解放战争中的档案工作之二

　　中央局是中共中央的派出机构。自从1927年先后建立长江局、南方局和北方局后，中央局作为一级机构就一直存在下来。到解放战争时期，又以大战略区为单位先后设立了中共晋察冀中央局、晋冀鲁豫中央局以及稍后的东北局、华北局、华中局、中南局、西南局、西北局等。这些中央局直接领导本大区所辖各省市委或区党委的工作。对本大区的人民军队和人民政权也在政治上代表党中央实行一元化的领导。由于中央局的特殊地位和作用，它的秘书、档案工作也有着鲜明的特点。
　　
　　注重横向联系的工作机构
　　
　　由于中央局所处的战略地位和所担负的一元化的领导任务，必然使中央局的日常工作与当地的部队和政府横向联系比较多。这在中央局秘书工作机构设置上也可以反映出来。
　　秘书长指导党政军机关的一切秘书及档案工作。各中央局的秘书长都是中央局机关工作的主持者和领导者。因此，秘书长一职一般都配备强有力的领导干部担任，并经中共中央批准任命。比如，1946年8月19日《中共晋察冀中央局通知》中说：“中央局秘书长姚依林同志另有工作分配。中央局秘书长改由雷经天同志担任。以上均经中央8月15日批准。今后中央局直属各机关、以及其他机关一切有关秘书处之工作均请直接找雷经天同志解决。”这个文件说明，中央局的秘书长既要管中央局直属机关的秘书工作，又要对其他机关秘书工作进行业务指导。秘书长的主要工作范围比以前有所扩大，根据1949年8月21日中共中央华东局办公厅在《关于华东局正副秘书长及上海市委秘书长及其所属各处科工作分工的通知》记载：秘书长负责领导办公厅，具体负责会议的筹备、文电的承办（包括档案工作）、领导刊物的编辑、支持常委机关的日常工作、机关行政事务工作、人事工作、保卫工作及直属机关的财务工作等等。
　　中央局中的档案工作机构。在抗日战争后期和解放战争初期，各中共中央局原来的秘书处，一般都改称为办公厅。各中央局办公厅下设办公室、秘书处、机要处、行政处、人事处等机构。中央局办公厅的文书处理，包括文件的收发、文件的起草、文件的缮印、打字和印刷，文件的传递，文件的承办、鉴印，档案保管，会务工作和会议记录等方面的工作。这些工作较以前没有多大变化，变化最大的是机要处。抗日战争胜利后，各野战军和各中央局都建立了秘书处和机要处，统一受秘书长领导。建立中央局办公厅后，机要处属厅内一个单位，掌管全部机要工作。但由于该机要处是一个特殊的机构，长期与中国人民解放军的野战军司令部机要处和大军区的机要处组成一个联合体，统一负责本战略区的党政军的电台管理和电讯业务工作。还对本战略区内各级党政军机关机要科、保密室以及各机关机要秘书进行业务指导。由于办公厅既要领导秘书处，又要领导机要处，在业务上的统一领导使文书处理和承办电报工作更加接近了，于是实行了文件档案与电报档案的统一管理。由机要档案室或保密室负责机密文电的统一管理工作。机要电讯业务的统一管理，保证了党政军在电报联系方面的畅通。此外，为了更加适应党政军机关工作的需要，各中央局还制定了许多文书处理方面的规章制度。比如，1946年5月1日，晋察冀中央局秘书处制定了《借阅书报文件暂行规则》，1948年7月13日，中共中央华东局办公厅秘书处制定了《关于交通工作的几项规定》，1949年5月31日，中共中央西北局办公厅制定了《关于统一各级党委印章的通知》等等。这些规章制度又都是随着党政军中心工作的发展而建立起来的，包括各中央局强调加强请示报告制度、加强集体领导、加强文件管理、提高机关工作效率等内容。
　　
　　文书处理工作的特点
　　
　　各中央局的文书处理工作与中央机关的文书处理工作在很多方面都是相同的，但是根据实际情况的需要，各中央局在进行文书处理工作中也有自己的特点。
　　文书处理工作的协作关系。在一般情况下，文件的起草、审批、传阅、签发、传递、存档等环节总是以秘书处为联络点的。不论是机关领导，或者是各部门的文书处理人员，在文书处理工作上都与秘书处打交道。各种文件的收发和运转及最后的归档，也都通过秘书处这个总口，秘书处已成为文书处理工作的轴心。比如，处理有关方针政策方面的文件，秘书处与政策研究室联系的多；处理经济方面的文件，秘书处要与财政部门，包括政府财政厅或银行秘书部门进行联系；处理农业方面的文件，秘书处要与农村工作部门及其他有关单位协商办理。至于处理组织方面的、军事方面的、党务方面的、工青群众团体方面的文件，也都由办公厅秘书处与各单位会商办理或共同处理。这就是文书处理方面的分工协作。中央局各机关在工作中收到的文件，不论是上级来文或下级来文，不论是专题文件或者是综合性文件，都由办公厅秘书处将文件按其性质分配给各有关机关办理，并负责联系、清退、催办或者协商办理，直到最后的归档工作。
