科技档案管理中存在的问题与对策探讨

　　[摘要]目前科技档案管理中存在着一些问题。改进科技档案管理，要把档案利用价值与凭证作用结合起来，把科技档案材料的系统性和完整性结合起来，把加强档案编研与提高档案资源的集成管理能力和利用能力结合起来，把档案管理的组织创新、方法创新和服务一创新结合起来。
　　[关键词]档案管理；问题分析；对策措施；档案资源
　　[中图分类号]G271 [文献标识码]A [文章编号]1005-6432(2010)27-0026-02
　　
　　1　科技档案管理中存在的问题
　　
　　1.1　重凭证文件收集，轻技术文件归档
　　档案的价值包括凭证作用和利用价值。传统的档案管理与档案工作似乎更注重凭证作用，科技档案都讲究真凭实据。技术参考利用价值是科技档案的最根本的属性，然而，在各种归档管理要求中都毫无例外地要求归档原件，如果有人归档的文件材料为复印件，在检查、审核中被发现，就是工作失误，导致人们为了符合归档要求，归档材料非原件不要。这似乎满足了归档要求，但却使一些重要的非原件的技术文件不能归档，影响了档案材料的内在质量，使档案资源的参考利用价值大打折扣。
　　
　　1.2　重管理文件收集，轻档案资源建设
　　科技档案作为一种信息资源，具有独特的应用价值，但必须通过应用开发才能实现。档案信息的完整、系统、准确是档案资源开发利用的基础。完整，要求归档文件材料要齐全、要成套。系统，要求所收集的反映科研活动过程的文件材料输入／输出因果清晰、层次分明，项目系统文件构成完整，整理有序。准确，要求文件材料必须客观反映科研活动的真实过程，保证项目的依据充分、方法正确、试验科学、结论正确。归档技术文件的完整性主要落实在归档收集过程中，在以往的归档管理实践中，由于归档管理人员理工科和工程技术知识的欠缺以及对归档项目整体了解的不足，往往使其在归档中不能很好地把握归档文件的完整性，导致归档文件不少技术类文件有遗漏，最终导致所归档文件不能反映科研项目的技术全貌、进程，造成技术路线的不连续。
　　
　　1.3　档案分类不完善影响了档案资源数据库构架
　　科技档案资源的利用程度与作用发挥，取决于检索查询体系的效率，档案分类是建立检索目录体系的基础。在以往的检索利用中，经常发生这样的现象，例如：知道馆藏里有某一份技术文件或资料，而不知道放在什么位置；或者要找一份内容非常具体的技术文件或资料，而不知道归于哪一类，不知道属于哪一个型号或项目，导致无法索取到需要的文件资料。这都是由于档案管理中分类不合理导致馆藏排架混乱造成的。分类是一个看似简单实际却较为复杂的问题，其复杂性主要体现在分类在很大程度上影响档案业务管理和资源利用。
　　
　　1.4　编目不完善影响了检索利用
　　科技档案资源的利用率、检索效率高低在很大程度上取决于对档案文件所进行的编目是否完善。如无法找到需要的馆藏文件资料的现象，与档案文件的编目有关。检索是档案资源利用的基础，而档案编目是检索利用的基础，通过编目，建立多种查找检索档案文件资料的途径，编目著录项的多少、标引深度是影响档案资源检索查全率和查准率的主要因素，档案编目是档案资源能否得到充分利用的重要前提。目前，信息资源检索多采用主题词检索，档案资源检索也是如此。而一些档案文件编目中却缺少了主题词标引，这是档案资源检索利用的明显缺dFScnZ9vQ+gTGfnO+Hc1nVkoDbEUgm5vXpfyFQFFzt0=陷。
　　
　　2　改进科技档案管理的对策
　　
　　2.1　把档案利用价值与凭证作用结合起来
　　完善档案管理制度，制定切实可行的档案资料收集、归档、分类和编目的程序与方法。在日常归档过程中，要按照归档要求，保证归档文件原始性要求。在管理上，应给归档复印件“松绑”，在原件尚未收集到的情况下，考虑用复印件替代，应对字迹清晰可供利用的复印件暂时收集归档，待原件收集到后再作替换，以保证档案材料的完整性和准确性，使相关的技术文件材料之间既互相对应，又彼此协调一致，真实地记载和反映科研生产活动的过程和结果。
　　
　　2.2　把科技档案材料的系统性和完整性结合起来
　　档案人员应当采取前端界人、过程控制的方法，根据各类档案的归档范围，结合项目、课题的实际，与项目、课题负责人共同完成该项目的归档文件清单，清单应细化地反映出在每一个不同阶段，应该形成哪些文件，比如，在立项阶段，应形成调研报告、立项申请报告等类文件，而在项目结束时，应形成技术总结、工作总结等类文件，使技术人员和档案人员对该项目、课题所要形成、归档的文件材料做到心中有数，并做到边形成边归档，从根本上保证科技档案技术文件材料的系统性和完整性。要完善档案管理办法，建立完整的分类体系，使档案的管理、归档做到标准化和规范化。根据国家或行业分类标准，制定具体的分类类目，体现自己的资源特色和管理特色。
　　
　　2.3把加强档案编研与提高档案资源的集成管理能力和利用能力结合起来
　　在档案资源开发利用中，充分了解用户需求，针对各类不同用户的需求，查阅馆藏档案资料，进行二次整理综合，使档案资源信息从零散到综合，从无序到有序，方便各类人员对档案编研成果的利用。必须更新观念，提高认识。牢固树立档案编研工作为单位长远发展服务的指导思想，围绕领导决策、科研生产管理、综合管理等重点工作，有针对性地开发研究。档案人员要善于从全局去观察、思考，提供有效的档案编研资料，及时主动地了解单位科研生产与经营状况，了解需求，围绕中心工作确定编研题目，提供编研成果，有效地发挥服务保障作用。
　　
　　2.4　把档案管理的组织创新、方法创新和服务创新结合起来
　　在档案机构建设上，企业要设置专门的综合档案室，配备配齐专职档案工作人员，建立健全档案工作规章制度，将科技档案管理作为一项重要内容抓好。在档案人员队伍建设上，要大力引进档案、计算机应用等相关专业管理人才；要加强档案人员的继续教育，开展计算机应用能力培训，使档案人员熟练掌握计算机基本知识、网络知识和操作技术，不断提高档案人员的知识水平和业务素质，实现科技档案管理手段由手工型向技术型转变。
　　在管理体制上，企业科技档案工作要实行“统一领导、分级管理”的体制。在管理方式上，要做好科技档案规范化、标准化、科学化管理，大力加强科技档案信息化建设，应用现代化计算机网络信息技术，对科技档案信息资源进行处置、管理和提供利用服务，使科技档案管理模式由传统的档案实体保管，逐步转变为现代化的档案实体的数字化、网络化信息管理。
　　在档案服务上，通过局域网为本单位各部门提供科技档案查询服务。开展科技档案在线服务，可以跨越时空，突破地域限制，实现科技档案信息资源高度共享，充分保证科技档案的安全性和保密性，有效预防和杜绝网上泄密、侵权或违法行为，更好地保护和利用科技档案，促进沟通交流，提高工作效