浅谈小湾水电工程档案管理

梁 华

(中国葛洲坝集团第二工程有限公司,成都,610091)

小湾水电站工程位于云南省西部大理州南涧县与临沧地区风庆县交界的澜沧江中游河段,系澜沧江中下游河流规划八个梯级水电站中的第二级,是以发电为主,兼有防洪、灌溉等综合利用效益的特大型水电工程。

由于工程规模大、工期长,环节多,小湾水电工程档案管理具有成套性、专业性和动态性的基本建设项目档案的特点。又因为本工程合同多、施工周期长、档案数量大、监理和施工单位多,并且施工中存在一个合同多家施工、多家监理的情况,因此项目档案的汇总、管理难度较大。怎么管理好如此庞大的档案,采取什么措施?如何做到工程完工、档案归档?是本文着重介绍的重点。

1 工程档案管理措施

1.1 领导重视,为项目档案管理提供保障

本工程项目档案涉及面广、参建单位多、专业复杂,为此,领导非常重视,充分认识到项目档案管理工作不仅仅是一项专业性管理工作,而且是工程建设中不可缺少的重要环节。由于对档案工作认识到位、组织到位、措施到位,并在组织上予以保证,配备了满足工程需要的专职档案人员,设置了专门的档案库房,硬件设施设备齐全,适应了现代化管理的需要,为档案工作的顺利开展奠定了基础。

1.2 建立健全项目档案工作的规章制度是做好档案工作的基础

首先,结合工程实际制定工程档案管理办法和规定是搞好小湾工程档案的基础。小湾主体工程的设计、施工、监理单位,来自全国四面八方,他们都按各自长期形成的习惯进行项目档案的整理编制,这样将使形成的项目档案标准不一、分类混乱、排列不清。为使项目档案有章可循,有计划、高标准有序地编制整理,在项目开始时在管理上就以 《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》为准绳,以《基本建设项目档案资料管理暂行规定》、《科学技术档案案卷构成的一般要求》、《国家重大建设项目文件材料归档要求与档案整理规范》、《国家重大建设项目档案验收办法》等标准、规范为依据,结合工程建设实际,不断完善小湾工程档案管理制度体系,制定了适用性和操作性较强的《小湾水电工程项目文件材料编制、归档及档案整理办法》、《小湾水电工程档案分类表》、《小湾水电工程档案分类细则及说明》、《小湾水电工程竣工档案验收归档工作规定 (试行)》、《关于加强小湾水电工程设备仪器档案管理工作的通知》等办法和规定。通过对项目档案收集整理、编制质量、归档范围、分类原则上所作的明确规定,使项目档案做到 “对号入座、一步到位”,档案工作得以规范、系统地进行,规章制度在整个项目档案中起到保障的作用。

其次,建立档案管理体系是保证档案完整、准确、系统的重要措施。小湾水电工程规模大、周期长,且施工队伍流动性强,这给档案的收集归档工作带来一定的困难。针对这种特殊情况,建立档案管理网络是非常必要和适用的。小湾水电工程在工程开工时,项目部就成立竣工办公室,配置专 (兼)职档案人员,建立覆盖全项目的档案管理体系。项目部也在办公室设置了档案室,负责小湾工程建设全过程项目文件的编制、归档等工作的业务指导、监督、检查、验收和接收;质量安全部成立了竣工验收办公室,负责对小湾工程的设计、施工、监理、质量监督、调试运行等单位的项目文件编制、归档工作的组织、协调,从而在体系上保证了工程档案的完整性。

再次,加强队伍建设,提高专兼职档案人员的素质。加强档案知识培训,不断总结学习档案知识,开拓进取,适应信息时代快节奏的发展;不断汲取新知识,学习信息网络环境下的档案管理、光盘技术、电子文件的保存等,具备合理的知识结构,提高了档案兼职人员自身的素质。同时,档案兼职人员要增强事业心和责任感,对历史负责,对后人负责,保证档案材料的准确、完整,重视文件材料的形成和积累,切实做好档案的收集、管理工作,使工程档案能够完整地反映工程建设的全过程,不漏点滴。

