浅谈高校档案管理存在的问题及对策

杨 萍

(河南化工职业学院,河南郑州450052)

高校档案是学校在从事教学、科研、管理等各项活动中形成的具有一定保存价值的文字、图表、声像等材料,是高校各项活动的直接纪录。随着我国高等教育事业的不断发展,高校档案管理工作已经成为高校建设工作中的重要内容,也是衡量学校教育质量、管理水平的重要尺度。目前,从全国高校档案管理工作的实践来看,虽然历经多年的不懈努力,已初步形成一套比较完备的管理系统,但是在很多方面还存在一些比较突出的问题。

一、高校档案管理存在的问题

1.领导重视程度不够,群众参与意识不强。由于档案管理工作宣传力度不大,广度不够,很多人对档案不了解,再加上档案管理工作的内容、性质以及其他的原因,目前还不能被广大群众所认知。部分高校对档案管理工作重要性认识依然不足,档案管理部门同其他行政部门、科研部门等相比,被认为是既没有社会地位、经济地位,更没有政治地位的部门,这样的部门无足轻重,甚至是可有可无的。档案管理工作也被认为是收集、整理、保管一些已成为历史的东西,没有什么实在意义。一些学校领导把档案管理当作业务工作的附属品,关心不够,研究甚少。很多教师认为档案管理工作与己无关,平时也不注意整理、保存学校开展的各项活动的原始资料,致使应该归档的材料没有纳入档案管理,散失严重。

2.档案专业人才紧缺,工作队伍稳定性差。档案管理工作是一项专业性很强的工作,从事这项职业要求其工作人员必须具有相应的专业知识。然而,在实际工作中很多档案管理人员都是半路出家,有的是兼职,没有经过业务学习和培训,缺乏专业的理论支撑,对档案管理的理解只是基本的存档。高校档案管理人员一般被作为二线人员为教学、行政管理服务,由于职称、待遇、工作时间等与专职教师有很大的区别,特别是收入和同龄教师、行政干部相比偏低,使档案管理人员不愿长期安于本职工作。很多兼职的档案管理人员更是频繁更换,致使管理队伍中,档案管理相关专业出身的人员以及熟悉档案业务的很少。专业技术人员匮乏,管理队伍不稳定,为规范档案管理工作增添了难度,制约了档案的现代化管理。

3.管理经费投入不足,基础设施建设滞后。档案管理工作需要必不可少的物质基础,需要一定的专项经费,但是有些高校不重视档案工作,对于档案工作的经费投入不足。新时期高校档案工作的要求不断提高,对基础设施建设也提出了新的更高要求,现代化的管理工作更需要较大的资金投入,无论是软硬件设备购置,还是档案信息数字化,都要有必要的资金支持。与高校发展的要求相比,很多高校档案管理基础设施建设相对滞后,缺乏适宜安全保存档案的专门库房,更少有配置防盗、防火、防渍、防有害生物的必要设施。在高等教育快速发展的今天,各高校在发展过程中面临许多困难,对档案管理工作投入较少,基础设施建设滞后,致使档案建设中许多应该解决的问题,得不到及时、有效地解决,档案建设远远落后于高校发展的步伐。

4.工作体系不够健全,管理工作模式陈旧。很多高校档案管理工作体系不够健全,缺少相关的职责规范,缺乏系统的考核流程,档案管理工作缺乏法制化管理、科学化管理。在管理模式上存在滞后性,当今电子技术的飞速发展,特别是网络技术的发展已覆盖各行各业,档案管理技术却没有跟上时代的步伐,基本上还处于手工作业阶段,不利于档案的利用,不能及时满足学校、教师及学生的需求。在管理流程上,高校档案管理工作比较分散,各个板块缺乏协调,如人事档案、教学档案、学籍档案等,各有档案工作人员分管,大家只是根据自己的经验方法收集和整理档案,各行其是,从而出现了有些档案重复,给今后的统一管理带来更大难度,同时形成档案管理工作不能为学校发展提供高质量、高水平服务的不良倾向。

