使用VBA技术批量格式化Word文档

　　摘要：Word文字处理软件因其具有强大的文字处理功能，已被广泛应用于各行各业。然而在具体应用过程中，由于操作者本身水平的差异，导致生成的Word文档格式不统一，这就会给组织者带来一定的麻烦。该文通过一个具体实例，详细介绍了如何利用VBA技术，实现批量Word文档快速格式化的问题。
　　关键词：VBA；批量；格式化；Word文档
　　中图分类号：TP311文献标识码：A文章编号：1009-3044(2011)09-2194-02
　　1 问题的提出
　　Word文字处理软件是微软公司推出的Office系列办公应用软件中被使用频率较高的一款。由于其具备众多的优点与实用性，所以备受广大用户的欢迎，广泛应用于各个领域。在日常工作、学习生活中经常会遇到这样的情况：公司要求员工制定工作计划、提交工作总结；老师要求学生制定学习计划、提交征文比赛文稿等等。在“节能减排”的当今社会，很多单位都在实行无纸化办公，所以要求大家提交的工作计划与总结等一般都是Word文档类型的电子文件。由于每个人的计算机操作水平不尽相同，因而提交上来的Word文档的格式也各式各样，尽管有时组织者规定了严格的格式要求，甚至于给出了文档的模板，但由于操作水平上的差异，最终电子文档格式还是不可能完全统一。这就给组织者带来了不小的麻烦：返回去重改吧，一是时间不一定允许，二是最终也不一定能符合格式要求；组织者一份份地逐一去修改吧，这又不太现实。如何在最短的时间内快速统一这些Word文档的格式，是一个亟待解决的问题。而VBA技术则能很好地解决这一问题。
　　2 VBA技术
　　VBA是新一代标准宏语言Visual Basic for Applications（简称VBA）。其目的是强化Office软件的应用，完成应用软件的自动化和程序化。VBA与VB的语法结构完全相同，简单的说VBA就是内置于Office软件中的VB语言，是VB的一个子集。
　　VBA提供了大量的对象来实现对Office的访问和控制操作。VBA以面向对象的编程方式实现对它们的访问和控制。Word中用到的对象有Document文档对象、Range范围对象、Pagesetup页面设置对象、Font字体对象、Paragraph段落对象、Table表格对象、Shape图片对象等，通过对这些对象的定义或引用、设置对象的属性、方法和事件，就可以完成Word文档的格式化操作。例如，通过Pagesetup对象可以获得Word文档的左右边距、上下边距、页眉和页脚等数据；通过Font对象的属性可以获得文档中中文字体的格式名称、字体颜色、是否为粗体、斜体、是否有下划线等内容；通过Paragraph对象可以获得文档的段落及段落的左右缩进、段前、段后缩进、首行缩进、段落的行间距等内容。
　　下面介绍在Word2003环境下，如何批量实现文档格式化处理。对所有文档的格式要求如下：
　　1) 页面格式：①纸张大小：宽度：20.8cm，高度：29 cm ；②页边距：上：2.8cm，下：3.2cm，左：3.4cm，右：3.1cm。
　　2) 段落格式：①对齐方式：两端对齐；②段落缩进：左缩进1 cm，右缩进1.5 cm；③首行缩进2字符；④行间距：1.5倍行距。
　　3) 字符格式：①字体：华文行楷；②字号：24；③字体颜色：深蓝色。
　　3 实现过程
　　3.1 创建宏
　　1) 新建一篇Word文档，文件名为：格式化.doc；
　　2) 单击“工具”菜单，在弹出的菜单项中选择“宏”命令，在其下一级菜单中选择“录制新宏”命令，在打开的“录制宏”的对话窗口中输入宏名：“批量格式化文档”，单击“确定”按钮。
　　3) 由于我们要编写代码完成操作，所以此时无需录制宏，只需直接单击“宏”工具栏上的“停止”按钮就可以了。
　　3.2 将宏指定给工具栏
　　为了方便操作，可以把刚才创建的宏指定给工具栏，这样进行批量文档格式化操作时，无需运行“宏”命令了，只需单击工具栏上的按钮就要以完成操作了，方法如下：
　　1) 单击“工具”菜单，在弹出的菜单项中选择“自定义”命令，在打开的对话窗口中选择“工具栏”选项卡，单击“新建”按钮，在打开的对话框窗口中“工具栏名称”下输入：“格式化”，再单击“确定”按钮，这样一来，Word文档窗口上就会出现名称为“格式化”的工具栏。
　　2) 单击“命令”选项卡，在“类别”下拉列表中选择“宏”命令，将右侧列表框中的“批量格式化文档”宏命令拖动至刚才自定义的“格式化”工具栏上。
　　3) 右键单击工具栏上的“批量格式化文档”，在弹出的快捷菜单中的“命名”处输入：“批量格式化文档”。
　　4) 将“格式化”工具栏拖动至Word文档窗口中格式工具栏后，使其嵌入至格式工具栏中。
　　3.3 编写代码
　　单击“工具”菜单，在弹出的菜单项中选择“宏”命令，在其下一级菜单中选择“宏”，在打开的界面中选择“批量格式化文档”，单击“编辑”按钮，在打开界面的空白处录入如下代码：
　　Dim mydialog As FileDia