1.3 归档审核是决定案卷质量的关键

在项目文件归档前,工程技术人员和档案人员应严格把关,认真审核,把不符合规范要求的文件拒之门外,使归档文件的真实性和准确性得到有效控制。首先,对项目归档范围进行审核,采用预立卷的方法,按照小湾水电工程归档范围的内容,先由施工单位对该项目所形成的文件材料逐一进行收集和预立卷,再由监理单位对文件材料的齐全、准确性进行审核,最后报小湾建管局竣工办和档案室。在审核过程中,再次对文件材料是否齐全逐条核对,提出该项目的缺项、漏项,应修改补充和完善的内容,提出整改意见,尽量让施工单位竣工文件一次性通过整改,避免因返工造成的极大工作量。这样就为合理组卷和案卷的高质量奠定了坚实的基础。

其次,对编制的案卷质量进行审核。案卷质量的审核包括文件材料内容、案卷编目、文件材料的系统性和成套性、分类的科学性等各方面。文件材料内容的审核主要有文件是否为原件,文件的签署盖章手续是否完备,文件内容的真实准确性,文件的书写材料是否符合要求,各种记录表格用纸是否规范,装订是否符合归档要求等。案卷编目的审核主要有卷内文件页号是否按规定要求填写,卷内目录的填写是否规范清楚,备考表的填写是否完备,案卷题名是否能简明、准确的揭示卷内文件内容,案卷封面和卷脊填写是否正确等。文件材料的系统性和成套性审核。建设项目档案反映了建设项目活动的全过程,它们之间既以不同的工作阶段相区别,又以总体的程序和专业技术内容相衔接,因此在组卷时要遵循项目文件的形成规律和成套性的特点,保持卷内文件的有机联系,组卷合理,卷内文件排列有序。分类的科学性主要是指按照 《小湾水电工程的项目划分表和档案分类表》,将各种项目文件对号入座,杜绝同一档号内有不相联系的文件出现。

再次,审核竣工图的编制是否符合规范要求。竣工图是工程施工结果在图纸上的反映,是对工程实体的真实写照,是项目档案工最重要的部份,是真实的原始记录,是竣工验收以及今后运行维护的依据。项目竣工图编制必须真实、准确地反映项目竣工时的实际情况。在竣工图的审核中,重点审核是否做到图物相符、技术数据可靠。即必须准确反映施工真实状况,隐蔽工程的真实结构状况及工程特征、设计变更、结构变更、材料变更等基本情况。包括是否采用新蓝图、图面是否清晰,标识是否按规范进行,是否逐张加盖、签署竣工章,整理符合档案管理要求等。

另外,对项目档案中不同载体文件,如照片、磁盘、光盘等,应检查其存储格式是否符合国家有关规范要求,以确保今后的有效使用。

1.4 加大指导力度和定期检查培训是做好工程档案的前提

竣工档案的整理工作,一般都是由工程技术人员编制,他们基本都是第一次接触档案,因此可能会对这一工作重视程度不够,有可能损坏或散失某些非常珍贵的档案,或不按规范收集整理,等到项目验收时才进行突击整理,浪费人力、物力,影响了案卷质量。因此,在建设初期,档案管理人员就深入现场,使档案工作一开始就步入正轨,少走弯路。在工程建设过程中,把档案工作融入到工程建设全过程,与工程实体质量同等重视。结合质量管理的要求,按时会同监理对分部工程项目文件的形成、管理进行检查,及时掌握文件材料收集、整理的进度,特别是检查隐蔽记录整理情况。在检查指导中,对发现的新情况和问题,都及时进行认真分析,研究解决问题的措施。同时,要求各职能部门对已建成的项目文件,及时立卷,按要求归档。

一般来说,参与工程建设的工程管理人员对工程档案的重要性认识不够、业务水平参差不齐。为了加强对工程建设各阶段档案工作的有序管理,我们还有计划、有措施、定期邀请云南省档案局和澜沧江公司的专家进行档案业务知识培训,详细介绍项目档案工作的法规、标准和小湾工程档案编制的基本要求,学习档案基础知识和施工过程原始签证文件填写方法,增强他们做好档案工作的责任感,提高业务水平,为保证竣工档案的案卷质量打下了良好的专业基础。

