　　档案信息化管理建设，对档案工作人员的专业结构提出了新要求，即一方面需要大量的信息处理人员，信息分析与研究人员，数据库生产与维护人员，计算机软件、硬件人员，信息环境与运行维护人员，信息服务人员等，另一方面，信息技术的突飞猛进带动了整个社会和技术的进步，使档案工作中的新问题、新技术层出不穷，因而对档案工作人员自身知识的补充与更新也提出了更高的要求。档案信息化工作不仅取决于工作人员原有的知识与水平，更大程度上取决于他们的知识补充和更新的速度。为此，要通过岗位培训和继续教育等形式，使档案人员多掌握更多的现代经济和信息化管理知识，使他们成为既精通业务，又掌握现代管理知识的复合型人才。
　　
　　三、档案信息化管理应注意的问题
　　
　　1、档案信息化要使用标准化的档案管理软件
　　档案管理软件要符合国家档案管理的规范要求，适用于煤炭企业对档案信息和档案实体的管理。目前，市场上的档案管理软件很多，由于各软件公司的开发水平存在着差异，因而造成了档案管理软件的良莠不分。不少软件在功能设置方面存在着缺陷，造成应具备的功能短缺，很少用到的次要功能又过多过繁，甚至有的为赶时髦采用了一些不成熟的技术，而造成了很大的隐患。因此，配置标准化的档案管理软件是档案信息化工作的核心，是实现人们通过网络获得档案信息、“足不出户”查阅档案资料的保证。
　　2、要实现文档一体化管理
　　要实现办公自动化环境下的文件、档案一体化管理，就要求重新设置一个合理的工作流程，将文件工作和档案工作的需求一同嵌入管理文件系统中，即实现前端控制，从电子文件形成到电子文件归档的一切活动过程和处理情况的计算机管理。
　　这就要求档案管理软件所设置的ＯＡ接口，要与企业文书部门连接。企业文书部门在通过计算机形成文件之后，由计算机进行辅助归档，即通过网络(局域网)传输到档案管理系统进行归档，再由档案人员在网上进行接收、整理、鉴定并确定密级和保管期限，然后进入正式档案库。在实践中我们感到，利用这种现代化手段，既确保了电子公文及时高效、安全保密地运行；也使文书部门文件整理与归档工作一次完成，避免了大量重复劳动，大大提高了工作效率；同时，档案人员也不必再次进行归档文件目录的输入，可以节省大量人力和时间进行企业档案信息资源的开发工作。另外，档案管理部门也可以通过办公自动化系统随时掌握文书、业务部门的管理动态，及时进行业务指导，从而实现档案的超前性、预见性的管理。
　　3、要确保档案信息的安全
　　由于信息的相对开放性，因此档案信息的安全与保密显得尤为重要。档案利用应严格按照档案管理的保密制度，确保国家秘密和煤炭企业的商业、技术秘密等不失密、不外泄。所以，档案管理信息化必须要有很强的安全防范措施，能针对自然和人为诸多因素的威胁采取相应对策。如：我公司为发保证档案安全，对档案利用进行了权限设置，并在信息上设立防火墙等。
　　4、档案部门还要适应信息化管理的要求，强化服务意识，拓宽服务领域
　　档案的信息特征决定档案必须服务于社会、服务于企业，提供档案信息服务是档案工作的宗旨。因此，在档案信息化管理中，必须树立信息意识、服务意识，把服务作为档案管理工作的出发点和立足点，在档案信息的收集、加工、处理和提供利用方面强化服务意识，扩大服务内容，提高服务质量，充分发挥档案的信息功能，使之成为真正为煤炭企业服务，为煤炭企业的生产经营服务。
　　档案部门应从重管理、轻利用的传统模式中解脱出来，变“封闭型”为“开放型”的管理，把档案工作的重心转到为煤炭企业经济和各项事业发展的服务中去。做到煤炭企业经济发展到哪里，档案工作就扩展到哪里，档案管理信息就延伸到哪里，只有这样才能充分发挥煤炭档案信息化管理的作用。