ERP管理系统理论研究探讨

□文/薛志红

ERP管理系统理论研究探讨

□文/薛志红

ERP作为一种新的管理方法和管理手段，能为企业带来成本、利润等多种优势，当今越来越多的单位开始实施ERP，但真正成功实施ERP的单位却很少。ERP的实施不仅能够大大提升企业的信息化水平，更重要的是能够为企业注入先进的管理模式，从而帮助企业改善内部管理，增强抵御风险的能力，提高企业经济效益和社会效益。

ERP；财务控制；风险；管理创新

ERP，即企业资源计划，是由美国的Gartner Group公司在20世纪九十年代初提出的。ERP系统是企业管理信息系统MIS发展过程中的一个崭新、顶峰和成熟阶段，通过确定适合企业个性化特点的合理、有效、科学的管理思路、方法来整体优化、组织、控制、调整企业的人、财、物、技术、设备、信息、时间等各项资源，从而达到企业内、外部物流、信息流和资金流的有机整合。

一、企业发展ERP的必要性

从管理方式上讲，企业大多数是老板集权的管理模式，很多事情都是老板拍板，决策上带有很多的主观性与随意性，对企业的长期稳定发展不利，ERP的实施能够在有效监控的情况下，将决策权部分下放，并且通过信息的快速传递来提供决策支持。从发展速度来讲，企业反应速度快，经营方式变化快，规模扩展快，要求有一个很好的管理机制做保障，这种高速的扩张，要求一个动态的、灵活的管理体系。ERP的实施能够帮助建立一个稳定的、灵活的、动态的管理体系。从经营特征上讲，很多企业正好处于创业阶段向发展阶段转变的过程中，在创业阶段，产品与服务的领先、市场的迅速开拓是经营的主要焦点；在发展阶段，市场竞争、保证质量与降低成本是工作的核心，ERP的实施能够帮助企业有效解决降低成本与以提高质量这一核心问题。正确地实施ERP可帮助企业规划管理模式、强化管理规范与制度、实现对经营过程的及时监控，为企业的扩张打下基础。

二、ERP条件下的企业财务控制要点

1、进行业务流程重组。业务流程重组（BPR）或业务流程再造，是20世纪八十年代末以来面对3C（顾客、竞争、变化）的挑战，国际上流行的一种新的管理观念和方法，为企业经营管理提出了全新的思路。业务流程重组的核心是彻底重新设计企业流程，使得成本或时间上获得显著的改善。

2、对信息实时控制。ERP通过数据结构的统一实现了各个不同模块的实时传递，从而将整个系统集成为一个统一的整体，实时反映了企业的运营状况，为管理决策提供了及时准确的信息，便于及时做出调整。在ERP系统中，会计控制系统不仅反映货币计量信息，还反映非货币信息。

3、强化作业基础预算管理。ERP环境下的预算控制以作业为基础进行预算，实行精细化管理，使企业资源配置更加优化。作业基础预算在考虑完成预算目标时，要对上期经营进行作业分析，找出各环节作业和资源消耗的联系，从而发现低效和浪费的环节，重新制定更加合理的工作流程和资源分配，并在此基础上合理确定预算目标。

4、完善企业内部控制制度。随着ERP系统的建立和应用，企业内部控制体系将以系统安全保障控制和信息治理控制相结合为重点。现代信息技术给企业的内部控制赋予了新的内涵，财务会计控制也由人工控制变为人机共同控制，如口令控制、数据加密、职能权限、访问权限、操作日志治理等。

三、实施ERP系统的风险分析

1、目标过高。在制定ERP系统项目的目标时，中小企业制定的目标过高，无形中夸大了ERP系统的功能。中小企业的ERP系统实施范围过大，脱离企业的实际业务情况和现有资源，对企业内部的现有资源缺乏客观的评价。

2、设计与业务脱节。整个选型过程由IT技术部门负责，以计算机技术人员为主导，业务部门不参与选型。在实际环境中，各个部门的业务都很繁杂，ERP系统的应用本身就是与各个部门密切相关的工作，只有亲自参加选型过程，才能充分理解所要选择的ERP系统。

3、过于相信承诺。决不能把承诺作为系统建设的一部分，也就是说不能把系统建立在任何承诺之上，谨慎的做法，就是把承诺当作不存在来进行系统的选型和实施，只有真正的成功实施，才是不变的真理。

4、过于追求新技术。ERP系统是基于软件技术的商品，但它的目标是进行业务管理，不是为了实现某项技术，中小企业并未真正领会到这一点。ERP系统不只是一个软件系统，而是一个集组织模型、业务流程、企业规范、信息技术及实施方法为一体的综合管理应用体系。

四、应用ERP实现企业管理创新

ERP是基于信息技术的发展，从管理理念和实际应用两个方面代表了各类企业在信息时代管理革命的发展趋势，它对传统的管理系统来讲是一场革命。

1、经营思想的转变。信息技术的广泛应用，导致竞争加剧。市场已进入微利时代，企业间的竞争更多地表现为管理水平的竞争以及建立在管理基础上的品牌、质量、附加值、成本、核心技术能力、市场能力等方面的全方位竞争。ERP的管理思想建立在系统工程、决策论、行为科学、劳动心理学等现代学科的基础之上，它形成的管理思想是在全社会范围内最大限度地利用已有资源来取得最高利润。

2、企业管理制度的改变。ERP最大的优势是集成的系统、优化的流程、协同的工作流，要求对所有工作都要写出规定的流程，经过哪些岗位、每个岗位的工作内容、通过时间、遇到意外情况处理方式和处理权限等，它要求明确地规定某事应由谁做以及怎样做。ERP是以事为中心的管理。而传统企业的规章制度是以岗位责任制为核心，是管人的制度。ERP是由计算机进行管理的，输入计算机的程序是规范化的，这样可以避免因人而异、各行其是的情况发生。

3、组织管理体制的改革。信息处理方式的变化，将引起企业组织的巨大变革，首先是组织结构的扁平化金字塔式的传统组织结构。随着企业规模的壮大，出现一支庞大的中间管理人员队伍，造成信息上传下达的阻塞和失真现象，实施ERP后由于使用了计算机网络，可以使一些主要的管理内容，如计划、统计、成本核算等由多级变为一级，减少管理层次。中间管理层在组织结构图上的消失或人员规模的削减，使得组织结构趋于扁平化。ERP的实施，影响着组织形式的巨大变革，最终就是要运用信息技术来彻底改造业务流程，创造新的工作方式，带动组织价值体系的重新塑造、组织结构的重新构造和组织激励机制与评价系统的重新建立，从而使整个企业组织脱胎换骨。

4、管理方法与管理手段的改变。ERP应用工业工程、计划与控制、质量保证体系、物流与布置、工作研究、工程经济等原理于管理上，这些先进的管理方法，在ERP的应用软件中都有所体现，如滚动计划，物质A、B、C管理法等。ERP管理的手段是计算机网络系统，通过联网的计算机应用，可以使信息共享，可以迅速、正确、及时地处理企业管理中的各类信息，起到强化管理的功能。

[1]牛艳芳.ERP会计信息系统相关问题探讨[J].企业管理信息化，2005.8.

[2]常云芳.基于ERP的内部控制优化研究[D].暨南大学硕士论文，2006.

[3]财政部等五部委.企业内部控制基本规范[M].北京：中国财政经济出版社，2008.

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江苏财经职业技术学院）