建筑设计企业项目管理系统

刘峰谷芬

(中科院建筑设计研究院，北京 100190)

1 引言

近年来，国内建筑设计企业在科技创新和可持续发展的方针指导下，大力推进信息化建设，以信息化带动勘察设计现代化，取得了瞩目的成绩。为适应市场经济的步伐和现代企业需要，更好地与国内外同行同台竞技，中科院建筑设计研究院利用先进的信息化管理手段，在重视技术力量的同时，强化各个设计环节的信息化管理，开发了一套高效运转的项目管理系统，形成了以项目管理为主线的电子化信息平台。

该系统利用信息化手段进行内部项目控制，实施流程化管理，使经营管理层能够及时准确地掌控设计项目的各项管理数据，为动态实时的项目生产管控、成本控制、合同履约等方面的工作发挥了积极的作用。尤为突出的是该信息化办公系统中所包含的成本预警(报警)模块、成本把控模块、工程成本支出公开透明查询模块等，为提高项目成本的精细化管理立下汗马功劳。

目前建筑设计企业项目管理系统通过两年上线运行，各方面反馈良好。本文将从信息管理系统的系统构成、系统主要功能、应用实例和管理效能等四方面进行详细的阐述，重点介绍项目管理系统功能。

1 信息管理系统的主要构成

建筑设计企业管理网络系统是支撑建筑设计企业各项工作和管理输出的平台，其主要操作界面充分考虑了展现企业风貌的需要。该系统设计主要包括:

1.1 项目管理模块

建筑设计企业作为项目建设的一个参与方，其项目管理主要服务于项目的整体利益和设计方本身的利益，是整个建筑设计企业项目管理系统的核心。其项目管理的目标包括设计的成本目标、设计的进度目标和设计的质量目标，以及项目的投资目标。项目的投资目标能否实现与设计工作密切相关。

1.2 质量管理模块

技术部运用此模块的程序和表单，与ISO9001质量体系相对接。实现贯标文件常态化管理，确保设计过程中的技术质量管控(图1)。

1.3 综合办公模块

建筑设计企业办公室发布公告和信息的平台，企业新闻的窗口。

1.4 档案管理模块

相关部门对各类技术、行政、财务档案进行归类管理的信息平台，使所有资料有据可查，确保档案的完整性(图2)。

图2 项目归档信息(档案管理模块)

图1 质量管理模块工作台

随着体制转轨，市场化压力逐渐增大，设计企业深切体会到了信息资源、知识产权的重要性，对信息化可以促进企业发展也达成共识。设计企业竞争环境的变化促使其向信息化寻求出路，信息技术的成熟及成本下降也使其提高信息化水平的积极性进一步提高。目前，企业的信息资源包括按国家要求管理的各类档案，以及在生产、经营、管理过程中产生的各种有价值的信息、文件、数据、知识产权等。

综合档案模块，运用高速发展的计算机及网络技术，将各种实物和数字化资料的检索信息储存于大型数据库中，利用计算机及网络系统实现各种信息资料的快速查询和科学管理，具有查询便捷、直接浏览电子原件、信息存储多样化、管理功能齐备、数据安全可靠等特点，它充分发挥大型数据库的性能，使信息资料管理的水平大大提高，使所有项目信息资源得以有效保存和利用。

1.5 人力资源管理模块

设计企业人力资源的信息库，通过动态分析，及时有效地提供人力资源配备和保障。

2 项目信息管理系统的主要功能

项目管理系统对于建筑设计企业来说就是在运用知识、技术、工具来满足项目业主方的需求和期望的基础上，进一步提升和超越，在工期、成本、资源调配和质量之间寻求最佳平衡点，使自身获得最大效益，实现双赢。

建筑设计企业项目信息管理模块主要功能包括项目立项管理、进度管理、过程管理、成本管理、人力资源管理、项目沟通管理及项目成果管理等。

2.1 工作台

工作台是管理者的业务处理平台，管理者可在自己的工作职责范围内对系统中的各项业务功能进行操作，可参与相关工作流程的处理，查询各类统计分析图表等，是实现项目信息化管理的主要操作平台。项目信息化管理的重点是客户、合同、档案、成本、人力资源等方面。通过强大的即时信息系统为管理人员与一线人员提供一个即时通讯、资源共享、标准规范的协同工作平台，从而实现项目整体管理的集成效能(图3)。

图3 工作台(项目管理模块)

2.2 项目信息一览表

《项目信息一览表》作为项目信息的开篇，能够简单扼要地提供各项管理数据，为领导层决策奠定基础(图4)。其包括年度、月度合同信息、财务信息和分配信息，反映当前设计企业的主要经营生产数据，按周更新，作为整体第一手资料，详实准确。

图4 项目信息一览表(项目管理模块)

2.3 客户信息列表

为设计市场分析、客户资料积累、市场资源开拓打好基础，作好储备。

2.4 项目信息列表

用于管理所有正式立项或启动的项目。

系统按照设计企业的管理需要，栏目共设计为十四栏:设计编号、工程名称、工程主持人、建筑面积、合同金额、到款比例、欠款、可用成本、实际成本、项目当前阶段、已分配比例、项目类型、归档情况、分包情况，并可实现分栏自动排序显示。项目信息可实现模糊查询、归类、比选、预警等功能，并可以由系统根据需要自动生成统计报表，满足不同职能部门实施管理的需要。作为第一手资料，其随时更新的看板模式在设计企业统筹项目管理中发挥了积极作用。

2.5 单项目信息台帐

以单一项目为例，项目信息台帐上整合了项目信息、客户信息及项目组织结构等关键要素;合同信息台帐整合了合同要素、收款计划、到款登记等关键点。项目当期阶段与收款计划、到款情况紧密挂钩，加大合同履行力度，为设计费的及时催收提供了依据。

