关于人口计生档案管理工作的几点思考

　　[摘要]人口计划生育档案是计划生育工作的基础材料之一，但受基础条件、观念、体制、人力和经费等因素的制约和影响，存在诸多问题和薄弱环节。
　　[关键词]计生；档案管理；思考
　　[中图分类号]G27　[文献标识码]A　[文章编号]1005-6432(2010)35-0091-01
　　
　　1　人口计生档案管理存在的问题
　　
　　1.1　档案管理不规范
　　(1)档案管理人员不专业。受客观条件制约，乡镇计生办无专职档案管理人员编制，管理人员变动频繁，多数计生办让临时工负责档案管理工作，既有违《档案法》和《保密法》等规章的规定，也对档案管理的连续性造成了负面影响。
　　(2)硬件设施不健全。有的乡镇计生办没有专用档案室，档案、文件混放在一起；有的乡镇计生办档案室设施简陋、潮湿，“六防”设备不配套，引起档案材料霉变、虫蛀：有的计生办档案“咨自为政”，各科室分散存放、分散管理，存在材料不全、应归未归、管理混乱，甚至随意销毁等不良现象；村级计生档案受村干部换届更迭频繁等因素的影响，管理混乱、残缺不全，并存在丢失现象。
　　
　　1.2　案卷材料不齐全、不真实
　　育龄妇女档案是记录育龄妇女婚育史、节育史等相关情况的永久性原始材料。为配合网络版育龄妇女信息管理，山东省于1999年统一更换了新的微机档案，要求逐人核对个案信息，确保信息准确、真实、填写完整规范、不缺项、不空项，使其成为基层计划生育管理服务的翔实的第一手资料。
　　
　　1.3　制度不完善
　　人口计生部门在工作中习惯侧重于业务指导，疏于用制度管人管档，档案材料的收集制度不完善，可操作性不强、缺乏监督制约。从而影响了档案事业的发展。
　　
　　2　关于人口计生档案管理发展的几点看法
　　
　　2.1　建立强有力的计生档案管理网络
　　我们要认识到人口计生档案工作的重要性，领导重视、人员落实很重要，每个业务部门都应指定专人或兼职人员负责，建立层级责任制，作为经常性工作，这是做好档案工作的根本，而实现系统网络化，能够有效地保证档案管理工作的正常运转。
　　2.2　加强宣传力度，提高档案意识，不断提高档案工作者的业务水平
　　人口计生档案能够有效地促进计划生育工作的进行，计生档案管理也是党和国家事业发展一个不可缺少的方面，是一项崇高的事业。计生干部特别是乡镇领导干部缺乏这样的认识。因此，要采取多种形式，通过开展广泛持久的档案管理法规的宣传教育，让《档案法》等法律法规不断深入人心，全面提高各级计生干部特别是乡镇领导干部的思想认识和档案法治意识，增强对计生档案管理工作重要性的认识，依法把计生档案管理工作列入社会主义新农村建设发展规划，列入党委政府的重要议事日程，在人、财、物等方面给予充分的支持和保证。
　　2.3　加强档案管理制度建设，促进档案管理规范化、制度化、科学化建设
　　对人口计生档案资料要加强规范化管理，尤其是档案归档前阶段，关系到人口计生资料的完整性，每个流程环节要责任落实，严格把关，各个管理环节都要有明确的档案资料规范要求，尤其对原始记录等的质量和审核。同时应建立相应的档案管理制度，如预立卷制度、档案移交接收制度，并严格按照制度执行，并列人对业务科室年度工作考核内容中，以保证档案的完整、安全、及时归档，真正使人口计生档案规范化、科学化，实现人口计生档案的良性循环。
　　2.4　围绕中心工作，高效能地管理开发利用档案信息资源
　　人口计生档案是计生工作的资源，我们要重视加强人口计生档案的信息化管理，对人口统计分析数据、历年来的独生子女领证、换证及照顾生育二胎的有关数据、流动人口信息等都要录入计算机，并进行现代化管理，通过现代化管理手段，努力开发人口计生档案的资源，为社会发展服务。
　　2.5　适应形势需要，开拓思路，创新管理模式
　　当前，计生档案管理也要适应新形势发展的需要，面对面广量大、高度分散的计生工作，必须与时俱进，用创新的思维看待计生档案管理工作，逐步树立起大档案思想，即以乡镇为单位建立计生档案室，在配齐人员和设施的基础上，一方面，将乡镇机关所有单位计生档案纳入统一管理，另一方面，结合当前农村推行的村财(账)乡(镇)管工作，把村级计生档案也收到乡镇统一管理，并在上级计生档案管理部门的指导帮助下，不断提高管理水平和档次。
　　人口计生档案管理是我们人口计生部门的重要工作之一，它充分体现人口计生工作的成果，我们有责任不断加强深化人口计生档案管理，不断推进其改革发展，并积极向现代化管理方向努力，使人口计生档案得到更好的开发和利用，为人口计生事业、为社会发展发挥更好的作用。
　　
　　[作者简介]胡玉华(1970—)，山东茌平人，现就职于茌平县人口计生