浅述泸定水电站工程档案管理体系

周 靓，黄润泽

（四川华电泸定水电有限公司，四川 泸定 626100）

1 工程档案管理概况

泸定水电站位于四川甘孜州泸定县境内，大渡河干流中游，为大渡河干流规划调整推荐22级方案的第12个梯级电站。电站采用大坝挡水、右岸引水至地面发电厂房混合开发方式。最大坝高79.5 m，装机容量920 MW。工程枢纽主要由粘土心墙堆石坝、泄洪建筑物 （3条泄洪洞）、引水发电系统等建筑物组成。

泸定水电站按照国家、省有关重大建设项目档案管理标准、规范，制定了项目档案分类方案，现已接收水电站工程截流阶段所形成的招投标、设计、1号导流洞等项目档案816卷。现有临时档案库房120余m2，档案柜96组，档案室配备有计算机、打印机等硬件设施，基本具备档案的保管保护条件。归档文件材料的制成材料和字迹材料符合规范要求，签字手续完备，内容真实准确，移交手续完备，整理规范，编有检索利用工具。根据泸定水电站工程档案具体需求，修改后的档案管理软件能顺畅地进行检索查询以及打印档案编目需要输出的案卷封面、卷内目录、备考表、全引目录等文字表格，这既使工作效率显著提高，也有效的保证了档案数据的准确和规范。

2 工程档案管理体系的建立

2.1 档案管理体系的设置规范化

泸定水电站按照统—领导、统一制度、分级管理的原则，对工程档案实行集中统一管理，成立公司内外归口中心——工程档案室。为确保档案管理工作顺利进行，成立了工程档案领导小组，指导、协调档案管理工作，同时也要求各参建单位成立工程档案收集、整理工作领导小组，设立工程档案收集、整理机构，负责对本单位形成的工程档案编制、收集、整理和归档等工作的协调，并按照有关要求安排落实移交本单位所承担项目的工程档案，形成业主—监理—档案室—各参建方的4级档案管理网络，形成全面的工程档案资料收集渠道，为工程项目建设提供更好的服务。

在健全组织机构设置的基础上，泸定水电站结合自身实际情况，制定了档案例会制度，定期召开。每一次例会通过对上一阶段工作的检查和总结，全盘掌握档案工作全貌，这样既可以集中解决工作中遇到的普遍性问题，又能保证合理安排下一阶段的工作计划，还为参建各方互相交流经验、取长补短提供了平台，在控制档案质量上起到了良好的作用。档案例会上形成的决议性意见则以会议纪要的形式及时下发，以便各方参照执行。

2.2 档案管理体系的制度科学化

根据国家档案管理的法律、法规，泸定水电站档案室先后编制了 《泸定水电站竣工档案收集整理细则》、 《泸定水电站竣工档案分类实施细则及说明》、 《泸定水电站工程建设档案收集范围和保管期限表》、 《泸定水电有限公司工程档案室职责》、《泸定水电有限公司工程档案管理制度》、 《泸定水电有限公司工程档案管理实施细则》、 《泸定水电有限公司工程档案借阅管理制度》、 《泸定水电有限公司声像档案管理制度》、 《泸定水电有限公司工程档案库房管理制度》、 《泸定水电有限公司工程档案保密制度》等一系列制度，进一步明确了档案工作的基本任务、工作体制、立卷要求、归档范围，规定了参建各方以及泸定水电站各职能部门档案收集整理的职责，并将这些规定纳入到泸定电站公司的管理制度，贯穿于工程建设过程中，使工程档案管理有了可靠的制度保证。为提高各参建单位档案人员的积极性，进一步健全泸定水电站工程档案制度，还补充了 《工程档案 （资料）达标考核奖惩管理细则》。

2.3 档案管理体系的质量标准化

泸定水电站档案室严格要求参建各方做好职责范围内的工程档案整理、组卷、编目、归档工作，遵循工程档案的形成规律，既保持档案资料有机联系，又使单项工程相互独立，遵循档案利用的原则，构成分类清晰、连续成套的标准化竣工档案。遵循“谁形成、谁收集、谁整理归档”的原则，要求参建各方严格执行泸定水电站竣工档案编制要求。通过定期组织召开档案例会、开展专家现场咨询会的形式加强与各参建方的沟通，强化档案质量意识，个别辅导和集中学习相结合，深入到各参建单位现场，在工程文件材料的形成阶段就做好档案质量控制和把关 （如原件、正本、签字、格式的规范、闭环管理等），及时发现和纠正出现的问题，确保档案的形成质量，减少因意见不一致而造成的返工工作量。杜绝不合格工程档案入库，通过归档质量的层层把关，严格遵守竣工文件编制、审核、验收，对不合格档案提出整改意见，并要求限期整改提交复查，力争移交精品工程的同时移交精品档案。

