采用过程图法编写管理体系文件探讨

苏玉明

（北京中水源禹国环认证中心，北京 100120）

1 概述

文件的根本作用是沟通意图、统一行动。编制和使用管理体系文件有利于将组织的管理体系、过程、职责、程序等固定下来并加以实施和保持；有利于确保相关工作的目的、要求、职责和方法等更加清楚明确；有利于各项工作有章可循、有据可依、稳定有序；有利于不断改进和提高管理的有效性和工作效率。

现代系统管理原理和实践证明，管理体系文件是制约体系有效运行、取得预期的管理绩效、满足管理体系标准要求和通过认证的关键和核心，也是组织引进和应用现代先进管理理论和方法实施系统、有效管理的基本依据和客观证据，其内容和贯彻实施情况决定了管理体系的适宜性、充分性和有效性。

为建立和完善文件化的管理体系，许多单位投入大量资源编写或修订管理体系文件，但在实践中常常发现，很多单位的体系文件不同程度地存在盲目照搬标准、空话废话过多、互相抄袭模仿、不切自身实际、误认越多越好、内容晦涩难懂、只为应付外审、实际使用不多等等现象，造成编写时花费很大代价、发布后难以持续执行、认证后逐渐束之高阁的不良结果，非但没有发挥其本身的增值作用，甚至成为体系运行 “两张皮”的根源之一。

2 文件编写的基本要求

不同于常见的行政文件、规章制度、技术标准及规程规范，管理体系文件是一种特殊体裁的文件，是组织的管理体系策划和设计的结果，基于其编制目的和使用需求，管理体系文件至少应具备如下属性。

针对管理体系标准的各项要求，对体系的范围、结构和内容做出完整、具体地描述和规定。

符合组织的发展战略、方针目标、企业文化、行业及专业特点及管理实际，与实际工作有较强的符合性和一致性。

将相关职责和工作方法落实到具体部门和岗位，为各项相关工作提供共同遵循的依据和指导，达到共同理解、统一行动，具有较强的易知性和可操作性。

积累组织多年的管理实践经验及教训，是内部隐性管理规则和措施的外明化形式，体现自身的管理重点和控制程度，具有独特性和适度性。

为确保组织的可持续发展，应包括持续改进机制的设置，具有制度化的创新性。

3 过程图法简介

系统方法和过程方法是ISO9000族标准推荐和鼓励采用的管理的基本原理和科学方法，是现代系统管理理论的精髓。组织的管理体系文件应能够体现出这两种方法在本组织的具体应用。

经过本人多年探索和实践，总结出一种以流程图和工作表相结合的方式对管理体系的过程加以描述和规定的体系文件编写方法——过程图法。

这种方法的主要特点是简练、直观，便于理解和使用，可操作性强，正如易经所言：“易则易知、简则易从”。

这种方法能够简明、直接地体现和应用系统方法、过程方法和PDCA方法，特别是能够对各过程有哪些关键活动、各过程之间及过程内部的活动之间的相互关系如何、各项活动如何实施并形成和保留哪些记录或证据等简单清晰地表述出来，非常直观易懂可操作，特别是对单独的或包含于手册中的程序文件适用。

为进一步说明这种方法，以下给出采用过程图法编写程序文件的示意性举例，供理解这种方法参考。其中控制要点或作业文件、记录栏应结合本单位具体情况结合标准要求做出适当规定、说明或引用具体作业文件。

3.1 例1：某设计院管理评审程序

（1）目 的：评价质量管理体系的持续适宜、充分和有效性。确定体系、过程、产品和资源方面的改进措施。

（2）过程责任人：院长。

（3）范 围：本程序适用于本院的管理评审。

图1 某设计院管理评审程序图表

例2：某设计院工程勘察质量、环境和职业健康安全管理程序。

（1）目 的：通过控制工程勘察过程，确保勘察成果质量、顾客满意，预防和降低环境影响以及职业健康安全风险。

（2）过程责任人：主管副院长。

（3）范 围：本程序适用于本院承担的工程勘察项目。

（4）绩效指标：勘察数据准确率98%，成果合格率100%，顾客满意度大于90%，外业作业对环境影响符合相关法规要求、影响最小，无因公伤亡事故。

图2 某设计院工程勘察质量、环境和职业健康安全管理程序