医疗设备维修档案的数字化管理

祁增凌 钟珊珊 余元龙 中山市人民医院临床医学工程中心 (中山 528403)

医疗设备维修档案的数字化管理

祁增凌 钟珊珊 余元龙 中山市人民医院临床医学工程中心 (中山 528403)

为了高效地利用设备维修档案，可以在医疗设备采购档案的基础上嵌入医疗设备维修档案，实行数字化、网络化管理。我院在2010年顺利实现，设备使用人员、维修人员、管理人员都有不同的使用权限，在实践中，重点是要保证“维修记录”能及时、准确地填写。

管理 维修档案 医疗设备

1 维修档案管理的目的

医疗设备的维修管理是医疗设备管理的一部分，医疗设备维修档案的管理是医疗设备维修管理的一部分。医疗设备维修档案管理的目的是要有效地应用维修档案。

(1)医院规范化管理要用：医疗安全质量的检查、三甲医院的评审等都要求有医疗设备的使用和维修记录；

(2)日常维修要用：可以快速地帮助我们解决常见故障和提示我们哪些地方经常产生故障；

(3)维修论文的书写要用：我们要写某类设备的维修论文，他的生命周期内所有的维修记录便是我们的第一手也是重要的参考资料；

(4)评价设备要用：对设备的稳定性、可维修性、维修费用、完好率等的评价，设备的维修档案是最好的评价依据。

我们要有效地利用设备维修档案，维修档案的管理就必须满足：(1)信息及时、全面；(2)能很方便地调阅；(3)不能独立管理，能同设备的其他资料一同调阅。

2 目前管理的不足

我们有医疗设备管理软件、医疗设备维修管理软件、医疗设备维修保养记录本。设备管理软件主要是设备的采购信息，当买入新设备时建立，当报废设备后注销信息，财务科固定资产管理员有修改权限，其他人员只有阅读权限，其中看不到维修信息。

维修管理软件是整个维修的流程管理，从报修、派工、维修记录、维修信息统计和维修工程师的绩效评价等，维修工程师自己录入。但这种管理更像维修公司的管理，不太合适医院的流程管理，原因是：(1)医院里，电话报修效率最高；(2)不会安排专人接听报修电话；(3)医院主张的是工程师主动工作，不希望一直是被动工作；(4)工程师自己录入的工作单直接用来评价维修绩效，容易出现弄虚作假现象；(5)维修档案独立于设备采购档案，不容易被调阅和利用。

大型设备都设有维修保养记录本，是原始记录，随机器保存。

3 实现的模式

我院目前维修管理的模式是临床医学工程中心负责全院医疗设备的维修和保养工作，在临床医学工程中心是按“专业分工、职责分科、分组合作”的工作模式来管理，每个工程师有一个主要的专业方向，再负责这个专业设备集中的科室，把专业相近的工程师编为一个合作小组(2～4人)，互相支持和合作。

我院是数字化医院全国示范单位，医院局域网已覆盖临床、医技、后勤、办公和各分院，内容包括：PACS、LIS、HIS、处方、病历、药物、设备、耗材、财务、人事、饭堂等。

要实现维修档案的高效利用，必须满足下面条件：

3.1 及时、全面

每次维修结束时，由维修工程师直接填写。制度上鼓励维修工程师及时、全面地填写，但不至于引导维修工程师去弄虚作假。

3.2 很方便地调阅

在局域网全覆盖的前提下，实行数字化、网络化管理，在院内任何一台电脑上都可以进行操作。不同的使用人有不同的使用权限。

3.3不独立管理，能同设备的其他资料一同调阅

直接在设备管理软件中嵌入维修档案管理，在查阅设备的采购信息时可以直接查阅该机的维修档案；直接在设备管理中实现维修档案中各个信息的统计。

4 实现的方法

4.1 以设备管理软件为基础

医疗设备采购信息的数字化、网络化已基本实现，这就是我们目前的设备管理软件。由程序管理员负责科室、使用人、软件结构的管理；财产管理员负责软件内容的更新；普通使用人可以查阅；管理软件按医院—科室—设备—资料的顺序，逐级设子菜单。

4.2 录入

在设备界面，选中某一设备，点击鼠标右键，弹出维修录入界面，维修工程师作为维修档案的管理员，有维修档案的修改权。维修档案的内容有：设备名称、设备型号、故障日期、故障原因、修复日期、维修工程师、维修费用、登记人。设备名称和设备型号自动确认，登陆人默认为登记人，其他要输入。保存即可。

图2 维修记录录入界面截图

4.3 查询

在“详细资料”界面中有基本资料、附件、转移、报废等子菜单，再增加一个维修记录菜单。点击维修记录，弹出该机的所有维修记录列表。维修记录的查阅对所有使用人开放权限。

4.4 统计

图3 维修记录查询界面截图

在设备管理软件中，维修档案管理员有维修信息的统计权限，可以统计维修次数、停机时间、维修费用等，便于管理和报表用。

图4 维修记录统计界面截图

5 实践中的重点和难点

实践中的难点是及时、准确和全面地填写维修档案。我们是以设备采购档案为基础，当设备没有验收入库，就没有建立采购数据档案，就不能填写维修记录。

在管理实践中，重点是鼓励维修工程师填写。我们把维修档案的填写作为一项工作指标，与个人奖金挂钩。每月统计工程师维修档案的录入次数，按填写的次数由多到少排队，并给予相应奖励，明确表示这个统计数不是维修工作的绩效评价，没有必要也不值得去弄虚作假。

6 持续改进

医疗设备维修档案的数字化管理可对以下工作给予持续改进：(1)维修管理的改进：维修工程师的评价、各种维修数据的统计、维修内容的评价；(2)设备评估的改进：设备的故障频率、故障的可修性和设备的维护成本；(3)医院决策的改进：在确认设备使用率的前提下，比较和评估设备的稳定性、维护成本；(4)技术优化管理，管理促成效益。

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[3] 范璐敏.关于医疗设备维修管理信息化探讨.科讯网医疗器械频道，2010，10

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The Digital Management of Medical Equipment Maintenance Document

QI Zeng-ling ZHONG Shan-shan YU Yuan-Long Clinical Medical Engineering Center, Zhongshan City People’s Hospital (Zhongshan 528403)

Added the maintenance files to the medical equipment procurement files not only could efficiently use of it but also be implemented of device on digitally,networked management of equipment . This system has been successfully achieved in our hospital 2010. The users,maintenance person ,managers have own different permissions. The primary thing is to ensure the records can be timely,accurately and completed filled out.

management, maintenance document, medical equipment

1006-6586(2011)05-0006-03

R197.39

B

2011-04-02

祁增凌，工程学士、EMBA硕士，工程师，主任