常见档案参考资料的编写方法(二)

二、组织沿革

组织沿革是系统记载一个机关、企业、地区或专业系统的体制、组织机构和人员编制变革情況的一种编研材料。它分为机关组织沿革、企业组织沿革、地区组织沿革和系统组织沿革等几种类型。内容大致包括机关（企业、地区、系统）概况、机构名称改变、地址迁移、成立、撤销或合并时间、隶属关系、性质和任务、职权范围、领导人员变动、编制扩大与缩小，以及内部机构设置等方面变化情况。

1.组织沿革的体例

一般说来，组织沿革的编写体例主要有编年法、系列法和阶段法。

编年法是按年代顺序逐年编列出某一机关或地区或专业系统的内部组织机构设置及其负责人情况的方法。编年法能比较清楚地反映出机关组织机构产生、发展变化的脉络，符合组织沿革的“时间性”要求。它比较适用于组织机构常有变化的机关或地区或专业系统的组织沿革的编写。

系列法是以组织机构为主线，对每一组织机构及其主要负责人沿袭变化的始末进行系列编写的方法。系列法能够比较清楚地反映出机关的整个组织体系和每一组织机构及其负责人变化的历史线索。系列法要求一个机关或地区或专业系统有多少机构，在组织沿革中也相应地列出多少个机构系列。它比较适用于组织结构相对稳定、变化不大的机关组织沿革的编写。

阶段法是根据机关或地区或专业系统发展历史上的重大变化，自然地分为若干阶段，然后在每一个阶段内划分为若干系统系列进行编写的方法。阶段法符合党政机关的发展呈现出一定的阶段性、在一定的阶段内又保持相对稳定的特点，能比较完整地反映机关内部组织机构、人员编制、领导成员以及主要职能、隶属关系的沿袭和变革的历史线索，使人们对整个机关各阶段内的组织沿革一目了然。

2.组织沿革的形式

组织沿革的形式有以下几种：文字叙述的形式、图表的形式和文图并用的形式。在编写中，通常对历史沿革、主要职能和任务部分多用文字叙述，对机构、人员变化情况则多用图表。这样文图并茂，既能减少篇幅，又条理清楚、便于查找。

三、全宗指南

全宗指南是以全宗为对象，以文章叙述的形式，报道立档单位及其所形成的档案的内容、成分等情况的档案参考资料，又称全宗介绍。

全宗指南的内容包括：

1.立档单位和全宗的历史概况。此部分可简要叙述立档单位成立的时间、人数、机构设置情况，主要领导的配备，立档单位的性质、任务及主要职能活动，隶属关系以及全宗历史的沿革等。

2.全宗内档案内容和成分的介绍。这是全宗指南的主体部分。主要叙述档案的来源（文件的作者）、内容、形式（文件的种类、制成材料等）、可靠程度、时间和利用价值。关于介绍方式，一般有按档案内容和立档单位的组织机构介绍两种方式。具体采用哪种方式需要考虑档案系统化基础和如何便于利用等问题。

按档案内容介绍全宗内档案时，应当根据立档单位的工作性质和工作任务确定一定的大题目和小题目。在介绍每一题目的档案时，首先应当指明题目的准确名称，其次说明该题目档案所属时间和案卷的数量，然后再进一步介绍该题目范围内档案的内容和成分。按组织机构介绍档案时，首先指出该组织单位的名称（包括以前使用过的名称）和存在时间，其次指明该组织单位的工作职能、任务和案卷的数量，然后再介绍该组织单位内的档案内容和成分。如果组织单位内的档案数量较多，可以在组织单位内拟定若干小标题（即小题目），然后按小标题叙述该组织单位的档案。

在具体介绍全宗内各部分档案时，可采取三种方式：

第一种是简要介绍。即将各案卷综合、概括地介绍。这种方法的好处是篇幅短小精炼，编写迅速，阅读方便。但是因为比较简略，可能就难以满足利用者全面详细的要求。

第二种是详细介绍。即将案卷逐个介绍，甚至注明卷号、起止日期、页数等。它可以为利用者提供较多的信息，但篇幅较长，阅读费时，因此这种方法一般适用于具有特别重要价值的全宗。

第三种是重点与全面相结合的介绍。即对一般案卷作综合、概括介绍，对特别重要的案卷或个别文件作比较详细的介绍，并指明卷号、起止日期、页数等具体情况。

3.全宗指南的辅助材料。此部分主要包括：关于利用全宗内档案材料的说明（利用方式、服务手段、利用效果），有关立档单位历史和全宗历史的参考资料（自编参考资料的种类、数量）等。