用友ERP-U8软件操作员权限设置探讨

郭小芬 谢 歆

随着经济全球化趋势的发展和企业间竞争的加剧，企业对管理要求不断变化、提高，越来越多的信息都表明权限管理必须向更细、更深的方向发展，其目的是为了更好地发挥会计的监督职能，对不相容的职务进行分离与牵制，对重要事项进行监督与制约，更加突出了精细管理的特征。用友ERP-U8软件精细管理功能的执行是通过设置操作员权限来达到的。操作员权限设置是按照会计内部控制制度的要求，对所设立的用户也就是操作员进行权限分配，指定其对账套数据的处理权限以及操作范围，以便更好地保证数据的安全、完整。它除了提供用户对各模块操作的权限之外，还相应提供了科目和采购订单的金额权限管理以及对于数据的字段级和记录级的控制，不同的组合方式可以为企业的内部会计控制提供更为灵活、有效的方法。

一、功能级权限管理

功能级权限管理是指对某个操作员是否具备某功能模块相关业务处理的权限进行设置，这里所说的功能模块既可以是一个大的功能模块，如“总账”系统模块，也可以是该大功能模块下的子功能模块，如“总账”系统下的“凭证”—“凭证处理”子模块。设置功能级权限首先要将操作员分成账套主管或是普通的业务操作员，如果该操作员是账套主管则必须以系统管理员的身份注册“系统管理”后，先通过“权限—用户”命令增加此操作员，然后在建立公司账套的时候把他设置为账套主管；或是建立账套后通过“权限—权限”命令将其设置为某一账套的账套主管。将某一操作员设置成账套主管后，该操作员就自动拥有对这一公司账套的所有操作权限。如果是设置某普通业务操作员的功能权限，则可以以系统管理员或账套主管的身份注册系统管理，通过“权限—权限”命令设置其工作权限，所不同的是系统管理员可以分配该操作员系统内所有账套的操作权限，而账套主管则只能分配其担任账套主管的公司账套的操作权限。

在对功能级权限进行分配时，应特别注意不相容职务的相互牵制与分离。如要求记账人员与经济业务事项、会计事项的审计人员应职权明确，相互分离并且相互制约。

二、数据级权限管理

数据级权限和金额级权限的设置必须在“系统管理”中建立了用户并分配了其功能权限之后才能进行，其设置是在“企业门户”中通过“基础信息—数据权限”来进行的。数据级权限管理可以通过两个方面进行控制:一个是字段级权限控制，它是对单据中包含的字段进行权限分配；另一个是记录级权限控制，它是对具体业务对象进行权限分配。数据级权限管理实际上是功能级权限设置的细化，如给操作员“方伟”在功能权限设置中分配了“填制凭证”的权利，如果没有作进一步的限制，则方伟可以使用所有会计科目填制凭证，并且可以填制任何类型的凭证。但为了实现对会计业务的精细管理，以便更好地进行内部会计控制，我们可以通过“数据权限设置”设置“方伟”在填制凭证的时候只能使用部分科目，如只能使用“现金”、“银行存款”填制凭证或者只能填制部分类型的凭证，如只能填制“付款凭证”。数据权限设置账套主管可以进行，其他操作员在功能级权限中分配了此权限后也可以进行，但系统管理员不可以进行，因为系统管理员不能作业务处理，它根本注册不了“企业门户”。

在对数据级权限进行管理时，用友ERP-U8软件默认的记录级业务对象有科目、部门、工资权限、用户和仓库，如要对凭证类型进行控制，则必须把凭证类型添加到记录级业务对象中去，其操作方法是以账套主管的身份注册“企业门户”（其他普通操作员不能执行此操作），执行“基础信息—数据权限—数据权限控制设置”命令，在打开的窗口中对记录级业务对象进行权限控制设置。字段级权限控制设置也是采用相同的操作办法。