1.5 验收、考核制度是做好工程档案的强有力保证

项目档案是随着项目的建设逐渐形成的,要从工程项目的开头开始积累、收集档案。积累是基础,要早抓、勤抓,回忆录式的档案是不能作为工程建设各项需要的依据。首先,从工程项目开工时就抓项目档案工作,从工程开工就设立竣工机构和档案人员,组织、协调指导参建单位,将项目档案工作与项目建设同步进行,监督、指导项目文件的编制和项目档案的整理,并对文件质量进行检查确认,按照国家有关规定、组织竣工验收管理工作。针对小湾工程规模庞大、工期长、监理及施工单位多的特点,实行项目文件的编制工作与工程建设 “三同步”的管理。即工程开工与项目文件的收集同步进行,工程建设中要与项目文件的积累、整编、审定工作同步进行,工程完工验收时要与提交一套合格的竣工档案的验收同步进行。竣工工作人员始终直接参与整个工程建设和验收全过程。

其次,将项目档案的归档工作融入到工程的验收中。小湾水电工程所有合同项目竣工验收前,先进行竣工档案验收,项目文件验收通过后,方可进行实体的竣工验收。竣工档案未达到归档要求的合同项目不予以竣工结算。检查验收程序:施工单位竣工档案收集编制-监理单位审核-小湾建管竣工办审查-小湾建管局档案室审定,并对 “小湾水电工程档案审核签证单”进行签署。施工单位必须对竣工档案进行认真的校核,技术负责人针对竣工档案的完整性、准确性和系统性进行严格的审查后,逐项签署意见;监理单位对整编过程监督检查,严格核对是否达到归档要求,签署意见;最后建管按相关文件进行审查,确认是否达到归档要求。

同时设立了工程档案保证金制度进行归档控制,以建安工程费的2.5%作为档案保证金,档案验收移交后返回参建单位,并设立 “竣工档案归档奖”,对按期优质完成的单位进行奖励,对不按期完成的单位进行处罚。这样不但保证了工程档案的按期归档,同时也调动了档案人员的积极性,为更好的完成工程档案提供条件。

再次,将项目文件的收集整理工作纳入质量管理工作中,建立了月检查、季考核、年评比制度。要求各单位成立相应的竣工机构,设置专、兼职档案工作人员,配备必要的档案管理条件(配备必要的工作力量),相对固定的竣工档案编制人员,至少有一人参与过项目文件全过程的编制;建立完整规范的台帐,要求参建单位编制项目的完工验收、文件的收集整理情况,同时按计划进行,并按时报送竣工办备查。把项目文件的收集整理列入监理月考核、小湾水电工程建设管理局在季度质量考核中,对检查中发现的不符合要求的单位,提出整改措施,并限期整改。项目文件的收集整理将直接影响考核结果。对于一个合同多个单位施工、监理的情况,由最后负责施工和监理的单位进行项目文件的汇总编制工作。

1.6 信息化建设

为适应现代化管理,提高档案管理效率,澜沧江公司购置了清华紫光企业档案管理系统,统一安装到施工单位。施工单位的归档工作必须在该系统中完成,移交归档时先在系统中进行,符合要求后再进行档案实体移交。这样不仅仅简化了日常各种目录的录入工作,而且对于施工单位内部形成的电子文件和CAD图纸部份都可作全文浏览,提高了工作效率,强化了管理。档案人员在网上可以随时检查各单位编制进程,便于监督和指导。伴随着数码相机的使用,项目文件也产生了大量的数码照片,数码照片的收集整理、归档及存储也就成为需要急待解决的问题。为了确保这些照片的有效使用,要求施工单位提交一套冲印好的照片外,同时还用不可擦除光盘刻录一套,采用电子和纸质同步的方法归档。

2 管理效果和经验

小湾水电工程档案管理,通过采用事前控制、事中介入、验收把关的全过程控制管理模式,将档案工作渗透于项目建设的每一个阶段、每道工序、每一个工作环节之中,将项目档案工作贯穿于项目建设的全过程,使项目建设中形成的每一份文件都处于受控状态。目前,本工程档案管理做到了工程竣工验收完后三个月内,施工单位能提交一套完整、准确、系统的项目档案,从案卷质量和归档及时性上都得到了保证,做到了人走档案在,人走了档案有人做。

3 结语

通过对小湾工程档案管理的具体实践,深刻体会到:要做到创优质工程的同时创一流的工程档案管理,必须从工程项目立项时就开始抓起,实行 “三同步”的管理。小湾工程加强档案意识宣传教育,把工程项目竣工档案工作列入施工进度计划,制定切实可行的档案管理制度,保证了小湾工程竣工项目档案的完整、准确、系统、齐全,真实地记录和反映施工及竣工验收的全过程,符合国家对重大建设项目归档的要求。