新时期加强高校办公室工作执行力的思考

田超

(陕西师范大学，西安710062)

新时期加强高校办公室工作执行力的思考

田超

(陕西师范大学，西安710062)

高校办公室队伍建设滞后，工作职能错位等因素影响其工作执行力，应争取院方及内部各部门的支持，强化制度建设、队伍建设和信息管理工作，努力提高高校办公室的执行力.

高校;办公室;工作执行力;制度建设;队伍建设

高校办公室是高等院校的综合性管理部门，既是学校管理的中杻机构，又是学校对外的窗口部门，既要参与政务、又要管理事务，还要搞好服务［1］，工作任务细密繁杂，工作内容千头万绪，是承上启下、沟通左右的桥梁和纽带.本文结合个人多年来在高校办公室工作的实际情况，试从强化制度建设、队伍培养及信息管理层面分析探求提升高校办公室工作执行力的有效途径.

一、当前影响高校办公室工作执行力提升的不利因素

1.办公室队伍建设的相对滞后，形成办公室执行力提升的制约“瓶颈”.这在实际工作中，主要体现在以下几个方面:一是办公室工作人员的选拔机制欠缺，工作队伍难以稳定.选拔办公室工作人员常常囿于甄选人员的专业素养，因人设岗而非因事设岗，工作人员专业素养参差不齐，往往新人对办公室工作一无所知，待培养成熟时又调走.二是办公室工作综合要求高，工作人员动力不足.主要是人员紧张，一人多岗，工作人员心理压力突出，日常随意性工作过多，常常加班加点挤占节假日，讲求奉献过多而待遇偏低，个人的发展缓慢，对待工作长期形成消极应对情绪，进而造成岗位吸引力不足，在全校选聘时出现无人竞聘办公室岗位的冷门现象.三是开展事务多，理论研究少，好的工作经验得不到传承.办公室工作人员普遍存在注重办事而轻理论研究的问题，业务能力高但往往不能上升到理论高度，发表相互交流过少，不利于高校办公室工作的提升.

2.工作职能惯性错位，处理事务性工作职能与发挥参谋助手、协调督办等工作执行力职能发挥失衡.高校办公室具有组织管理、协调督办等多种职能，是学校机关运转的发动机，既要完成日常的事务性工作，又要兼顾为领导决策参谋服务，实际工作中常常因停留在繁杂日常事务中，而忽略了其他职能，使办公室工作执行不力.

3.学校重教学科研，轻行政管理，行政工作被弱化为办事，使得办公室工作实际上处于从属地位，工作效力下降.当前高校之间竞争愈来愈激烈，各个学校不断强化教学科研工作的核心地位，教学科研与学生管理工作在经费支持及人才挖掘上得到了极度的重视，而行政管理工作处于非主体地位，行政管理效能被弱化降低，作为行政工作中心的学校办公室往往沦为办事机构，工作以开据证明、传递文件、组织办会、信访接待等等为主，无法参与到学校核心工作中.另外，高校办公系统不以行政办公为体系，院(系)办公室与学校办公室工作实质脱节，工作联系不多，不利上情下达、下情上报，院(系)办公室工作往往围绕本系的教学及学生管理工作进行，与校办工作联系不多，高校办公室工作效力被忽视.

4.规章制度流于形式，执行不到位，往往有章难循.高校不同于一般的行政单位，制度执行往往有赖于礼仪道德教化，而同一高校内部教职员工的组成，因历史原因形成的教职工师生、亲属关系错综复杂，各种人为因素影响、左右着制度的执行与落实，办公室常会遇到执行制度则会伤“面子”感情，不执行又影响工作进行的两难境地，如何提升管理效力值得探索.

二、提升办公室工作执行力水平的几点对策

1.积极争取学校各方面的重视与支持，确立办公室工作的权威地位，为提升办公室执行力提供组织保证.一是要树立围绕中心、服务大局、统筹安排的中心意识，争取学校领导的重视与支持.对战略性、全局性的关键问题，要增强敏感性，主动参与，积极谋划，要紧跟领导思维节奏及决策进程，创新服务方式，积极适应科学决策和为领导提供帮助的需要，努力锻炼成既是处理日常事务性工作的能手，又是善于出好点子的高参，同时对领导关注的问题，及时向领导提供最新信息，尽可能做到提前谋划，充分发挥好补台、提醒、参谋、助手作用.二是要创新协调工作方式，争取各职能部门的理解与支持，形成工作合力.工作中由于部门职能的交叉或处理问题角度不同，各部门之间对同一问题经常存在意见分歧，而职能的交叉，又容易产生扯皮现象［2］.办公室作为综合协调部门，要坚持原则性和灵活性相结合的方法，从差异中寻找共同点，协调好各方关系，使其求同存异、形成合力.在遇到工作执行困难时，办公室尤其要加强协调，确保决策顺利实施.三是对于有规律、有程序的工作，要明确公开工作程序，减少工作失误，强化办公室政务信息公开工作，主动争取师生的理解与支持.

