浅析高校毕业生人事档案的知情权

宋平

摘要: 人事档案因其管理模式和保密制度，让当事人无权查阅本人档案，无法掌握个人档案记载的内容。现如今，人事档案管理工作必须要顺应历史变革，满足社会文明进步需求。对高校毕业生而言，几页“缺乏事实根据的对当事人不利的材料”，推迟一年半载的调动人事档案，都能彻底影响到毕业生今后的择业就业。故此及时赋予当事人对自己人事档案的知情权是解决此类问题的关键。

关键词:高校毕业生 人事档案知情权

一、高校毕业生人事档案现状

（一）被忽視的人事档案

高校毕业生个人人事档案是其自身学习工作经历的记载，关系到切身利益和前途。其个人档案归哪级人事部门管理，保存在何地，内容是否齐全完整真实，保管状况如何，内容是否有遗漏，档案在转递中是否丢失，应找何种部门解决等问题,本人都应知情。但实际上却往往是高校毕业生对自己的档案情况一无所知。

根据近年来档案馆查阅档案统计显示，就上山下乡、招工手续、核实工龄、年龄等方面内容的约占档案馆查询利用总数的30%。其中的查询涉及查询人档案中缺少的原始招工录用表，或者是上山下乡连续计算工龄材料未归档，更有甚者在调动工作过程中，将自己的档案在转递中丢失。由于目前面临大批工人退休、企业改制工人买断工龄等情况，缺少原始资料对本人的工龄、年龄等无法认定，直接影响到劳动人事部门办理有关手续。然而高校毕业生人事档案是人员信息记录载体，随着社会主义市场经济的不断飞跃，人才资源的需求越来越迫切，人才流动的速率也逐步增加。故此，要进一步加强高校毕业生人事档案管理，让高校毕业生了解到人事档案知情权的重要性，才能更有效地为用人单位提供信息，为高校毕业生提供良好的就业机遇。

（二）人事档案内容

在毕业生的人事档案袋中，主要包括4项内容：《高校毕业生就业协议书》、《全国普通高等学校本专科毕业生就业报到证》、《学生集体常住人口登记表》或《户口迁移证》，以及个人人事档案。其中个人人事档案包括以下几类：第一类，履历材料；第二类，自传材料；第三类，鉴定、考核、考察材料；第四类，学历和评聘专业技术职务材料（包括学历、学位、学绩、培训结业成绩表和评聘专业技术职务、考绩、审批材料）；第五类，政治历史情况的审查材料（包括甄别、复查材料和依据材料，党籍、参加工作时间等问题的审查材料）；第六类，参加中国共产党、共青团及民主党派的材料；第七类，奖励材料（包括科学技术和业务奖励、英雄模范先进事迹）；第八类，处分材料（包括甄别、复查材料，免于处分的处理意见）；第九类，录用、任免、聘用、转业、工资、待遇、出国、退（离）休、退职材料及各种代表会代表登记表等材料；第十类，其他可供组织上参考的材料。

（三）人事档案对高校毕业生的影响

目前，很多高校毕业生的档案意识都不强，认为自己的个人档案“可有可无”。而实际上无论是在原单位供职的人，还是到新单位就职，个人在办理社会保险、领取失业金时,个人档案内记录的工龄、工资、待遇、职务、社保参保年限等都是重要依据，若个人档案中记载的内容不详尽则无法进行准确计算。其次，影响高校应届毕业生转正定级和工龄计算。现如今，许多高校毕业生找到工作后，并没有及时办理应届毕业生人事档案关系调入手续,因此导致工作几年后自己人事档案内的材料仍然显示学生身份，从而影响了转正定级，同时也影响到自己工龄的核算以及退休后退休金的计算。第三，耽误职称评定和工作调转。部分高校毕业生大学毕业以后，自我随意性很强，认为人事档案自己拿着就可以。档案既没有提交单位,也没有存放到指定的人才服务中心。因此职称评定就会因档案内相关手续不全而受到影响。有些高校毕业生虽然在毕业后把人事档案存到了人才服务机构，但并没有及时办理就业手续（招工表），等到几年后调动工作时，才突然发现需要办理参加工作后的所有手续,并需在转正定级后才能办理人事关系的正式调动。第四，忽视人事档案将导致留学人员保险断档。现在自费出国留学人员与日俱增，但当许多学子海外深造归来，纷纷准备大显身手大展宏图之际，却发现当时自己的人事档案由于存放不当，导致无意间做了几年“无业游民”，给今后的工作带来诸多不便，无法在新单位上保险，更有甚者影响到了医疗保险的报销，出现一旦发生大病住院便没人管的情况。

二、知情权对高校毕业生的重要性

（一）人事档案知情权

人事档案因有其固定管理体制和严格的保密制度，长期以来被蒙上一层神秘的面纱。当事人无权查阅本人档案，也就无法掌握自己个人人事档案内所记载的内容，故此，公民的知情权受到了限制。目前，随着人们档案意识、自我法治意识的增强，个人档案不齐全不真实引发的官司屡屡出现。所以，作为个人档案的当事人对其档案的部分材料应具备一定知情权。而所谓人事档案的知情权，主要是当事人合法拥有的对人事管理部门保管的有关自己的档案材料状况及其利用情况等进行知晓的权利，用人单位合法拥有的对其员工人事档案记录内容的客观真实程度的知晓权利。

（二）应赋予高校毕业生人事知情权

适当程度的向高校毕业生公开人事档案材料内容，避免高校毕业生出现类似青年作家汤国基近日以名誉侵权状告母校益阳城市学院(原益阳师专)和宁乡教育局的情况。该事件起因就是其就读益阳师专期间，档案中写有“考虑到该生长期患有头昏失眠等疾病，有时有精神反常现象”评语，致使汤国基大学毕业后，一直无法找到接收单位，生活状态极不稳定。因此适当合法地让高校毕业生了解个人人事档案，可以缓解这种矛盾。否则，一旦当事人通过其他途径获悉其人事档案内容，发现档案内记录材料与事实不符，甚至对其进行“无中生有”的恶意中伤或侵害个人名誉，就很可能与用人单位乃至高校对薄公堂。

因此，尽管受保密原则的约束，还是要正确认识高校毕业生人事档案的知情权，虽然高校毕业生无权调阅自己的人事档案，但还是要在一定程度上让他们对自己的人事档案“心中有数”。这样不仅可以提高高校毕业生的档案意识，也可以对人事部门的工作形成有效监督，防止再次出现汤国基这样的冤假错案，有效保障个人权益。

参考文献：

1.马良生.档案管理概论[M].合肥:安徽人民出版社.2003.

2.边树鹏，张云红，陈旭锋.可实行干部档案内容向本人公开[J].理论导刊,1997(6).

3.纪红卫.知情权保护的呼唤:人事档案向本人有条件开放[J].浙江档案,2002(3).

作者单位：河北省石家庄铁道大学