工程档案在供电企业工程建设中的重要性

　　 摘 要：文章阐述了工程档案在供电企业工程建设中的作用，对如何做好工程建设中工程档案工作提出具体要求，以规范工程建设中档案资料的管理工作，建立完整、准确的工程档案。
　　 关键词：工程档案 电子文档 工程建设 重要性
　　 中图分类号：G271 文献标识码：A
　　 文章编号：1004-4914（2011）12-280-02
　　
　　 随着我国市场经济迅猛发展，极大地促进了电力行业的开发建设，同时也加剧了电力施工企业之间的竞争。如何更好地发挥工程档案的优势，为供电企业生产、经营提供全方位服务与支持，使供电企业在日益激烈的竞争中立于不败之地，本文在充分总结实践经验的基础上，就工程档案在工程建设中的重要性谈几点认识。
　　 一、工程档案在供电企业工程建设中的重要性
　　 工程档案是这样定义的：在工程建设活动中直接形成的具有归档保存价值的文字、图表、声像等各种形式的历史记录，简称工程档案{1}。它包括设计图纸、科技档案、文书档案、声像档案等等。工程档案能真实、准确地反映工程建设活动和工程实际状况，可以为改建项目、扩建项目、城市规范建设、科学技术研究等活动提供参考依据。
　　 1.工程档案能够为维护供电企业的合法权益服务。改革开放以来，电力建设发展很快，供电企业生产经营等逐步进入到法制轨道上来，供电企业形成的工程档案在工程建设中愈发重要。在供电企业活动中，总是以证据说话，所谓“空口无凭，立字为证”。例如，几年前，笔者所在的山西省电力公司长治供电分公司的220kV苏店变电站在进行增容改造工程项目时，当工程出现沉降问题后，我公司要求施工、检测单位查找原因，通过调取原项目档案，查阅当时工程原始资料，很快就找出问题所在，排除了我公司的责任，维护了供电企业名誉，挽回了经济损失。如果没有工程档案，或者工程档案不准确、不完整，对工程档案不充分利用，那么供电企业将蒙受巨大的损失。事实证明，工程档案在供电企业基础建设中所发挥的作用是巨大的、多方面的。
　　 2.工程档案是供电企业生产、经营等工作的基础。电力建设是根据地区经济的现状、条件和基础、特色等动态变化因素，进行全面、综合、科学、长远的预测和设想，通过可研论证，编制规划方案后付诸实施。假如没有工程档案，特别是没有勘察工程的档案作为依据，电网规划将无从下手。
　　 3.工程档案是积累供电企业建设经验，进行供电企业建设技术储备的手段。工程档案是供电企业在电力建设、生产、经营等活动的产物，电力建设活动的成果主要是两个方面：一是工程实体，二是工程档案。工程档案就是供电企业生产、经营成果的直接记录和实际反映，它真实地记述了供电企业生产活动的过程和成果，记载了工程科技人员的工程技术、工程经验。工程档案作为供电企业建设成果的直接载ThPmvzv8jZjbQhfe0tyLZKjw47c2Eu3un19Bp/ERb6A=体成为积累、储备工程技术和工程经验的工具和手段。
　　 4.工程档案是电网或变电站维护、改建、扩建的依据，利用好工程档案，能提高供电企业的经济效益。如在农村电网升级改造过程中，从工程的可研、设计等前期准备工作中，需要调阅电网或变电站原始设计及勘察测量档案，了解原变电站竣工时全部档案资料。若由于历史原因及变电站工作人员变迁等造成档案无从查找、档案遗失或未保存完整档案，势必影响对改造工程的分析判断，进而影响对农网现状作出不正确的检测评估结论。因此只有以工程档案为依据，才能进行科学的电网建设和管理，克服盲目性。工程档案还可以转化为生产力，是国家的重要技术资源。通过利用服务可转化为物化劳动，直接创造物质财富，这在工程建设中是不可忽视的经济资源。合理利用工程档案，就可以对拟建工程进行合理开发，保证工程建设的合理设计、施工，充分利用工程经费，为国家、供电企业节约大量的资金、人力、物力，促进电网建设的发展。没有工程档案，各项电网工程建设就会造成混乱，维护、改建、扩建等就无法进行，因此工程档案是电网建设、维护、改建、扩建的基础和重要依据。
　　 二、做好工程档案管理工作，保证档案的完整性和准确性
　　 1.建立健全归档制度是做好工程档案工作的重要保障。建立健全一套合理的工程档案归档工作规章制度，是一项原则性、科学性、系统性很强的工作，它也是工程档案质量的重要保障。“没有规矩，就不成方圆”，只有健全的规章制度，才能使工程档案的收集归档工作有章可循，才能按照统一的规范进行整理，有一个贯穿始终的标准，协调一致地发展。电网工程项目开工之前，应在各参建单位建立档案责任制，明确收集、整理、移交所归档的工程档案材料的职责，并按规定管理工程档案，确保工程档案既符合工作进程，又符合档案管理工作要求。
