医院档案管理的现状与发展对策

冯东晋

（哈尔滨市胸科医院，黑龙江 哈尔滨 150000）

当前,医疗体制改革正在引起全社会的深度关注,医疗服务模式正在发生着深刻的变化。医院的档案管理工作顺应卫生改革的要求,由原来的边缘化向着医院的管理内核靠近,形势要求我们档案工作者必须做好各项档案工作。而档案工作者做好档案管理工作的首要任务是充分认清目前医院档案管理的实际情况,因为只有这样,才能在实践中有针对性地改进不足,以不断促进医院档案管理的发展。

1 医院档案管理现状

1.1 医院档案管理意识淡薄

思想是行动的向导,认识的不足必然带来行动的滞后。首先表现为医院领导层对档案管理工作不重视。其次表现为医院员工的意识淡薄。医院的中心工作是医疗,在医院的管理工作中重视医疗而轻视档案管理的观念极为普遍。由于档案管理工作不能直接创造经济效益,因此,医院的档案管理工作一直没有被真正重视起来。认识不到这一点,必然不能充分开发现有的档案资料的使用价值,为医院建设发展所用。

1.2 医院档案管理制度不健全

在医院管理中,大多数医院一般都按照卫生部门要求制定了适用于本院的较为健全的管理制度和各级各类人员工作职责,而涉及档案管理的制度、职责则较少,没有相关的制度和检查考核措施。在医院目标管理考核方案中,一般也没有将档案管理纳入目标考核。制度的不完善必然会导致管理工作的不到位甚至漏洞百出。例如,有些医院没有建立严格的档案利用制度,对于档案的借阅、复制等没有作出严格的规定,在日常工作中经常出现有些人借用档案忘记归还或故意不归还的现象,从而导致档案丢失或者泄密,造成档案管理工作的混乱,甚至给医院发展带来严重的不良影响。

1.3 医院档案管理人员素质参差不齐

档案管理人员素质的高低对档案管理水平有着至关重要的影响。目前,我国档案专业人员在业务水平、理论水平、文化程度等方面参差不齐,与时代发展的要求悬殊较大。表现为专业出身的人员少、专业知识老化、知识结构不合理、学历低、现代科学知识贫乏,及高层次的档案专业人才较少,这些已不适应新形势下的档案事业发展。此外,档案管理人员配备不足,与医院的发展需求不相适应,也是医院档案管理工作中的常见问题。

1.4 医患关系的变化,对医院病案(档案)管理的新挑战

随着我国的法制化建设进程,全社会法律意识逐渐增强,病人也日益重视自己的权益,通过法律手段来解决医患纠纷的数量越来越多。这其中,病案往往成为双方争夺控制的焦点。提高病案书写质量,完善病案管理,也就成了迫切的任务。医院作为和人民群众切身利益息息相关的特殊行业,依法管理已成为行业发展的必然要求。医院档案管理作为医院行政管理的一部分,在医疗争议诉讼实行“举证责任倒置”法律要求的今天,起着举足轻重的作用。

1.5 医院档案管理水平不高,现代化管理手段应用较差

随着科学技术的进步,计算机及网络技术在医院管理中的运用愈来愈广泛,然而,运用计算机及网络技术管理档案的却不多,许多医院档案管理工作还停留在手工收集、检索阶段,严重影响着档案的收集、开发和利用。

医院档案信息化建设还处在探索阶段,除了存在资金不足外,还有许多难题。其中既有技术因素,也有非技术因素。概括起来,以下三个问题尤为突出:一是由于医院档案内容庞杂、案卷数量繁多、时间跨度长,再加之每个历史时期档案的整理质量要求不同、整理的规格不统一等情况,形成了档案基础普遍较差的局面。二是医院档案管理体制与管理思想相对滞后,专业人员严重不足。三是网络环境不理想,网络通信设施不足,性能偏低。

2 医院档案管理发展对策

2.1 转变观念,把档案管理工作纳入医院领导议事日程

领导的重视与支持是做好档案工作的关键,领导要把档案工作作为单位基础管理的重要组成部分列入议事日程,关心并解决档案工作中出现的诸如档案升级达标、档案机构设置、人员培训、设施配置、经费投入和关系到档案管理人员切身利益的职称评定等实际问题,使档案工作者体会到领导支持档案工作,从而调动各方面人员的积极性,促进档案工作的发展。在医院管理工作中,要进一步转变重医疗技术轻档案管理、重医疗技术人才培养轻档案管理人员培养的观念和认识,把档案管理工作纳入医院的重要议事日程,使档案管理工作成为医院日常工作的重要组成部分。

同时,档案管理人员要转变传统的“等、靠、要”被动的工作观念,从根本上贯彻落实医院档案管理工作,积极主动开发档案资源,树立档案开发利用的观念,以实际行动和工作成效体现档案的价值和作用。档案资源的开发利用是档案管理的主要目的,通过档案深层次开发,提高档案的使用价值,为医院业务、医院管理及患者服务。同时,通过利用档案为医院创造良好的社会效益和经济效益,提高档案在医院管理中的地位和作用,促进档案建设。做好档案资源的开发利用,可以从以下方面着手。

2.1.1 积极开展医疗档案创效活动

综合档案室及其专职档案工作人员,应采取信息加工、数据分析、报道交流、技术咨询等多种方法,为医疗活动积极主动提供、跟踪服务和超前服务,使档案资料在医疗活动中发挥重大效益。

2.1.2 总结汇编各种材料,服务医院工作

档案管理人员可以充分利用馆藏材料,通过整理、总结、汇编等,为医院科教研、机构改革、人事任免和职称评定等工作提供翔实的材料。

2.2 结合医院实际,完善档案管理制度

为适应档案工作快速发展变化的特点,医院档案管理人员应采取一系列措施,如将档案规章制度重新修订后汇集成册,制订特色档案管理制度等。通过制度建设,规范档案管理方法和程序,使档案材料的系统性得到制度保证,同时,档案人员通过完善的制度建设,对档案进行实时控制成为可能。依据《档案法》等相关规定,完善、制定档案管理制度和档案工作业务规范,实行标准化、规范化的工作程序和方法,提高档案管理基础工作水平。

档案管理是一项长期工作,要使各级严格把关,责任到人,还须建立相应的考核制度。医院可将此内容纳入科室管理责任书之中,将档案管理与科主任工作实绩考核奖惩挂钩,明确科主任对科室档案工作的管理责任,此外,还需要加强档案管理工作的监督,以确保和促进档案管理的规范化顺利发展。

2.3 通过各种途径,提高档案工作者的综合素质

在医药卫生体制改革的条件下,医院档案工作面临着范围广、内容新、任务重、责任大的挑战。这就要求档案工作者不仅要加强自身修养,狠抓业务水平的提高,还要积极参加学术研究和学术论文写作,可以采取“送出去,请进来”的办法,积极选派人员参加各种交流会议和参观考察,邀请国内外卫生管理方面的知名专家来院讲学,使档案管理人员思路开拓。档案人员管理理论水平和研究能力的提高,除了专业学习时形成的基础外,主要是靠在工作实践中不断钻研和积累并结合工作实际进行自学和业务进修,不断开动脑筋,用新的思维方式开拓视野,吸收新知识,不断地把知识转化成工作能力,为医院档案工作的发展和研究打下基础。

[1]林利.档案管理工作如何为医院管理年服务[J].西部医学,2007,19(6):1235.

[2]向前.加强医院档案管理 提高医院应诉能力[J].医学创新研究,2008,5(6):34.