　　健全了文书处理手续。各中央局办公厅在文件的登记、编号、摘由、呈送、批办、归档等一系列的文书处理环节中，都有明确的手续和明确的要求。比如，1949年3月5日中共中央西北局秘书处在《西北局文件材料处理办法暂行规定》中，对文书处理手续就作出了许多要求。首先，要求各地凡是送西北局的文件，统一的由秘书处接收、拆封、分配和转发。中央局直属各部送中央局的文件也由办公厅秘书处接收办理。其次，要求秘书处收到所有文件“均先由秘书长核定”，分别发送西北局书记、秘书长或有关部委承办。送西北局书记处的文件，由机要秘书接收，各地方各部门直接送中央局书记的文件，由书记的机要秘书接收后，直接送书记审阅核办，办理完毕也必须交秘书处处理。凡由秘书处分发给各有关部委承办的文件，各部委处理完毕“即送还秘书处统一归档保管”，秘书处按每月编印文件目录及索引，分送各委员和各有关部门，以便他们检查文书处理情况或调阅使用。此外，还规定了集体办文制度、缮写和校对工作制度、各部委接到办公厅秘书处来文要五日内提出处理意见等要求。
　　
　　管理文件材料的秩序
　　
　　各中央局积存了大量的解放战争初期和抗日战争时期的历史档案。虽然经过战前疏散转移，处理了一部分，但多数历史档案材料被保存了下来，并进行了有秩序地整理和保管，为新解放区建立档案事业提供了经验。
　　战时指定专人携带档案。1946年7月以来各中央局的驻地一般都受到了国民党军队的进攻或威胁，也都对档案材料进行疏散和转移。疏散转移的基本方法是：从上而下清理了历史档案，将档案分成必要的和不必要的两种。必要的留下来，不必要的烧毁。以“必要”与“不必要”为标准，存毁的伸缩性又比较大，有些地方把大批的历史文件烧毁了，造成了解放区党政机关历史文件材料严重不全的局面；但也有许多的地区，包括陕甘宁地区、华北地区、华东地区、东北地区保存的历史档案多一些，比如1946年11月12日中共中央华东局在《关于处理和保存电报与密件的决定》中指出：在国民党反动派进攻的局势下，各单位以极大的注意力来改善密件的处理和保存，“一切秘密文件应指定专人妥善保存携带”。由于各机关、各地方指定了专人携带档案材料进行了转移，因而，一大批新四军和中原局的文件被保存下来了，中共中央华东局在解放战争中形成的文件也保存下来了一大部分。
　　清理抗日战争时期的档案材料。抗日战争胜利结束后，根据中共中央的指示，各中央局组织力量对本地区保存的历史档案进行了清理工作。有些地方清理工作搞的比较好。比如，1946年5月15日《中共太行区党委关于继续贯彻抗战期间文件总清理的指示》中，要求各地党政军机关继续清理抗战阶段党的各种历史文件。通过“清理现存的文件能够分门别类科学的保管，妥善的保存，以后不再继续丢失，这是秘书处一个有历史意义与重要的工作”。分门别类，科学保管档案，这是清理工作的重点。各地通过清理文件材料，积累了系统的管理文件材料的材料。首先，“熟悉了解文件”，这是清理文件过程中最为主要的经验，熟悉文件的内容，点清文件材料的数目，找出“过去文件管理中的毛病与问题，吸取过去经验”，了解现有文件的全部情况，对档案资料的初步分类奠定了基础。其次，对档案材料正式分类，按照党务、军事、政权、边区建设等内容分类。同时，把文件分成“电报文件、指示文件、参考文件、军事建设文件、会议记录、工作报告、材料整理、党刊七大类”。之后，是对各类档案进行编目和登记，主要是将现有的文件进行分类登记和编目，对以后的补充文件也要将文件的名称和目录分别填写进登记本中。在清理、了解文件情况和分类编目等项工作中，一般的能够发现缺少哪些机关的文件或缺少哪些机关某一部分文件，可以有针对性的进行“搜集与填补所缺文件”。第三，将文件立成案卷，文件从大到小分开以后又将每一小类的文件按文件性质和名称进行了细分，细分过的机要文件是可以合订在一起的。凡合订的文件，在合订本前写上目录。这样，既有各类文件的总目录，又有合订本的文件目录，总目录保存于秘书处“以便翻阅与寻找”。最后，是装箱储存，依其分类分开装箱，箱内要随档案装有本箱文件目录，以便查询方便。还应建立登记簿，对每个箱子里装的都是些什么文件进行总登记。然后，按照整理工作的要求逐步检查。
