高校二级学院教学档案创新管理模式探讨

　　摘 要： 随着信息技术的发展和高校教学改革的不断深入，传统的二级学院教学档案管理工作模式存在材料不完整、管理落后、查找利用困难等弊端，高校可从完善规章规范、加强管理人员培训、开发教学档案管理网络平台等方面进行教学档案管理创新，提高档案建设质量。
　　关键词： 高校二级学院 教学档案 管理模式
　　
　　近年来随着我国高等教育规模扩张和教学改革的不断深入，高校的二级管理逐渐推行，二级学院作为一线教学单位，承担着越来越多的运行管理和服务职能。高校教学档案作为高校在一系列教学活动中形成的具有查考、利用和保存价值的多种载体形式的原始记录，随着高等教育的快速发展和社会需求的变化，面临着许多难题。一方面教学档案数量急剧增加，种类日益丰富，另一方面档案的利用数量、频率、深度也大大增加，不仅要求及时、快速、查全、查准，还在档案的深度发掘等方面提出了更高要求［１，２］。
　　传统的二级学院教学档案管理存在许多弊端，在网络化和信息化背景下，高校教学档案管理工作要加大信息化建设的力度，以更好地服务高校教学管理工作。
　　一、二级学院教学档案管理面临的挑战
　　1.档案管理工作量暴涨。
　　教学档案是衡量高校教学质量和教学水平的重要标志，是反映教育发展和教育改革的主要依据。传统的教学档案多以纸质形式保存，虽然保存时间比较长，但是随着高校的规模扩张和时间的累积产生了大量的原始教学材料，教学档案管理工作业务量越来越大，管理难度也越来越大。
　　2.传统的教学档案管理模式与现代化的教学管理不能良好衔接。
　　学分制环境下，学生跨学期、跨专业、跨校区甚至跨学校进行选课及弹性学制等“不规则性”使教学档案管理工作呈现更多的复杂性，同时产生了大量的标准化数据和电子文档。这对传统的以纸质形式作为主要载体的教学档案管理模式提出了严峻挑战，同时也因为无法衔接导致档案的发掘利用难度加大。
　　3.二级学院档案管理职责不清、材料缺失、不规范。
　　与校级档案馆的“科班出身”、管理规范、专职人员充足不同，学院教学档案管理存在着规范性不足、归档材料缺失和管理人员不足等诸多现实问题。除了校档案馆制定的综合性规章和教务处等职能部门制定的“行业性”归档规章外，职能部门较少给予业务指导，更没有学院制定自己的归档规范和标准。
　　二级学院作为一线教学单位，受人员编制的影响，多为教学秘书兼任。而随着扩招及二级管理的实施，各学院教学管理任务急剧增加，教学秘书忙于日常教学运行工作，很难有时间来思考、组织教学档案工作。另外，由于教学秘书不是专业的教学档案管理人员，在材料分类、科学归档等方面存在先天不足，特别是反映自己学院运行特色的哪些材料要归档、以什么方式或格式归档等全凭档案管理人员的个人判断或领导指示，从而造成重视纸质材料的收集管理而忽视其他载体的收集，一些档案重复保存，一些则无人收存，收存的材料也存在分类混乱、装订不规范、卷内目录不完整等问题。
　　二、二级学院教学档案工作创新管理的措施
　　1.完善规章制度和归档标准，使档案建设有规可循。
　　校档案馆和职能部门应指导二级学院制定档案建设标准，包括材料的收集、整理、立卷、归档、档案的分类、保管、鉴定及利用等，如材料收集可以明确收录什么样的材料、以什么样的格式（照片、视频及WORD文档的格式）等，使档案工作有章可循，有规可依。
　　2.基于学校完善的校园网络和教务管理平台，开发教务档案管理平台系统，实施教学档案管理的标准化建设工程。
　　近年来各高校都建立了完善的校园网络，并在此基础上引进了教务管理软件并进行了计算机辅助管理，这为档案信息化建设提供了强有力的支撑平台。以数据库技术与网络技术为主体的信息技术的应用提供了“标准化”数据、密集存储和快速检索功能。标准化数据库设计好之后，二级学院根据权限直接分类录入或上传存储即可，这就最大限度地杜绝了档案的漏存和存档材料不规范现象，也为教学档案的维护、网内共享、公开和查询，特别是数据进一步发掘提供了最大的便利。
　　3.制定教学档案检查评价指标体系，加强教学检查工作。
　　《高等学校档案管理办法》第十四条指出:“高等学校应当建立、健全档案工作的检查、考核与评估制度。”［3］在基于网络平台的教学档案管理模式建立起来以后，各个部门只需基于网络根据管理权限就可检查自己负责管理的模块数据库中的档案，检查和评价更为便捷。
　　4.加强人员配置和工作技能培训。
　　教学档案现代化管理的关键是档案工作者素质的全面提高。在现有的人事制度下，除了加强人员配备外，更具有操作性的是加强教学档案管理人员的职业素质培养。现代档案管理工作不仅要求管理者熟知档案专业知识，还需要掌握数字化技术、数据库技术、超文本技术，熟练运用计算机进行信息的制作、使用、维护和管理及信息处理、分析、利用。因此，职能部门要加强教学档案规章培训和业务指导，改善信息化条件下档案管理办公条件，强化档案管理的工作职责，同时在年度考核、职称评聘等方面给予适当倾斜，保障档案管理人员的积极性。
　　三、结语
　　教学档案是衡量高校教学质量和教学水平的重要标志，教学档案管理信息化建设是高校教学管理工作的重要组成部分。在高校信息化建设和教育教学改革的大背景下，高校应该加快推进教学档案规范化、数字化、智能化、综合化建设的步伐，进一步发挥教学档案的价值，以更好更有力地保障教学工作。
　　
　　参考文献：
　　［1］王英玮.专门档案管理［M］.北京：中国人民大学出版社，2004.
　　［2］孙碧平.谈高校教学档案的价值体现［J］.兰台世界，2008，（4）：31-32.
　　［3］高等学校档案管理办法.教育部、国家档案局令［2008］第27号.
　　
　　青岛农业大学校级教研课题阶段成果。