巧用邮件合并快速制作成绩单

张祖平

（绍兴市树人中学，浙江绍兴 312000）

巧用邮件合并快速制作成绩单

张祖平

（绍兴市树人中学，浙江绍兴 312000）

制作成绩单是班主任工作的家常便饭，很多班主任采用打印成绩单框架表格，再手工输入成绩，这样的做法在信息时代显然落伍了，费时费力而且容易出错。作者利用Word的邮件合并功能，轻松导入Excel格式的成绩单，制作出了一一对应的成绩单。

邮件合并；成绩单

制作成绩单是班主任工作的家常便饭。对于全班学生而言，成绩单的框架是一样的，但每个学生的分数是不一样的。很多班主任采用打印成绩单框架表格，再手工输入成绩，这样的做法在信息时代显然落伍了，费时费力而且容易出错。利用Word的邮件合并功能，可以轻松导入Excel格式的成绩单，制作出一一对应的成绩单。

以下以Office 2003为例，介绍成绩单的制作方法：

1.进入我的公共邮箱jsdnjq@sina.com（教师电脑技巧拼音缩写），密码jsdnjq，进入收件夹或已发送，在附件中下载“成绩单.xls”文件，见表1；

2.打开“成绩单.xls”，选中成绩表的基本框架，如表1中虚线框内部分，复制；

3.新建一个空白的Word文档，上下左右页边距都设为1厘米，在“格式”菜单中选择“分栏”命令，将页面一分为二；

4.在Word页面中执行“粘贴”操作，将Excel成绩表的框架复制到Word页面中，点击“工具”菜单，选择“信函与邮件”命令中的“邮件合并”，页面右边自动出现邮件合并步骤，见图1；

5.接连点击“下一步：正在启动文档”和“下一步：选取收件人”，在“选择收件人”页面中选择“浏览”，选取刚才下载的“成绩单.xls”文件，连续两次点击确定，再点击“下一步：撰写信函”，此时出现图2所示对话框。

将光标定位于Word文档中的“家长”两个字之前，点击“其他项目”，弹出图 3。

依次将各数据插入Word成绩单内，得到图4所示的界面。

此时，在Word页面中同时按住Ctrl+H,在弹出的“查找和替换”页面中讲^m替换为^p，点击“全部替换”，如图6所示，全部学生的成绩单就只做完毕了，成绩单如图7所示。学生数量越多，这样的做法越显得方便快捷。如果有1000个学生，手动抄录成绩单可能要一个上午，而这样的方法只要5分钟就搞定了。

G434

B

1673-8454（2011）18-0078-02

图7

（编辑：鲁利瑞）