　　
　　加强档案资料的借阅工作。各中央局办公厅都比较注意发挥档案资料的作用，有的还将档案的借阅问题发布了文件。比如，1946年5月1日中共晋察冀中央局秘书处发出了《借阅书报文件暂行规则》，1948年7月11日华东局秘书处也发出了《资料室出借文件图书规则》等。对文件材料出借问题总的提出如下要求：中央局秘书处所保存的一切文件和刊物，均可以借给各部门领导或工作人员使用。各借阅文件的同志要向秘书处办理借阅手续，并在借阅单上签名，借阅人不得将文件损坏，未经掌管文件的人认可，不得擅自取阅文件。文件借出后，要及时使用，按照期限归还。
　　
　　注重文电处理的保密工作
　　
　　1946年7月22日中共中央在《中央关于晋察冀边区财政厅公安局用班机带金子及秘密文件的通报》中要求各中央局、各部队要严加注意文书处理工作中的保密工作。各中央局根据党中央的指示对自己的保密工作做了检查，制订了措施，发布了指示，宣布了纪律。比如，1947年8月1日中共中央华东局《关于保存秘密文件及写笔记等的通知》中指出：在国民党疯狂向我解放区进攻的时候，国名党的特务也乘机在我解放区进行活动，为了保持党内的机密，要求各机关各地方所有同志必须认真执行中共中央历次有关保密工作的指示，并声明，对于党的保密指示和规定“如有违规者必须受到党的严格处分”。各中央局在文电处理工作中采取了许多强有力的措施。
　　确定文件的性质和机密程度。凡发出的文件材料，一般的要规定绝密的文件、机密的文件和普通秘密的文件。机密程度也可以用甲乙丙丁来表示，有的文件右上角写有“甲”字的一般是绝密的，写有“乙”字者为机密的。电报用英文字母表示缓急时也含有机密程度在内。比如，1A表示平电，机密性小一点；2A表示急电，机密性大些；3A表示加急电，一般为绝密电；4A为特急电，特机密。有的机关刻有木戳，上有“绝密”、“机密”字样，在发文件时使用，使人看到显示机密等级的符号和字样，就知道这份文件的机密程度，以便引起在文书处理过程中的高度注意。
　　要求在室内处理机密文件和电报。不论是机关领导，也不论是秘书工作人员，在承办文件或电报时，不得在公共场合阅办文件，也不能把文件装入口袋内外出。文件办理后，必须及时放入箱子内并加锁。从文件的起草、审批、盖印、发出、归档等等每一个环节，都必须手续清楚，有交接、有登记，以便责任分明。
　　承办人员必须认真负责保护文件。按规定时限办理文件，在五天内办理完毕即可将文件交还秘书处。在未交还秘书处以前，每个人都应妥善保存文件，发给机关和部门的文件要指定专人负责保存。在国民党区域工作的同志，一切秘密文件必须随时销毁。一切来往于国民党区域的同志不准携带任何秘密文件，也不得利用美国和国民党的飞机传递文件。
　　此外，还对个人笔记、收发员和交通员、电台等方面的保密工作做了具体的要求。特别是在文件运转和传递中，不仅应有严密的组织和制度，而且对收发员、交通员要求也比较严格。为此，一些中央局的办公厅秘书处在保密制度中专门对收发员和交通员提出了很具体、很详细的要求。华东局秘书处制定了《收发员守则》、《交通员守则》，西北局办公厅秘书处制定了《西北局交通科关于机要通讯员处罚事宜及纪律的规定》，西北军区司令部发出了《关于收发工作条例》等等，都要求收发员遵守工作秩序，收发文要严格登记，细心检点，建立分类登记簿，建立文件发单制度，一切收发单据都应妥善保存。每一个收发人员在明天熄灯以前，必须将自己收发的一切文件整理和检查一次，每半个月要将自己收发的一切文件的种类、性质、数量统计清楚，向领导汇报，交通员携带文件必须有交接手续，执行任务绝不能暴露自己的身份、机关和番号，在外住宿不准住店。交通员要学会对文件的伪装、收藏技术。要求每一个交通员必须临危不惧，沉着勇气，机警灵活，应抱着勇敢牺牲的决心和与文件共存亡的勇气，宁可牺牲自己，不能损失文件。