高校人事档案管理现代化初探

郑亚辉

(安徽科技学院 人事处，安徽 凤阳 233100)

高校人事档案管理现代化初探

郑亚辉

(安徽科技学院 人事处，安徽 凤阳 233100)

伴随着计算机技术、网络技术和数据库技术等在人事档案管理中的应用，人事档案管理进入了一个崭新的时代，即档案管理现代化时代。现代化档案管理不仅可以提高档案管理效率，而且可以提高档案信息资源的共享性和使用效益。然而，不同行业档案管理现代化程度却相差很远，就是同一行业，档案管理现代化水平也参差不齐。高校人事档案工作作为国家档案事业的组成部分理应实现管理现代化，但由于种种原因，高校人事档案管理现代化程度还很低，与档案管理现代化的大环境、大趋势很不适应。高校必须加快人事档案管理现代化发展步伐，迎头赶上，否则将越落越远。本文拟对影响高校人事档案管理现代化的原因进行探讨，并就如何推进高校人事档案管理现代化提出自己的看法。

一、实现高校人事档案管理现代化的必要性

1．现代化管理是现阶段高校人事档案工作的需要

随着时代的发展，高校人才引进和外流非常频繁，而这给高校人事档案管理工作提出了更高的要求，不仅要求档案工作准确无误，而且要求有很高的效率。要满足这样的要求，仅靠传统的管理模式很难实现，必须实现人事档案管理现代化。人事档案管理现代化一旦实现，将大大提高人事档案工作效率，对档案的使用将变得方便快捷，无须调卷、阅卷，直接检索即可。此外，人事档案统计工作也将变得更加容易，系统能够提供各种统计工具，直接使用即可，不用再进行人工测算，并且准确高效，从而极大地提高了组织人事部门的工作效率[1]，而这正是人事档案工作所需要的。

2．高校人事档案管理现代化是适应外部大环境的需要

随着科学技术的发展，国家各项社会主义事业都相继步入了现代化建设的轨道，在这样的大环境下，如果档案管理还死抱着传统管理模式不放，必将被时代所淘汰。为了适应时代发展需要，也为了适应现代化建设的大环境，档案工作也开始逐渐从手工管理向以计算机管理为中心的现代化方向转变[2]，逐步实现了档案管理的现代化。而作为档案事业组成部分的高校人事档案管理工作，也必须要尽快实现现代化，以适应外部大环境的变化，融入到社会主义现代化建设的潮流中去。

3．高校人事档案管理现代化是档案信息资源共享的前提

档案信息资源共享是信息时代的档案资源开发利用的基本要求，档案数字化和标准化是实现共享的基础，而档案信息资源数字化和标准化只有在实现了档案管理现代化后才有可能。因此，高校人事档案现代化是高校人事档案信息资源实现共享的前提条件。

二、人事档案管理现代化存在的问题

档案管理现代化具有突出优点和非常重要的意义，因此实际工作中也在推行人事档案管理现代化，但由于以下原因，档案管理现代化工作进展缓慢。

1．从业人员知识结构很难适应人事档案管理现代化需要

目前，很多档案管理人员年龄偏大，知识结构不合理，缺乏档案管理现代化所需要的计算机知识和技能，从而影响到了档案管理现代化进程，妨碍了人事档案管理现代化水平的提高。

2．管理软件制约档案管理现代化的开展

目前，高校使用的人事档案管理软件功能单一，兼容性差，阻碍了人事档案现代化的开展，并造成诸多人力资源和数据资源的巨大浪费。人事档案管理中，经常涉及到各类软件，特别是数据库软件的使用，如工资数据库、缴纳保险数据库等，而这些数据库软件往往是由不同的上级主管部门提供的，功能各异、类型不同，所使用的数据格式也相差很大。具体工作中，每当上级主管部门提供一个新的数据库软件，工作人员就要根据数据库的录入要求，查阅档案，录入数据。由于高校教职工人数众多，需要录入的数据量非常大，很难保证数据录入的准确性，录入完成后虽然经过多次核对，仍然难以完全保证录入信息的正确性和完整性，工作效率十分低下[3]。另外，因数据库开发主体众多，使用软件各异，数据兼容性差，一个数据库往往只能完成一项单一的工作，在该工作完成后，数据库多处于闲置状态，从而造成巨大的资源浪费。

3．人事档案信息开发利用程度低

很多单位虽然实现了档案管理的现代化，但由于重视程度不够、技术力量跟不上等多方面原因，人事档案信息的开发利用程度低，导致人事档案信息资源价值不能充分体现。该种情况会降低人们对档案信息资源利用的期望值，并导致主管领导对该项工作的重视程度下降，从而对高校人事档案管理现代化造成消极影响。

4．投入不足制约着人事档案现代化发展

档案管理现代化需要一定数量的软硬件支撑才能实现，而这需要大量经费投入。管理人员的培训、现代化设备购置、档案管理软件的开发(购买)、档案室空间的扩充等都需要资金。然而，很多单位因经费不足而不能及时甚至根本不考虑档案管理工作的软硬件投入，从而严重影响到档案管理的水平，直接制约人事档案管理工作的现代化建设的发展。