三、金额级权限管理

该权限主要用于完善内部金额控制，实现对具体金额数量划分级别，对不同岗位和职位的操作员进行金额级别控制，限制他们制单时可以使用的金额数量，不涉及内部系统控制的不在管理范围内。金额级权限管理可以从科目与采购订单两方面进行，科目金额级别控制是对操作员填制会计凭证时所涉及的会计科目从金额大小上进行的控制；采购订单级别控制则是在操作员填制采购订单时进行的金额大小控制。与数据权限设置一样，如操作员“方伟”在功能权限设置中分配了“填制凭证”的权利，如果没有作进一步的限制，则方伟在填制凭证时可以输入任何的金额，只要不超出预算或符合会计制度规定就行，但我们通过金额权限设置对其可以输入的会计科目进行金额控制，如在输入“银行存款”时其金额不能超过3000。

在对操作员进行金额级权限设置时，必须先设定对应的金额级别，级别总共分六级，然后再根据该操作员职权的具体情况，选择相应的金额级别。其操作方法如下:以账套主管或有金额权限分配权限的操作员的身份注册“企业门户”，运行“基础信息—数据权限—金额权限分配”命令，打开“金额权限设置”窗口，根据需要选择“科目级别”或者“采购订单级别”，点击“级别”按钮，即可进行会计科目或者采购订单的金额级别设置。从级别一到级别六，金额必须逐级递增，不允许有中间级别金额为空的情况存在，但允许最后有不设置金额的级别存在，企业可以根据管理的实际需要对每一级别设置相应的金额额度。金额级别设置完成后，点击“保存”按钮，然后回到“金额权限设置”窗口，在该窗口中根据操作员金额权限的不同情况，分别设置不同的金额级别。

四、对操作员权限设置的补充说明

无论是数据级权限管理还是金额级权限管理，在对操作员进行数据权限和金额权限的控制之后，各模块相应权限控制参数也必须启用，否则数据权限和金额权限控制不会起作用。如在“数据权限设置”中设置了“方伟”填制凭证的时候只能使用“现金”和“银行存款”这两个会计科目填制付款凭证，要想发挥这种控制作用，就必须在“总账”系统的凭证参数设置中勾选“制单权限控制到科目”和“制单权限控制到凭证类别”，如图1所示，这样“方伟”就不能使用其他会计科目制单，也不能填制收款凭证和转账凭证了。类似的总账系统参数还有“操作员进行金额权限控制”以及“制单、辅助账查询控制到辅助核算”、“明细账查询权限控制到科目”等等。只对数据权限和金额权限进行控制，不对参数进行控制，则数据权限和金额权限设置无效。

另一方面，在各模块相应权限控制参数中对参数进行了设置，但没有对操作员设置具体的数据权限和金额权限，则该操作员没有任何与参数控制相关的操作权限，如在总账系统中勾选了“制单权限控制到科目”，即使某操作员有填制凭证的权限，但因为没有对他通过“数据权限设置”设置其制单可以使用的具体会计科目，则该操作员也不能进行任何凭证的填制，因为其在填制凭证时无论选择哪一个会计科目都会弹出“没有使用此科目进行制单的权限”。

图1 凭证参数设置

总之，企业应根据自身的实际情况以及管理、控制的需要对操作员分配相应的权限。大中型企业经济业务繁多，控制严格，操作员较多，岗位分工很细致，在这种情况下，企业应对功能级权限、数据级权限和金额级权限这三个层次的权限结合使用，以充分利用ERP-U8软件精细管理的强大功能；小型企业经济业务较少，操作员不多，岗位分工不细，因此只需要设置功能级权限就可以满足经济管理的需要，没有必要再进行详细的数据级权限和金额级权限的设置。

[1]刘承焕等.用友软件产品存在的主要问题分析.中国管理信息化[J]，2008，（9）

[2]龚中华等.用友ERP培训教程[M]，北京:人民邮电出版社，2007.

[3]刘学敏.会计电算化[M]，北京:北京理工大学出版社，2011.

[4]孙莲香.财务软件应用教程（用友ERP-U850）[M]，北京:电子工业出版社，2006.