　　 2.坚持工程档案工作与电网工程建设同步进行。工程档案是随着工程建设进度的发展逐步形成的。这些档案一旦形成，它的完整、准确、系统就已经是客观存在了，要保证这些资料的客观性，就要在工程的可研、初步设计时，对工程档案工作进行全盘考虑和统筹规划，遵循工程建设和档案工作规律，坚持工程档案工作与工程建设同步进行，使应归档的文件材料及时归档，在工程资料归档工作中还应该注意以下几点：
　　 （1）确保施工过程中各项记录的真实性。真实性是做好工程档案资料的灵魂，不真实的资料会将人们引入歧途，因此要坚决杜绝对原始记录采用“后补”造假的做法。如混凝土、砂浆强度是基础施工中采用抽样方法进行抽取试块检验评定的，所以取样的科学性和真实性非常重要，绝对不允许对制作试块的样料“专门制作”，否则，一旦工程项目出了质量问题，不仅不能作为原始技术资料的凭证，反而造成工程技术资料不真实可靠，以致对工程误判。所以，在工程过程中要始终根据施工技术标准及要求，真实填写各种原始记录，保证资料与工程同步，确保各种技术数据真实。
　　 （2）确保工程档案各项记录的有效性和完整性。电网工程施工过程中形成的各项原始记录要及时收集，发现签字、盖章不全的原始记录要及时找相关工程技术人员、部门签字、盖章，保证各项原始记录的有效性和完整性。各参建单位的兼职档案员要将收集到的资料及时分类，切忌拖拉积压，真正做到收集速度快，工程资料齐全，质量高，避免试验记录等原始材料的散失。还要注意施工过程中的影像资料的搜集与整理工作，保证影像资料能够真实、客观地反映当时现场施工的质量情况。一定要重视对各个细节产生的文字影像记录的严格要求，才能真正确保工程施工中的各项记录的有效性和完整性。
　　 3.加强电子文档管理，确保其数据安全。工程电子文件是在工程建设过程中通过数字设备及环境生成，以数码形式存储于磁带、磁盘或光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件{2}。工程电子文件是工程档案的重要部分，不仅要加强工程电子文件的归档与管理，保障文件的安全保管与有效开发利用，在工程电子文件的形成过程中，还应该按照各类电子文件的通用格式进行编辑整理。要对电子版文件和记录的管理要采取积极的安全防范措施，从而有效地保证工程电子文件的真实性、安全性、可靠性。
　　 4.档案管理人员与工程技术人员的相互配合是做好工程档案工作的基础。工程档案工作贯穿于工程的全过程，工程技术人员熟悉工程项目的情况，绝大多数的档案资料产生于他们手中，他们也是今后利用档案的主体。工程档案资料的完整、准确、系统，是各参建单位共同努力的结果。档案管理人员应经常深入现场进行及时的专业指导，及时宣传档案工作在工程建设中的重要作用，提前下发工程各阶段的归档资料范围，在日常工作中有意识地做好工程档案材料的收集，确保归档后的电网工程档案齐全、完整、准确、系统。档案人员要与工程技术人员通力合作，共同做好电网工程的档案工作。
　　 坚持档案归档工作与工程建设同步进行，加强电子文档管理，做好电网工程档案管理工作，保证工程档案的完整性和准确性。档案工作是一项长期持之以恒的工作，加强电网工程档案工作是为了规范管理，同时也是防患于未然。它所涉及的专业知识信息量大、范围广、工作量大，这要求工程技术人员不仅懂工程建设技术，还要了解一些档案归档知识，在今后档案利用过程中，真正地体现工程档案在工程建设中的重要性。
　　 随着我国电网建设不断满足参与经济全球化的要求，满足国家实施重大区域发展的需要，工程档案管理工作将贯穿于电网建设中的设计、施工、监理、改建、扩建、运营、维护等各个环节，将为提高电网工程的管理水平，发挥出不可替代的巨大作用。
　　
　　 参考文献：
　　 {1}GB／r50328—2001，建设工程文件归档整理规范
　　 {2}CJJ／T117—2007，建设电子文件与电子档案管理规范
　　 （作者单位：山西省电力公司长治供电分公司 山西长治 046011）
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