浅谈Excel在高等职业院校人才培养工作状态数据采集平台中的应用

张淑敏

（天津生物工程职业技术学院 ，天津 300462）

浅谈Excel在高等职业院校人才培养工作状态数据采集平台中的应用

张淑敏

（天津生物工程职业技术学院 ，天津 300462）

数据采集平台是利用Excel开发的框架结构软件，具有数据导入、导出、查阅、汇总等功能，使用Excel的常用命令，可以对数据采集平台的数据进行更深入的分析。

数据采集平台；筛选；分类汇总

教育部要求从2008年开始，高等职业院校每学年度须按要求填报 《高等职业院校人才培养工作状态数据采集平台》。到目前为止，数据采集平台已经做了三次版本的升级，该软件正逐步完善化、合理化，许多院校己经把数据采集平台作为教学管理的重要手段，作为提高数学管理水平和管理质量的重要途径。

1 数据采集平台的主要功能

数据采集平台是一款基于Excle设计的集数据查询、数据汇总等多种功能于一体的数据框架软件。数据采集平台主要具有以下三个基本功能：

（1）统计汇总功能，重在反映现状。数据采集平台能够反映学校的现状，是当前数据采集平台工作的重点。

（2）管理监控功能，重在规范管理，提升管理水平。数据采集平台给学校提供了一种有效的管理工具和方法，引导院校建立可靠、高效的内部质量保障体系，使教学管理更加规范、更加到位，推进学校管理模式以及管理方法的改革，使之更加科学化、信息化。

（3）分析开发功能，重在提供决策依据。数据采集平台具有统计、分析、开发等功能，能够自动生成多层次的统计数据。随着采集平台建设的不断完善，这个功能将会越来越强，学院及时、准确地将数据采集平台中的数据转化成有意义的信息，使平台应用于宏观管理，并为调整工作提供科学的决策依据。

2 用Excel对数据采集平台中的数据进行分析

数据采集平台是一个框架结构，2010版数据采集平台共包括11个一级项目分类、49个二级项目分类、39张数据采集表、4张数据汇总表、约750个数据采集指标、约150多个数据汇总指标。大量的原始性数据为管理者提供了决策依据，同时，有限的汇总性数据，也给管理者分析问题带来了一定的难度。本人根据自己的工作经验，向数据采集平台的管理者，介绍如何使用Excel对数据采集平台中的数据进行分析。

（1）使用数据采集平台汇总功能直接查阅数据

学校按照数据采集的原则，将回收数据表导入到数据采集平台后，点击平台中的“数据汇总”功能按钮，平台将会自动生成4张汇总表，管理者可以单击状态数据目录页中的二级项目分类目录名，直接进行数据查阅。

（2）使用Excel排序、自动筛选、分类汇总等命令分析数据

因为数据采集平台只能生成4张汇总表、约150多个数据汇总指标，所以，管理者在数据分析过程中，有许多数据是不能在平台汇总表中直接查阅的。如在数据采集平台中，表A6.1.1为“校内专任教师基本情况”，汇总表中生成的数据包括教师的学历、职称、年龄等数据。为了避免管理者在使用数据采集平台时对数据结构进行修改，平台开发者已经对数据表进行了加锁，管理者不能直接在平台中对数据进行排序等操作，另外，为了避免误操作造成对平台数据的破坏，管理者也不宜直接在平台中进行数据分析，所以，我们在对数据进行整理、分析时，可以先将需要分析的数据复制到一张新表中，然后再对数据进行处理。下面通过几个实例介绍一下Excel在数据平台中的应用。

2.1 实例一

统计各部门专任教师人数，操作如下：

（1）复制数据。打开数据采集平台→在状态数据目录页中单击A6.1.1“校内专任教师基本情况”目录名→打开“校内专任教师基本情况表”→新建一个空白文档（文件→新建→空白工作簿）→在A6.1.1表中选中所有数据→单击编辑菜单→复制→在新建的空白文档中，单击A1单元格→编辑菜单→粘贴。