3 实施工程档案管理体系采取的措施

在泸定水电站工程建设过程中，影响工程档案收集归档的因素主要有工期紧、任务重，部分人员不重视等原因。针对于此，泸定水电站采取有效措施，从增强档案意识入手、从强化制度执行力和坚持有效控制等方面多管齐下，管促结合，确保工程档案收集归档工作的正常有序进行。

3.1 增强档案意识，转化档案管理观念

为确保工程档案的完整、准确、系统，就要特别注重平时对档案的收集和积累，必须把事后控制改为事前控制，将项目档案的管理从末端移到前沿，将后续工作变为前置条件，把档案工作从一个工作环节扩展为贯穿始终的全程控制的记录体系，要将档案工作和工程建设一样纳入程序管理，与工程建设的各阶段同步进行，从项目筹划、开工时就先期导入档案管理，直至竣工验收，使工程档案形成首尾相接、互为因果、全程控制的记录体系。

泸定水电站开工初期，就在参建4方的各级领导和相关人员中广泛地开展档案工作重要性的宣传，统一思想，提高了大家对档案工作的认识；此外档案人员还走访各参建单位，进行归档工作方法、程序的辅导，不断强化归档意识。因此，各参建单位在项目开工之初，档案的收集就纳入了日常管理，提前介入，把对工程档案质量的要求贯穿到档案形成的全过程。

3.2 提供组织保障，强化制度执行力

企业中涉及档案的人和行为不仅只有档案人员，还同时涉及企业内相当多的部门及人员，对这些人和行为引用档案标准进行管理在许多情况下是不适当的，这就需要从另外的角度，即企业行政管理的角度来考虑。泸定水电站建立了覆盖业主、设计、监理、施工等单位的工程档案业务管理网络，并逐步落实奖惩管理制度，强化控制手段，严格执行相应的考核制度，责任层层落实到岗，对竣工档案编制优秀的先进单位表彰奖励，对进度滞后质量不达标的参建单位进行通报批评和惩罚，强化档案制度的执行力度。

3.3 提高业务素质，加强专业培训

为进一步提高档案工作的规范化、科学化管理水平，从2007年至今，泸定水电站共派档案管理人员10余次参加国家档案局、四川省档案局、华电国际、清华紫光等单位举办的关于档案知识、重大建设项目档案整理以及档案程序应用的学习，较快的提升了档案人员的专业知识水平和实际操作能力。另外，还积极参加四川省甘孜州档案局经科协作组组织的学术交流活动，加强了与兄弟单位的交流。

3.4 注重过程跟踪，坚持有效控制

为了保证文件材料收集的完整性、准确性和系统性，泸定水电站重点设置了3项有效控制措施。

（1）坚持工程档案工作与电站建设三同步：工程建设开始，档案工作就已同步进行，在制定工程项目计划时，也对档案工作提出相应的要求和计划；在签订合同、协议时，同步明确规定竣工图的编制和工程档案的收集、整理及移交等条款，从源头对档案进行控制；档案人员认真履行职责，同步参加设备、仪器开箱验收，按规定将有关文件收集到档案室，及时归档。

（2）坚持将档案工作实行 “三纳入”： 将工程文件材料的形成、积累、整理、归档工作纳入工程项目建设管理工作；纳入施工管理及考核范围；纳入有关人员岗位职责。

（3）坚持将上级指导和内部自查相结合：为了确保竣工档案符合国家档案规范要求，在档案管理体系建立的各个阶段，联系有关领导和专家对过程进行指导检查，经常向档案专家请教、交流，并积极参与工程质量4次阶段性巡检、年度达标投产检查，深入解析工程档案阶段性进展状况，总结自检报告。

4 结语

水电站工程建设是一个动态的过程，从工程建设的立项、设计到施工、阶段验收、竣工验收，工程档案都处于一个相对变化的动态阶段，直至竣工验收以后，才能相对稳定。工程档案记载了工程建设的全过程，是项目工程的宝贵信息资源。要进一步提高工程档案管理，仅靠档案工作人员埋头进行具体业务工作远远不够，建立并不断完善工程档案管理体系确实有着举足轻重的作用。

［1］ 邓秀梅.成都地铁工程项目档案管理体系探索［J］.四川档案，2010（1）:52-53.

［2］ 杨培鹰，王毓慧.论企业档案管理制度体系的建立［J］.中国档案， 2002（11）:28-29.