高校机构典藏库与商业数据库在灰色文献内容建设上的区别分析

●李欣荣（西华大学 图书馆，成都 610039）

1 引言

1997年举行的“第三次国际灰色文献会议”提出了对灰色文献的较为规范的定义：不经营利出版者控制，而由各级政府、学术单位、工商业界所产制的各类印刷与电子形式的资料。灰色文献的概念主要是相对于公开出版的标准出版物和非公开出版发行与交流的文献而言的。[1]

灰色文献资源一般是不公开出版发行的，流通渠道特殊，大多数也仅仅是在本单位、本系统内进行流通，有的仅局限于内部交流，或只传发给与本文献有关的部门及个人，制作份数少，容易绝版，再加上灰色文献的编辑、出版、发行也无固定的渠道，对灰色文献资源的收集、整理带来了一定的困难。

高校在长期教学实践与科学研究中积累了丰富的经验，其中教学方法研究，教学评估，精品课程资料，优秀教案、课件，教师自编教材、讲义和示范作品等在教学中的作用不可小视。如何充分利用现有平台优势收录这些灰色文献，为提高教学科研水平服务是高校图书馆应尽的义务和责任。

2 商业数据库对灰色文献的收录途径分析

目前对于灰色文献开发利用较好的数据库有：中国期刊网的“中国优秀博硕士论文全文数据库”，这是目前国内相关资源最完备、收录质量最高、连续动态更新的数据库；万方数据资源系统的“中国学术会议全文数据库”；中国知网的“中国重要会议论文全文数据库”等。商业数据库最常见的收录途径有如下几种：

（1） 通过传统采购获取。即广泛收集书目信息，从大量非正规渠道出版的书目订单上挑选出较有价值的灰色文献。由于灰色文献的传播渠道特殊，这种方式搜集的灰色文献在数量上非常有限，同时要求搜集人员具有较强的情报意识和情报获取能力。

（2）通过捐赠搜集。据调查，有相当一部分灰色文献存在于单位或私人藏书之中，需大力争取单位或社会各界人士把各类灰色文献捐献出来，让社会公众共知共享。但由于灰色文献往往涉及保密性，所以只能够是有权限的使用。

（3）付费向各高校购买。这是商业数据库获取灰色文献的最重要途径，但通过这一途径获取的灰色文献绝大部分是尚未公开出版的学位论文、学术会议报告等。

从多年来这些商业数据库的使用可以看到，这些商业数据库的点击率是非常高的，人们对它们的依赖性也越来越强。那是不是就认为这些商业数据库在内容建设上已经做得非常好了呢？下面我们将从机构典藏库和商业数据库在内容建设上的区别上进行分析。

3 高校机构典藏库与商业数据库中灰色文献内容建设上的区别分析研究

3.1 收录内容分析

（1）收录的资源类型。相对于商业数据库对灰色文献的收录，高校机构典藏库偏重于具有高校特色的灰色文献的收录，资源类型涉及广泛、内容复杂、信息量大、形式多样，往往是通过正规公开流渠道无法得到的文献资料。一个成熟的机构典藏库中存储了机构内教师和学生的智力成果，它可以是研究资料、教学资料、实验和观察数据、记录和反映机构历史活动的文件，也可以是期刊论文的预印本和已印本（post prints）、技术报告、官方报告（whitepapers）、研究数据、工作进程和重要图片资料等。

高校机构典藏库系统的灰色文献收录政策首先应是高校教师和科研人员的科技报告、会议论文、专利文献、博硕士论文等,在高校教师与科研人员开放存取意识提高后,再逐步扩展到收集科教研究数据、教学课件与电子教案、绘画及重要图片等有学术价值的灰色文献，阶梯性的提高机构典藏库的数据容量。

（2）收录的学科门类。中国期刊网的“中国优秀博硕士论文全文数据库”涉及8个学科门类：基础科学、工程科技、农业科技、医药卫生科技、哲学与人文科学、社会科学、信息科技、经济与管理科学。机构典藏库收录的学科范围是机构内所有学科以及学科代头人研究方向所涉及的学科门类。

（3）科学研究性质、目的和过程方面。商业数据库只能够收录灰色文献中非正式出版的研究成果，起到的预印本作用明显。对于科学研究中所产生的智力成果，如项目鉴定报告、科研数据、工作文稿、会议论文、学术报告等未通过公开渠道进行交流的成果，则无法进行收录。[2]

（4）用户对内容的管理。机构典藏库是采用自存储的模式进行内容管理的，机构内用户根据权限上传和下载资料，这对于灰色文献的内容建设非常重要，是商业数据库通过传统收录途径根本不能够达到的。

表 基于“机构典藏”平台的灰色文献与商业数据库中的灰色文献的区别

商业数据库收录的灰色文献，只能是尚未发表的非公开出版物，收录的资源类型、学科门类都是有选择性的，而对于教学、科研活动中间环节所产生的智力成果的收录能够做到的典藏深度非常有限，其对灰色文献的收录从数量上和质量上来说远远不及机构典藏库。

3.2 内容建设的数量分析

通过以上3种商业数据库最常使用的收录途径而获取到的灰色文献只能够是一些尚未出版的非公开出版物，资源类型集中在对教学和科研有较高价值的学位论文、会议论文、科研报告等方面，如文章的预印本（preprints）、后印本（postprints）、学年论文（theses）、学位论文（dissertations） 等，对于高校所特有的一些灰色文献的收录是很少，主要是因为这些灰色文献内容往往涉及保密以及数量零散，不易获取等因素。

机构典藏库对灰色文献的收录是通过自存储的方式进行的，并通过开放存取的方式供机构内所有成员免费使用。这种自存储的资料获取方式有别于传统商业数据库灰色文献的获取途径，有效地克服了传统商业数据库收录途径中存在的缺陷，为从数量上扩大灰色文献的获取范围提供了可能。

3.3 内容建设的质量分析

商业数据库灰色文献的收录体系由作者、数据库商、图书馆和读者等组成，中数据库商在整个过程中起着枢纽的作用，它是对灰色文献进行收集、加工和处理的中枢。图书馆在资金流中的中介作用比较显著，用于购买商业数据库的资金通过图书馆流向数据库商，而信息从商业数据库流向图书馆并最终到达用户手中。用户对于数据库的内容建设处于被动地位，即商业数据库提供什么，读者就使用什么。

机构典藏这一全新的内容建设模式，使得科研人员可以自行将资料上传到机构典藏库中，打破了传统学术交流过程中“作者-商业数据库-图书馆-读者”这一流通链，形成双向互动式学术交流，用户对灰色文献的需求可以不再依赖商业数据库，通过用户对数据库内容建设的自建、自管、自用来完成，直接从机构典藏库中获取大量免费的、高质量的灰色文献资源。因此，能够提供多种类型资源、学科门类，完整呈现科学研究全过程的学术交流平台是当前机构典藏库有别于商业数据库在内容建设上的优势所在。

4 结束语

在传统的学术交流体系中，商业数据库是最为重要的学术交流途径，而基于“机构典藏”模式下的高校学术交流则为灰色文献的揭示与传播提供了非常有效的途径，不仅起到了集中揭示和管理学术资源的作用,克服了传统商业数据库学术交流方式的不足。而且实现了对灰色文献的永久保存和广泛传播，将使灰色文献得到更好地利用。

[1] 付立伟，李水明.灰色文献的开发与利用[J].科技情报开发与经济，2010（12）：91互93.

[2] 李欣荣.高校图书馆机构典藏库内容质量控制分析 [J].图书馆，2011（1）：136互137.