项目成本控制及成本明细查询是本系统在项目信息化管理中的突破点。项目成本明细表由财务部进行数据维护，以月为单位上传项目支出金额，以周为单位上传项目收入金额。实时显示的可用成本和实际成本以及项目成本明细表，公开了项目成本，有效地提高了全员的成本意识。它为管理部门建立成本预警和报警机制，为超额成本不予发生提供了数据支持。成本的有效控制与事前控制，无疑会提高企业的利润水平，从而实现管理目标。

2.6 项目计划管理

设计项目管理工作千头万绪，工作过程千变万化，没有一个完整科学的工作计划，管理手段是无法满足业主的需求和期望的。工作分解结构(Work Breakdown Structure，WBS)对项目计划来说非常重要，因为它是工作分配、成本估算、进度制定、预算分配、风险评估和绩效评估的依据[1]。系统中计划管理模块具备项目WBS任务分解，详细计划逐级制定，计划任务审批下达等功能。

项目总体进度计划、专业进度计划、专业间互提资料计划、项目的当前进度情况，均可通过“项目进度计划分解”的计划树分级显示、控制和反映，同时可以汇总出不同阶段的详细作业任务表，包括内、外业计划。

2.7 决策支持

“决策”就是决策者根据所掌握的信息为决策对象选择行为的思维过程，为决策者提供支持的信息成为决策支持信息。系统通过对企业各类信息进行汇总、统计、分析及对比，辅助管理者了解生产经营情况，为组织决策提供参考依据。主要表现形式为各类信息的统计报表、图表等。

(1)经营统计报表

经营统计报表用于帮助经营管理者了解设计企业参与市场竞争的情况，包括:客户资源管理分析、跟踪项目管理分析、投标管理分析等。合同信息统计表是用于帮助经营管理者及时了解项目合同执行的总体情况，包括通过合同计划收款趋势图安排经营生产工作，通过合同到款情况及时掌握资金流向信息，并决策于企业日常运营管理。

各类图形化对比分析图是用于帮助经营管理者通过基准年度与对比年度或季度签约金额、回款金额的比对，为进行市场经营分析提供参考数据，如:历年合同签约额同期对比图、历年合同收款额同期对比图等。

(2)项目统计报表

对系统中的项目过程管理的各类信息进行汇总统计分析，以使经营管理者及时了解分析项目各方面的执行情况。其中包括:合同台帐统计表、项目信息统计表、项目费用汇总统计表、各项目组人员情况汇总表等(图5)。

3 中科院建筑设计研究院信息管理系统应用

目前系统项目信息状况:客户记录为268条，项目信息为2 360条，数据追溯期为14年(1997－2011)。该系统是设计企业实现信息化管理的支柱，在实施运行整个8年时间跨度内，生产管理部门进行大量数据录入和更新工作，建立了一个及时、准确、可靠的项目管理数据库;为实现项目实时动态监管，完成项目全过程综合协调管理和优化，奠定了数据基础;同时提高了现有项目管理的效率。目前的管理系统通过经营部、生产部、技术部、财务部、人力资源部、办公室、各设计所等各部门的协同维护，充分体现了综合管理集成效能。

图5 项目统计报表

项目管理作为整个系统中最重要的一环，目标就是为了实现建筑设计企业项目的信息化、动态化、精细化管理。其中项目信息列表能够以看板模式，在一个界面上显示项目关键信息点，由此摆脱了简单罗列、无法共享、无从分类比较的情况，实现了从最初纸质台帐到电子化平台的飞跃发展，强化了项目信息的动态可视化管理。

4 系统的管理效能

中科院建筑设计研究院信息管理系统是一套较为有效的流程管理、项目管理、信息管理的系统框架。正如前三部分所述，系统的运用极大地改变了过去汇报式的管理模式，不再是一个“点”——个体、案例的管理，而是系统常态的全面管理，从而提升了建筑设计企业的综合管理的水平。在管理体系上为跨越式发展奠定了技术基础，在信息资源上积累了丰富的电子化数据库。

管理的效能体现在管理成本的降低、管理成效的提高，“无为而治”是所谓管理的最高境界。信息管理系统的逐步推广、使用、得到认可，带给我们的就是“无为而治”的效果，管理的协调集合作用，在此表现地非常充分。它不仅给建筑设计企业带来了现代企业信息化管理的模式，而且为企业开源节流打下基础，切实创造了价值，提高了经济效益。

5 结语

中科院建筑设计研究院信息管理系统通过自身建设，对资源的合理计划、有效配置，实现从人力资源、项目进度、项目成本到设计费收取、产值分配等各方面的协调管理和综合控制。既能很好识别客户需求，以需求为导向;又能适应设计项目复杂多变的特点，以高效、迅速、灵活的方式为企业核心竞争力的培育，提供完善的信息平台支撑和保障。

建筑设计企业信息化战略的目标是打造全方位的信息管理平台，结合建筑设计未来信息化、传媒化的发展方向，无论身在何处，都能以信息平台为依托，实现管理目标。建筑设计企业项目管理系统未来将在跨地区协同管理、技术质量控制环节、电子档案共享环节等方面加大开发力度，与目前项目管理的强项结合起来，完善技术跟踪、技术判断、归档管理与利用等功能。在管理三要素中进度把握、成本控制实现的基础上，提高质量的可控性，前境广阔。

[1](美)凯文·福斯伯格，哈尔·穆兹，霍华德·科特曼著.许江林，刘景梅 译.《可视化项目管理》(第三版)，电子工业出版社，2011.

[2]邱奎宁，杨晓波.一种开放的项目信息管理系统架构[J].土木建筑工程信息技术，2009，1(2):92-95.