2.强化办公室制度建设，促进办公室工作的规范化、科学化、程序化，为提升办公室工作执行力提供制度保证.“无规矩不成方圆”，高校办公室日常工作琐碎繁杂，涉及公文处理、印信管理、重大信息发布、会议组织、来宾接待、来电来访、车辆管理、机要保密、领导事务安排等等，如果没有规范健全的制度保障，很难把这些工作做得有条不紊，因而必须要理顺内部管理体制，积极修订完善各项制工作度，促进工作规范、科学化、有程序的开展，做到依制度管人，靠制度管事.同时要要善于总结经验，在重复性、程序性的工作中找到其内在规律，形成相关制度，做到有章可循.除了必要的公文处理办法、印信管理办法、车辆管理办法、接待工作管理办法、学校党政例会制度等，还要建立会议厅(室)管理办法、总值班管理制度、来电来访记录制度等等，另外还要制定办公室工作人员岗位职责、办公室考勤制度等，量化工作责任，明确劳动纪律，确保办公室各项工作落实到位.随着形势的变化，制度相应地也要进行不断的修订与完善，以更加易于管理、方便工作的开展，提高工作效率.

3.研究探索办公室队伍建设，建立健全人员选拔培训及发展制度，全面提升办公室工作人员的综合素养和整体形象，为提升办公室执行力提供人才保证.一是要精心选拔、潜心培养好作风优秀的工作人员，树立良好形象.要放眼全校提前考察选拔优秀教职员工，打破专业学历限制，以工作作风、实际能力为主要参考因素，选好用好那些重实际、说实话、干实事、求实效的干部，选拔配备办公室人员.二是强化工作责任意识，加强行为规范，从严要求纪律，打造优异的工作实绩.树立办公室工作无小事思想，自觉遵守党的政治纪律、保密纪律，各项工作都要精益求精，保证“件件有着落，事事有回音”.三是要加强办公室思想、组织和制度建设，促进办公室人才的培养和办公室凝聚力的形成，努力使办公室的工作跨上新台阶.新形势下要坚持以人为本的理念，强化服务意识，在办公室积极开展“三服务”思想教育，提升办公室服务质量，使所有来办公室办事的师生高兴而来满意而去.同时定期安排办公室工作人员到兄弟院校考察学习、交流心得，学习先进优秀的管理及工作经验与做法，或定期邀请学校各个层面与办公室工作人员座谈，征求对办公室的意见和建议，解决服务对象的疑问，为日常工作的实施开展做好铺垫.

4.强化信息化管理工作，减少事务性工作环节，形成简洁高效的工作机制，为提升办公室执行力提供有效保证.当前，办公自动化系统在高校的运用范围越来越广泛，为提高了无纸化办公水平，为提高办公效率提供了新的平台，高校办公室要充分利用这一现代化的办公体系，引导办公室人员自觉转变传统观念，树立现代管理意识，熟练掌握办公自动化技能，推进无纸化办公［3］，同时要积极拓展运用现代科学技术，创新工作手段，节约办公成本，提高办事效率.如充分利用校园网络、电信信息网络等平台，建立数字化、自动化的办公自动化系统，实现文件传递处理、会议组织、请示报告等日常网上办公，建立统一的数据资源，实现资源共享，另外还可利用互联网功能建立视频会议模式，多个校区多个终端同时开会，在提升工作效力的同时，还节约了办公的成本.

总之，高校办公室工作细致繁复，对于如何提升工作效力，更好的服务于高教事业的发展，还需要办公室工作者今后不断地实践和探索.

［1］刘荣华，危煜祥.新时期提升高校办公室工作水平探讨［J］.长江大学学报(社会科学版)，2010，(5).

［2］余嘉强.做好新时期高校办公室工作之所见［J］.厦门广播电视大学学报，2006，(1).

［3］曹弋.高校办公室工作的创新性探索［J］，理论界，2006，(8).

［责任编辑 王炳社］

Abstract:The execution of university’s officework is not satisfying for some problems about its team and job functions.In order to improve its execution，it is very necessary to be supported by departments atall levels，and to strengthen system construction，team construction and information management.

Key words:university;office;execution;system construction;team construction

Thoughts on Strengthening the Execution of University’s Office Work in the New Era

TIAN Chao
(Shaanxi Normal University，Xi’an 710062，China)

G642

A

1009—5128(2011)02—0095—02

2010—12—20

田超(1975—)，男，陕西渭南人，陕西师范大学政治经济学院硕士研究生，渭南师范学院实习研究员.