（2）编辑数据表中的数据。将A6.1.1表中的数据全部复制到新文档后，有些数据行会出现类似乱码的数据，其实这些数据是从原平台数据表中复制过来的公式，我们先将这些数据行删除；部分表格的表头行是由两行单元格合并而成的，数据处理之前，需要将合并的单元格取消；此外，因为表格数据列较多，为便于查看数据，也可适当调整数据表的行高列宽等。

（3）排序。在进行数据汇总之前，需要完成一件重要的工作，即按汇总字段进行排序，本例是要按教师所在部门进行汇总，所以汇总字段为“所属系部”，操作方法为：指针置“所属系部”列（任何一行均可）→数据→排序→选择升序或降序，排序操作也可在定位指针后，直接点击工具栏上的排序按钮（升序）、 （降序）。

（4）数据汇总。按照教师所属系部统计人数，操作步骤为：指针置数据区域中→数据→分类汇总→在弹出的对话框中，设置分类字段、汇总方式、汇总项三个参数，在本例中，分类字段选择“所属部门”，汇总方式选择“计数”，汇总项选择“姓名”→确定，各部门的教师人数马上汇总在本系部最后一行数据的下方。

（5）取消数据汇总。数据汇总后，为了便于其他数据的查阅，可取消汇总结果。操作方法为：指针置数据区域中→数据→分类汇总→在弹出的对话框中，选择“全部删除”→确定。

本例也适用分析各专业的师资情况，因为数据表中没有专门设置“专业”这一列，无法按“专业”字段进行排序和分类汇总，但数据表中的“职工号”，其前六位是教师所在专业的专业编码。所以，我们可以先对数据处理再进行分析，即只保留职工编码的前六位，然后再按上面的方法进行排序和分类汇总操作，即可统计出各专业的师资情况。

2.2 实例二

查看全部骨干教师的数据，操作如下：

（1）筛选数据。指针置数据表的表头行（表格第一行）→数据→筛选→自动筛选→表头行字段名右侧出现筛选箭头→单击“是否为骨干教师”字段名右侧的筛选箭头→选择“是”，屏幕上只显示符合条件的数据行，其他数据行暂时隐藏。如果需要更换筛选条件，如需要显示非骨干教师的数据，只需要再次单击“是否为骨干教师”字段名右侧的筛选箭头，选择“否”即可。

（2）取消筛选。数据分析处理后，可以取消筛选。操作方法为：指针置表头行→数据→筛选→自动筛选→筛选箭头消失。

此例可广泛应用于数据采集平台中的多种数据分析，如表A7.2为“开设课程”，我们可以通过筛选操作，分别按专业、班级等字段查看、分析数据。数据表中是否有数据项漏报，我们还可以使用筛选操作进行查验，即单击某字段名右侧的筛选箭头，选择“空白”即可。

有时需要对数据进行更详细的分析，可将筛选出的数据，复制到另外一张工作表中，继续进行处理比如，把筛选出的某专业教师数据复制到新工作表中，然后再对这个专业的教师进行更详细的分析。

因为数据采集平台是基于Excel开发设计的，所以对于数据的常用分析操作使用Excel进行处理，操作方便，容易掌握。

3 结 语

2008年，教育部启动《高等职业院校人才培养工作状态数据采集平台》工程，充分体现了高职教育重在内涵建设的教育理念。数据采集平台全面、系统地反映出了一个学校整体概况，动态地体现了学校的建设情况，科学地管理与使用数据采集平台，可以为学校健康、快速地发展提供有力的依据，并为调整工作提供科学的决策依据。

Abstract：The data acquisition platform provides a framework based on the use of excel and can be used for the input,output,searching,summarizing and even further analyzing of the data by employing the common orders of excel.

Key words：data acquisition platform；select；categorize and summarize

Application of Excel in Data Acquisition Platform of Talents Cultivation Status in Higher Vocational Colleges

ZHANG Shu-min
(Tianjin Vocational College of Bioengineering，Tianjin 300462)

TP311

A

1673-1980（2011）03-0173-02

2011-01-26

张淑敏（1974-），女，天津人，讲师，天津工业大学在读硕士研究生，主要从事数据采集平台管理工作。