关于做好干部人事档案管理工作的几点思考

张丹丹

摘要：新的形势和任务，对干部档案工作提

一、充分认识干部人事档案管理工作的重要意义

胡锦涛同志指出：“档案事业是一项崇高的事业，是党和国家事业发展的一个不可缺少的方面。借助档案，我们能够更好地了解过去、把握现在、预见未来。”贺国强曾经说过：“干部档案工作是组织人事工作的重要内容，也是坚持公道正派地选人用人的重要基础。”近年来，随着干部人事制度改革的深化，很多单位放松了对干部档案管理工作的管理和重视，材料入档不及时或者直接不入档，严重影响了干部档案的收集整理工作，这些做法是错误的、有害的。干部档案工作是组织人事工作的重要组成部分，是干部工作、人才工作的基础性工作和重要环节。新的形势和任务，对干部档案工作提出了新的更高的要求，我们必须从全局和战略的高度，不断深化对做好这项工作重要意义的认识，进一步增强责任感和紧迫感。

二、干部人事档案管理工作的现状及存在问题

档案观念淡薄，思想认识不到位。干部人事档案是干部个人经历、活动、表现等的记载，是历史、全面地了解识别干部和正确选用干部的基础，是做好干部工作必备条件之一，直接影响到干部工作的效率和质量。在新时期情况下，其作用愈来愈突出。作为管档机关一定要高度重视，为干部的选拔、任免等组织工作做好准备。但是各个机关部门都不同程度存在问题，其主要表现在以下两个方面：

一是领导不够重视。火车跑得快全靠车头带，档案工作做的如何，全看机关领导对于档案工作支持的态度。但是在多数情况之下，领导并没有对档案工作重视，表现在没有设置专人专职，一般情况下找兼职人员，这些人员对于档案工作理解甚少或者其根本不懂档案业务，这样使得档案工作因为用人不当而受到耽误。

二是档案工作者自身不够重视。吃这碗饭就要担这份责，干这份差就要操这份心。但有的人员责任心不强，对于自己分管的档案工作兼而不做或是无心做好档案工作。加之档案人员频繁更换，没有继承性、延续性，这样使得档案工作搁浅。

三是档案队伍整体素质、力量配备跟不上业务的要求。档案工作是一项业务性很强的工作，做好干部人事档案的管理，档案人员既要有一定的档案专业知识，又要有强有力的硬件设备作为后盾。但干部人事档案管理人员数量不足。随着管理体制改革进一步深化，转变政府职能，调整组织机构，精简人员编制，原有的干部人事档案管理体制受到冲击，有的被削弱，有的被精简，档案人员身兼数职的现象较为普遍，专职管档人员数量严重不足，一定程度上影响档案管理工作的水平。到目前为止，有好一些单位对于干部人事档案基础设施方面的建设不够，主要体现在：档案管理设备陈旧、硬件配备不齐全、基础环境不好，不能适应电子时代的要求。干部人事档案的现代化管理水平不高，制约干部档案的作用的充分发挥。加之当前材料入档、整理档案任务繁重，档案管理人手不足与管理水平落后之间的矛盾十分突出。

三、认真做好新形势下干部人事档案工作

（一）夯实基础，实现干部档案收集工作的“四化”

干部档案材料的收集贯穿于干部档案管理工作始终，是干部档案管理工作的基础。干部档案材料的收集工作，要明确职责，密切配合，一是管档人员必须按照《干部人事档案材料收集规定规定》的要求，经常地、有计划地将反映干部德、能、勤、绩、廉的材料收集归档。管档人员须定期和不定期收集归档各单位的档案材料。工资、年度考核、党团等材料可以每年固定一定时间通知各单位将有关材料归档；奖励、处分、评聘专业技术职务、职称等材料可以不定期收集归档，但也可以确定每月或每周的固定时间收集一次，从而形成档案收集工作的长效机制，确保档案的完整性。管档人员要加强于档案材料形成部门的联系，及时掌握信息，规范材料形成格式，增强材料收集的针对性和主动性。每年固定时间及时联系两办、机关党工委、妇联、工会、团委、考核办等部门，及时掌握信息，催促各单位及时将档案材料归档。二是各部门、单位要确定熟悉业务的同志担任联络员，作为办理干部档案工作业务的专门人员。联络员要动态掌握本单位干部的职务任免、工资调整、教育培训、受表彰奖励等情况，搞好入档材料的收集、鉴别，对材料内容的真实性、完整性负责，并及时报送档案材料和干部信息。

从根本上搞好材料收集工作必须建立一整套完整、科学的材料收集制度和方法，是一项长期而又艰巨的任务。工作实践证明，档案的收集工作要向更科学、更高层次发展就必须做到“畅通化、规范化、组织化、制度化”。

（一）畅通化。畅通化就是档案管理部门与各单位建立联系，疏通工作渠道，掌握信息，把形成档案材料的各有关单位和收集部门这两者紧密地联系起来。收集工作的畅通化是搞好收集工作的保证，档案工作如果缺少和形成档案材料单位的经常联系，也就失去了材料的来源，信息的反馈和渠道的畅通。

（二）规范化。规范化就是掌握好材料形成规律，加强对各单位材料形成的指导，使材料达到组织上的要求的规范程度。对收集上来的每份档案材料，要逐件、逐页进行严格审查，不合格的当时退回，整理合格后再及时归人档案，从而保证材料归档质量，为查阅提供了可靠、准确的依据，同时避免了材料形成中走弯路。

（三）组织化。组织化就是档案管理部门配备至少一名专职人员从事档案管理工作，各单位确定一名同志担任联络员，强化组织领导，加强训练，提高素质，让他们在各自的单位中发挥应有的作用。在工作中能及时的把信息反馈上来，又能按照档案部门的要求，搞好材料的收集、整理工作，使材料能够按照要求时间及时归人档案。有了这样一支档案员队伍，就能有力地促进档案材料收集工作的开展。

（四）制度化。制度化就是根据工作要求，建立起必要的规章和各种管理制度，使收集工作制度化。如，按照制定的“定期清理核对制度”，每半年对每个干部档案进行一次清理，发现材料不全的，立即向有关单位发出“干部档案所缺材料登记表”，要求按时补上，使每个干部档案材料达到材料全、内容完整、使用方便。根据制定的“定期索要制度”中的“要求材料形成十日之内归人档案”的要求，坚持通过信函、电话按时向有关单位索要材料，保证形成材料不在基层单位积压，及时归档，使干部档案工作及时、准确地为干部管理工作提供有效信息。