谈高校图书馆随书光盘的管理及维护

梁芸芳

(河北青年管理干部学院,河北石家庄050031)

谈高校图书馆随书光盘的管理及维护

梁芸芳

(河北青年管理干部学院,河北石家庄050031)

随着电子出版物的不断增加,图书馆中的随书光盘存有量也呈上升趋势,图文并茂、声形交辉的光盘,不仅增加了图书的信息量,而且给读者带来了很大方便,由于光盘需要通过机器来浏览,使用中的操作不当和光盘维护不当,都会造成光盘损坏的现象。因此要对光盘加强管理和维护,投入专业设备保证其保存环境,完善光盘管理的各项规章制度,管理人员要掌握一些基本的光盘维修保养方法,这样才能使这些特殊文献资源能更好地为广大师生服务。

随书光盘;管理方法;维护对策

随着现代化技术的不断发展,数据存储已经由原来的磁盘、磁带等介质升级到了光盘存储,传统的纸本资源越来越多的使用光盘作为纸质书刊的补充,随书光盘的数量和比例不断呈上升趋式,形式也越来越丰富。随书光盘因其存储量大、使用方便、检索速度快等特点而受到读者的喜爱,得到迅速广泛的应用。它不仅加强了图书的可读性和实践性,而且通过它们能增强读者对文献内容的理解,对辅助学生的学习和教师的教学起着重要的作用,深受广大读者的喜爱,如何有效地管理和维护好这些特殊的文献资料,成为图书馆亟待解决的问题。

一、随书光盘的管理方法及使用中出现的问题

(一)容易损坏,不易保护。随书光盘是一种消耗品,它与传统出版物差别很大,特别怕挤压和划伤,怕强光长时间照射,厚度较薄、怕尘、怕磁,因此光盘的表面一旦被损,内在数据就会出现损失,而灰尘颗粒,磁性物质等都会妨碍其数据的正常读取。由于随书光盘的这些特性,存在两种管理方法:一是由于易损坏,只用于收藏,从而造成资源的浪费。采编部门将书刊与光盘编录相同的索书号,纸质书本存放于流通部,随书光盘移交到电子阅览室,电子阅览室对这种特殊的文献加以收藏。这种方法虽然对光盘进行了很好的保护,但对于那些时效性较强的光盘,由于此类图书的半衰期在所有文献中是最短的,内容更新极快,往往很多读者对某一内容还没有完全掌握,市场上又出现该内容的“升级替代品”。因此,此类随书光盘很容易失去它的利用价值,造成资源浪费。二是流通过于频繁,光盘出现损坏不易被发现。有些光盘借阅率较高,始终处于流通状态,使用者没有进行很好的保护或进行了非正常使用,光盘还回时管理者没有按程序进行必要的检查,这样当光盘出现损坏时没能及时发现,再次借出而更加重了光盘的磨损。

(二)使用不当,管理不善。光盘损坏的主要原因是人为损坏和机器磨损。一方面,随书光盘的内容丰富,可以拓展学生的知识容量,所以借阅频率很高,但是光盘必须在机器上才能进行阅读,有些使用者在机器没有完全停止就开仓取盘,有些使用者在使用后不将光盘放入光盘盒中,而是随手随地乱放,使光盘盘面磨损、磁干扰等原因而造成数据丢失不能使用;另一方面,管理人员大多数只会进行一般的操作,对计算机等硬件及软件知识更是欠缺,更谈不上对其进行维护和保养了。如:为了节省空间,将大量光盘立式竖放,这样就造成光盘受力不匀而变形损坏,还有为了便于查找,在光盘上贴不干胶标签,造成使用中读盘不畅等,也会对光盘造成不同的损伤。

(三)缺乏硬件设备,制度不完善。硬件设备的缺乏和光盘管理规章制度的不健全会使光盘的使用期限大大降低。一方面,由于各馆经济情况各不相同,对馆内设备投入情况也存有很大差异。有些馆里没有专业的光盘存贮设备造成光盘变形;没有空调设备,无法保证光盘保存温度和湿度的条件;没有刻录设备,不能对光盘进行复制,而造成母盘的超量使用最后损坏;另一方面,规章制度不健全也是影响光盘使用期限。使用者借阅光盘后不定期归还,使光盘长期处于流通磨损状态;光盘入库后没有专人负责管理,非管理人员也能进入存储区域随意使用。另外,在接到光盘后,没有做到对光盘的检查、验收、记录,出现问题造成责任不清,等等。这就要求必须具有一套完整的规章制度,形成一系列完善的管理体系,才能保证在光盘的借阅过程中有效地进行管理。