三、采取措施推进人事档案管理现代化进程

1．使用通用数据库软件

人事档案现代化离不开数据库，而数据库软件必须具有通用性，否则数据库建设和档案资源开发利用都将困难重重。上级主管部门应充分协商，并在广泛调研的基础上研发或委托开发出一个相对稳定的通用型数据库软件。该数据库软件应设计合理、功能齐全，结构稳定，且具有很好的兼容性，能够兼顾人事档案管理工作的各个方面，并有与之对应的功能模块。另外，管理软件应保持稳定和延续性，不能经常更换。这样人事档案工作人员根据现有人事档案材料，将人事档案数据准确地录入到该数据库后即可长期使用，并且人事档案管理人员可以方便地对本单位人事档案数据进行检索、维护和更新。

2．建设高质量人事档案数据库

高质量的人事档案数据库是人事档案管理现代化的基础，应采取措施建立和完善高质量、易使用的人事档案数据库。首先，要认真做好基本数据的采集工作，力求准确、完善。目前，人事档案为实态的纸质档案，要将其转为数字化档案，必须做到以下三点:①档案中使用的标准和规范必须统一。这是保证档案材料一致性和查全率的前提。例如学校代码、职称代码、专业代码等一定要严格使用国家颁布的统一代码，不得随意改变，否则这类数据将起不到归类的作用。②基本数据应保证准确无误。像出生年月、毕业时间、工作时间、任职年限等与教职工切身利益有关的数据必须准确。③对于经常变动的档案信息，如职务、职称、工资标准等应将历史信息与变动信息核实清楚，标明变更事由、时间，以便核对。其次，提供完备的检索途径。数据库建设时应将每一条记录所包含的字段及子字段(在数据库中，一名员工的所有档案信息就是一条记录，该记录包括的所有项目如参加工作时间等分别构成一个字段，而每个字段中又可以包括很多小项，即子字段)进行充分研究和设计，确保其合理性、科学性和完备性，并将每一个字段作为一个检索入口进行处理，从而为使用者提供完备的检索路径。第三，提供完善的统计功能。计算机虽然具有强大的运算能力，但其前提是数据库中应有统计的对象。因此，数据库建设时应考虑统计之需要，在数据格式等方面应规范，以满足统计对基础数据要求。此外，应在人机对话界面提供各类统计窗口。这样不仅能够很快地为各部门提供一系列统计数据，而且可以在每年的各类报表的编制过程中发挥重要作用，降低劳动强度。

3．加强管理确保数据库安全

对于人事档案现代化工作来说，数据库安全是非常重要的，必须采取切实措施保证数据库安全。权限管理、数据库备份、病毒防护、规范的操作流程，以及建立岗位责任制等是数据库安全的重要保障措施。数据库管理应有严格的权限限制，不同使用和管理人员应该使用不同的权限，以保证数据库安全。数据库权限可以分级配置，根据不同需要配备不同内容的权限。人事档案现代化管理中应特别加强档案更新权限管理，完善档案更新机制。档案更新是经常性工作，更新过程中很多材料和数据由某一位档案管理人员进行搜集、添加和整理，很容易出现错误，从而造成档案材料不真实。为了保证档案材料的有效性、真实性和完整性，必须完善档案更新机制，其中有效的方法就是，加强档案更新权限管理，即针对档案更新不同阶段分别配置权限，并将权限赋予不同身份的人。档案更新需要三个阶段:修改、校对和审批。首先，在档案管理系统中，由档案管理员A(A有自己的用户名和口令)对档案进行必要的更新，然后，由其他档案管理员B(B和A的用户名和口令不同)逐条核对，由分管档案管理的领导L进行审批。当然，上述过程在纸质档案材料中也同样需要进行相应补充，每一处修改都需要保留痕迹，并由修改人员、校对人员和分管领导签名，以保证档案更改过程万无一失和有据可查。

4．发挥档案管理现代化优势提高档案资源利用率

首先，可以考虑通过权限限制，将一部分基础性的档案信息资源通过校园网提供查询服务，实现档案信息资源共享，以满足校内不同群体和单位对人事档案信息资源的需求，提高人事档案的利用率，使人事档案信息资源发挥最大效益。其次，运用人事档案管理现代化系统辅助功能为领导决策提供参考。人事档案管理实现现代化后，运用计算机提供人员需求预测、人员配置决策、人员流动决策等变得异常方便。通过系统所提供的功能可以清楚地判断出本单位人员职称、年龄结构是否合理，教师队伍和管理队伍建设是否符合学校建设和发展需要，而这些都是关系到学校各项事业快速发展的决定性因素。通过人事档案管理系统提供的一系列数据分析和图表分析，可以为领导决策提供参考，做到有的放矢。

四、结束语

随着网络技术、通讯技术和信息技术的发展，档案与现代化信息技术有机结合成为现实，它改变了传统档案的管理模式，使高校人事档案管理进人到一个崭新的信息化时代。实现高校人事档案信息管理现代化，不仅可以提高高校人事档案工作的效率，而且可以提高档案资源的利用率，并可以促进高校人事档案管理与全国人事档案管理现代化融合。虽然，目前实现高校档案现代化还有很多困难，但只要努力，障碍总是可以克服的，相信高校档案管理现代化必然会取得令人满意的效果。

[1]项卫卫，马莉．浅论实现高校人事档案管理的现代化[J]．科技创业月刊，2003(6):71．

[2]赵显波．高校人事档案管理现代化之我见[J]．中小企业管理与科技(下旬刊)，2009(5)．

[3]刘启民．对高校人事档案管理现代化的思考[J]．青岛大学师范学院学报，2001(2):95．

责任编校 秋晨