二、改进高校档案管理的建议

1.重视档案管理工作,提高档案工作认识。《普通高等学校档案管理办法》第三条指出:“高校档案工作是办好学校的重要基础工作之一,各高校必须把档案工作纳入学校整体发展规划,加强对档案工作的领导和管理。”高校档案管理工作是高等学校事业发展的重要组成部分,高校各级领导要充分认识到档案是一种具有特殊价值的信息资源。要把档案管理工作纳入领导的议事日程,纳入学校整体工作中,做到年初有计划、年中有检查、年末有总结,并为档案部门提供良好的工作条件,支持档案部门参加学校的各项重要活动,这是档案工作向着标准化、规范化、信息化、现代化方向发展的需要,也只有这样,学校档案建设才能更好地为学校发展服务。

2.注重档案人才培养,加强档案队伍建设。高校档案工作的好坏,关键取决于人才,高素质的人才将为档案工作带来新的活力。高校可以结合实际通过培养、引进和人才流动等方式,优化档案工作人才队伍结构,建设一支管理型、技术型、服务型、研究型相结合的创新团队。一是引进具有档案专业学历的毕业生,他们对档案学科前沿、发展方向等都有敏锐的触觉,同时也容易在工作中举一反三,更快地掌握工作方法,接受新生事物,改革落后技术。二是对现有档案人员进行继续教育和专业培训,通过学习、培训、实践,提高工作人员的综合素质,培养工作需要的复合型人才。三是加强高校档案工作人员职业道德教育,档案工作人员只有具有忠于祖国、忠于党的事业,爱岗敬业的政治素养,不怕困难,干一行爱一行的高尚的职业道德情操,才能克服困难,刻苦钻研档案专业知识,在本职岗位上为高校事业发展作出贡献。

3.加大档案管理投入,完善基础设施建设。高校应不断加大对档案管理工作的资金投入,加强基础设施建设。档案馆的库房建设,应列入学校基本建设规划,提高档案馆的硬件建设,改善库房保管条件,增添现代化的管理设备。先进的设备是管理现代化的物质基础和技术手段,如果没有先进的设备,再先进的技术思想和技术方法都无法落到实处。随着科学技术的迅猛发展,电子计算机技术、多媒体技术、网络技术、缩微技术等高新技术广泛运用于档案工作的各个环节。学校要配备相应的数据库服务器、图文影像扫描设备、数码摄像机、存储器等硬件建设和规范化的档案信息管理系统软件设施。配备必要的经费投入,完善的设施建设,才能真正实现档案利用的无纸化、电子化、网络化、现代化,才能使档案建设中的问题得以及时、有效地解决。

4.规范档案管理机制,创新档案管理模式。高校档案管理在工作方式上必须遵循科学规范的原则,理顺关系,健全制度,完善机制,规范管理。要建立档案工作领导小组,由校级领导亲自主抓档案管理工作,校内要成立档案网络组织,各部门要设有档案联络员,及时收集应归档的资料,形成一个上下齐抓共管的良好局面。在工作体制上必须遵循集中统一、归口管理的原则,各部门形成档案,学校集中管理,防止分散管理出现的弊端。完善管理制度,建立健全学校和部门的档案管理制度,从档案的鉴别整理、保管征集、分类归档、裁剪装订、建档定级到查看借阅直至责任追究都要有完善的规章制度,推进档案管理工作的制度化和规范化。同时必须引进竞争激励机制,从源头上解决创新的根本问题。积极推行全员聘任竞争上岗,真正做到优胜劣汰,激发工作活力,最大限度地挖掘个人潜力,充分调动积极性,使档案工作呈现出充满活力、开拓创新的新局面。

总之,随着社会主义市场经济的发展,高校档案管理工作也进入了一个新的历史阶段,新的形势要求高校档案管理工作要与时俱进,跳出“保管”的思维,不断创新,开拓档案管理新理念,实现档案管理、检索、利用的信息化、网络化、数字化,进一步加强高校档案管理标准化建设,更好地服务于学校的建设和发展,服务于社会。

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