医院档案信息自动化若干问题的思考

王英秀

（哈尔滨市第一专科医院，黑龙江 哈尔滨 150000）

1 医院档案信息化建设的重要性及现实意义

1.1 医院档案信息化建设的重要性

档案信息化管理是信息时代档案事业发展的重要举措,是开发利用档案信息资源的需要,是医院发展的需要。医院只有实现档案信息化,才能冲破档案利用的种种局限,从档案的保管和利用职能向信息采集、管理和服务职能转变。只有实现了档案信息化,才可一次投入,多次产出,远程服务,资源共享,才可缩短二次文献信息的编著时间,才可提高档案信息利用的时效性,使信息发挥最大的效益。医院档案信息化可实现医院档案信息资源的合理配置、科学管理,为医院提供高效、优质的服务。

1.2 医院档案信息化建设现实意义

医院档案管理的信息化、网络化,可以给管理人员、职能部门带来显而易见的效果和收益。一是档案管理不再费时费力。档案管理人员手工收集、整编、管理、提供单位利用,工作量大,效率很低,费时费力。实行信息化后,档案管理达到自动化、实时化、网络化。二是检索查询方便。传统的检索方式,档案管理人员从一本一本的目录中找出所需的档案来,然后根据记录到库房中查找,费时、费力。档案管理信息化后,可以实现即时查询,管理人员从模糊查询、组合查询、分类查询中选取最佳的查询方式,在档案库中检索出需要的档案信息。三是档案查借工作可控。医院档案管理实现信息化后,查借阅采用计算机管理,操作方便,可以自动产生催还记录,对过期不还的借阅者进行有效的催还。四是提高整个部门的工作效率。实现医院档案管理现代化,不仅有利于发现、培养和造就大批人才,为医疗事业发展服务,而且将会大大提高自身的工作效率,使档案信息资源得到更加充分的开发利用,同时可以延长档案寿命。

2 医院档案管理信息化现状及面临的问题

随着医院管理信息化建设的发展,传统的以纸质为载体的档案管理方式也在逐步改变,但是由于多种条件的制约,利用的广度和深度远远没有系统广泛和普遍。在档案管理格局方面,综合档案室只管理文书、科研、会计、音像档案等,而人事档案、病历档案、各种检查影像图文档案各属不同业务部门管理,不符合集中统一管理原则,不利于档案的保管,也给利用者带来不便,同时也增大管理成本的投入。在档案立卷装订方面,仍然主要依靠手工操作,这样做不仅程序繁琐,手工劳动量大,而且案卷质量因人而异。在档案保管方面,记载医院发展的档案资料在不断地大量产生,要全面完整地保存好这些资料,需要建造大量的库房,而且还很难避免霉变、氧化、虫蛀和鼠类的破坏。在建立档案检索工具方面,耗时耗力地进行人工制作,在利用时还要通过人工找寻,手续十分烦琐,效率十分低下。档案工作服务方式仍然是封闭的,局限于利用者上门查阅档案,大部分不能方便地为广大的医护人员所利用[2]。档案信息化进展慢的主要原因有基础设施还不完善,软、硬件设备单一;网络的应用开发滞后,所谓的信息化管理仅停留在档案信息检索系统的管理上;档案资料更新周期长,没有独立的档案管理网站;服务内容和形式单一;信息化建设的标准规范体系尚未健全等。

3 加快档案现代化、信息化建设的对策

档案信息化建设具有广泛的内容,它包括了档案信息资源的有序整理、档案数据库的建设、档案信息网络的建设、档案信息资源的开发利用、档案信息人才队伍的建设以及促进档案信息资源开发利用的政策、法规、标准的制定等。档案信息化建设是一项复杂的系统工程,需要根据实际情况,有计划、有步骤地开展这项工作。

3.1 树立信息化观念

以信息化建设提升和改造传统的医院档案管理和利用方式,带动和促进医院档案业务基础工作和档案室工作,这既是指导思想也应该成为一种观念。长期以来传统的档案工作已经形成了一整套适合手工作业、实体档案的工作方法和模式,也形成了与之相适应的思维定式。在今后信息化建设中应不断对传统的档案工作模式进行改革,这里面临两个选择:一是先抓传统的档案基础工作,再去搞信息化,还是用信息化去带动传统档案工作;二是当信息化与传统工作发生矛盾,谁适应谁,是传统工作去适应信息化需要,还是信息化去适应传统工作。这个谁先谁后、谁服从谁的选择实际上是受观念支配的。国家档案局推行的立卷制度改革就是适应信息化要求对传统业务进行的改革。

3.2 完善基础设施建设

档案信息化管理必须以高性能的软、硬件基础设施来保证。加强资金投入,引进现代化的技术和设备是实现档案信息化管理的必要条件。应配备计算机、扫描仪、光盘刻录机、互联网设备等办公设备,利用缩微技术、光盘技术在档案管理中的作用,加快档案信息数字化处理步伐。

3.3 加强档案信息资源管理

医院档案部门要加强档案信息资源的合理配置与科学管理,充实和完善档案数据库,有计划地进行室藏档案数字化工作。对那些以前保存的纸质档案,可以利用扫描技术以数字化形式存入计算机中。积极介入本单位电子文件管理工作,探索规范化的管理方式。做好电子文件归档管理工作,制定出相应的电子文件归档管理制度。对新产生的电子档案,要采取科学的管理方法和技术手段,保证归档电子文件的真实、完整、有效。网络化可促进档案信息的开放和利用。按照档案管理的要求,医院档案管理部门可以考虑将一些非涉密的信息在医院局域网上开放,让档案服务于医护人员、医院管理人员和病人。

3.4 注重现代化档案管理人才培养

要重视对档案管理人员进行信息技术知识的培训,加强应用新技术、新设备、新方法的培训,强调在实际工作中提高档案管理人员的计算机应用水平。通过档案信息化人才队伍的建设,培养出档案管理工作需要的复合型人才,以满足医院档案信息化建设的需要。

3.5 正确处理手工操作与现代化管理的关系

实现档案信息化管理,不可能一蹴而就,需要一个过程,在这个过程中,手工操作与现代化管理将是并存的。我们既要积极引进现代化新技术,也要重视传统技术的研究和改造,使传统技术与现代化技术有机结合起来。

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