二、对光盘维护的几点对策

(一)对母盘进行刻录、复制和网上服务。对于图书馆来说,光盘也同纸质文献一样,既有为读者提供阅读服务的义务,也同样有妥善保管,以备长期利用的职责。光盘要防止刮划、折摔,防止老化,需要定期检查、刻录、复制、更新[1]。在图书馆系统的记录中,在经过自动删除长时间无人访问的条目后,可以对查、借阅比较多的光盘进行刻录,将这些光盘刻录后把副盘借给读者,这样既能很好地保护母盘,读者也能获得所需文献,可谓一举两得。还可以将光盘内容全盘压缩拷贝到计算机网络服务器的硬盘上,这样读者可以在网络上进行查询,光盘可另外妥善存放,不必担心长期运转、读取数据而破坏光盘介质,造成损失。而且读者可直接在网上阅读,随时调用自己所需的内容,准确率高,读者进行光盘检索不受时间、地点的限制,省时、省力、方便、快捷,同一种光盘资源可以供众多读者同时使用,光盘一次安装可多次重复使用,能减少对光盘的损害,最大限度地保护光盘。对于图书馆来说,则可以实现光盘闭架管理,其母盘不出借,这样可以有效地防止盘片的物理性损坏和内容丢失,以及病毒的感染,延长光盘文献的使用寿命[2]。

(二)重视日常管理,提高馆员素质。工作人员应掌握光盘的保养常识,在存放光盘过程中注意严格保护,特别对重要光盘要更加注意。在对随书光盘的日常管理中,一是要做好随书光盘的验收。仔细检查书刊是否带有光盘,书与光盘是否一致,观察光盘的形体外观,是否有损坏、划伤、污垢、磨损、歪曲变形,是否能阅读声、像、图文等,有条件的还可以在电脑上进行读取数据检测,如有问题可在验收发现后,及时与书商联系。二是保持光盘的清洁。在光盘的保存上,要注意防尘、防潮、避免阳光直射,严禁折、压和硬器划伤盘片,对变形划伤严重的光盘不宜再使用,它会造成电路的损坏,不要在光盘上贴纸或书写文字,使用完毕后应放入光盘盒中。同时要教育学生爱护、正确使用光盘,在不使用时应将其竖立放在有一定硬度的容器里,或光盘盒中。在光盘的清洁上,坚决不能用乙醚、磁头清洁剂等有机溶液来清洗光盘,这些对光盘都是致命的伤害,要发现明显污垢和影响光盘读取时再进行清洁,以免对光盘进行重复损伤。

“图书馆员是图书馆事业的灵魂。”这句话揭示了图书馆员在图书馆事业中的地位和作用。图书馆员不仅要掌握很好的图书馆的基本理论知识,而且能在网上解答读者各种咨询,指导读者检索各种文献信息;要对数据库理论、镜像理论等都有所了解,熟练地运用光盘刻录技术;注意硬件设备的维护与保养,合理配置和完善硬件设施,避免因设施和光盘问题造成读者无法阅读和浏览光盘的情况,要及时查看和维护使用设备,使其处于最佳运行状态,确保读者的正常使用。

(三)加大各项设备资金投入,建立健全光盘管理的各项制度。图书馆作为教学科研必不可少的辅助部门,应加大资金支持力度,给予必要的物质保证。在书库安装空调和除湿设备以保证光盘的保存温度和保存湿度;增加刻录机等专业设备,可以对母盘进行刻录外借,这样做可有效地保护母盘不受损坏;购买专门的光盘管理设备,使每一张光盘都有独立的存贮空间,利于光盘的保管,又便于存取。作为易损物品,光盘在理论上讲使用寿命可以长达一个世纪,但是在现实的环境下,使用过程中如果不注意维护,就会大大降低其使用寿命,因此,要制定相关的规章制度,对光盘的借阅时间、借阅数量、损坏丢失的赔偿责任、逾期不还缴纳滞纳金等问题进行具体的规定。光盘的管理要有专人负责,其他人不得随意进入存储区域,在借还光盘时,管理人员应对借还的光盘进行检查,不能把母盘、孤盘或已损坏的光盘交给借阅者使用,如发现光盘有深的划痕、裂开、变形等情况时,及时登记下来并进行修补、更换。将这些内容写入光盘存储管理规定,使用者和管理人员必须严格执行。

[1]佟维群,蒲虹颖.随书光盘的管理方法及其原则[J].黑龙江科技信息,2008(10月下).

[2]许国庆.电子出版物典藏管理刍议[J].福建图书馆学刊,2003,(1).

编辑:王 玮

2010-11-16

梁芸芳,女,河北青年管理干部学院图书馆助理馆员。研究方向:图书馆信息资源管理。