对人事档案管理的几点看法

侯立丽 唐山师范学院玉田分校

对人事档案管理的几点看法

侯立丽 唐山师范学院玉田分校

本文从传统人事档案管理的弊端、需要建立一种开放型人事档案管理模式、两种管理模式处于并存发展阶段三个方面阐述个自己的观点和看法。

人事档案管理；弊端；开放模式

人事档案是人事管理活动中形成的，记述和反映个人经历和德才表现，以个人为单位组合起来，以备考察的文件材料。主要是由人事、组织、劳资等部门在培养、选拔和使用人员的工作活动中形成的，是个人经历、学历、社会关系、思想品德、业务能力、工作状况以及奖励处罚等方面的原始记录。是个人参与社会方方面面活动的记载和个人自然情况的真实反映。随着中国特色社会主义市场经济的不断发展，各项制度不断更新，人事档案管理工作必须进行相应的改革和创新，才能适应社会主义市场经济的发展。

一、传统的人事档案管理存在弊端，急需要改革

我国人事档案制度产生于20世纪50年代，它是建立在计划经济体制下的，是中国干部制度的附属物，是干部身份的典型符号，它与普通的百姓毫无关系——农民、体制外公众以及其他弱势阶层或没有档案或档案意义不大。它作为一项常规性的公共管理工具对中国的信用建设、干部管理、国家安全、福利分配等方面作出了不可磨灭的制度性贡献。但随着改革开放的进程加快和社会主义市场经济的纵深推进，传统人事档案制度的身份性和体制性弊端日益显露。“死档弃档”、“虚假档案”、“人质档案”、“人档脱节”、“档案克隆”等现象也日益增多。

1、传统人事档案管理限制了人才的合理流动

人才资源是社会的第一资源，一个社会真正的发展在于积极地、最大限度地开发人力资源。马克思在《资本论》中曾经说过“资本只有在流通中才能增值”，人力资本也是如此。在一个国家，人才不能合理流动就会造成了人力资源的“显性浪费”“隐性浪费”，就会造成职位与能力的不匹配，也就会造成工作效率低下，进而影响整个社会的进步与发展。

2、传统人事档案管理存在很多大行政随意性

传统人事档案制度中个人不知道他的档案到底有些什么内容，人事档案中个人的品行和工作鉴定全凭主管领导的偏好进行，这样人事档案就成为某些领导压人、整人的操作手段。某些领导可以把不称职者写成称职，把称职者写成不称职，更有甚者把人家档案中的“不清白”拿来说事，公权力严重侵犯私权利。

3、传统人事档案管理滋生了腐败

传统的人事档案制度中人事档案是由单位人事部门管理，因此人事档案管理领域也就成为单位中某些领导徇私舞弊的领域。一些人为了把档案从原单位调走千方百计想办法，找关系、走后门；而另一些人为了自己政治前途，想方设法篡改档案，任意制造虚假档案，于是本来不具商品价值的东西有了价值。

4、传统人事档案管理妨碍着正常的社会分化

传统的人事档案制度产生于以政治出身为依据的政治身份等级体系、以城乡户籍和所有制为依据的社会身份等级体系、以平均主义为依据的单位系统内资源分配等级体系，为了维护本位利益，就必须对其他社会群体或其他社会系统进行排斥，因而人为地制造了“单位封闭”和低度化的社会流动，妨碍着正常的社会分化。

二、需要建立一种开放型人事档案管理模式

开放型人事档案管理模式是在市场经济条件下建立的一种新模式，与市场经济的发展和社会信息化程度密切相关，是一种社会化、开放式管理模式。这种模式有以下几个特点。

1、社会性增强

社会主义市场经济的建立，产生了多种经济组织形式，这有利于人才的吸纳、流动，新型的人事管理制度如人事代理制也应运而生，这样人事管理变成了一种社会化的活动，因此，人事档案工作也必然具有这种社会化的性质。从管理机构来说，不像计划经济时代仅有各单位内部人事档案管理机构，建立了具有较强社会性的人事档案管理机构，如各省市人才市场建立的人事档案管理机构，这种机构不是管理本单位人事档案的机构，而是面向社会，其管理对象包括该社区范围内所有流动人员的人事档案，其服务对象更具有社会性，可以为整个社会提供人事档案服务。

2、档案来源更加广泛和复杂、需求也更多样性

人事档案管理机构、管理对象和服务对象的社会性，决定了人事档案来源的广泛性和内容结构的复杂性。在传统的人事档案管理中，人事档案的收集、处理和提供利用往往由各单位内部人事机构行使，该机构人事档案来源仅限于本机构人员，内容也较简单；而社会化的人事档案管理机构，其来源要可以来自该社区范围内各类人员，又由于每类人员身份不同，其档案内容也非常丰富多样。同时档案的利用者也就包括各种经济形式下的单位、企业、个人，利用用途也存在多样性，这样就导致对人事档案内容、载体、传递方式等方面需求的多样性。

3、适用于流动人员

流动人员一般没有固定的单位、工作变动较大，与原单位没什么联系，他们的人事档案由县级以上政府所属的人才交流中心管理，这种机构具有社会性、开放性和市场性的特点，适用于社会化、开放式档案管理模式。但有的人才市场还不规范，在流动人员人事档案管理中还存在不少问题，有待进一步改进。

三、现在这两种管理模式处于并存发展阶段，社会化开放式管理模式是人事档案管理的一种方向和发展趋势

市场经济条件下的新模式，与计划经济时代传统人事档案管理模式有所不同。传统人事档案管理模式中，人事档案是由各单位内部组织人事机构分别管理，在对人事档案的保密、保护，方便本机构使用方面具有优势，在今天也还有一定的适用范围，但过于封闭，利用面不广，实行规范化、网络化管理难度较大。社会化开放式人事档案管理模式就是一种新的模式，它服务面广，易采用现代化、网络化管理方式，但它存在易泄密、丢失等问题，它与传统人事档案管理模式处于并存发展阶段，我们应充分发挥两者的优势，克服各自的弊病，使人事档案管理模式，更加充实与完善。

21世纪是一个更加开放的社会。知识经济的发展，人才资源的比较优势将越来越明显，人才流动的数量与质量会逐步增强，在更大范围内实行社会化开放式人事档案管理模式将成为可能。尽管在现阶段，主要适用于流动人员人事档案管理，但在今后的发展过程中必将在更大范围内，更多类别的人事档案管理中应用，我们期待着这种管理模式的拓展，以更好地服务于社会。

[1]王亚萍.传统人事档案管理现状及改革研究.民风.2008年9.期

[2] 陈谭.传统人事档案制度走向终结.南方周末.2004年2月26日

侯立丽，女，1975年5月出生河北省迁安市，1999年7月毕业于河北大学信息管理系档案学专业，现在唐山师范学院玉田分校办公室工作，2004年12月被评为馆员。

10.3969/j.issn.1001-8972.2011.08.133