简述手机销售行业财务核算的关键控制点

中邮通信设备（江苏）有限公司 贾杰

简述手机销售行业财务核算的关键控制点

中邮通信设备（江苏）有限公司 贾杰

本文通过对手机销售企业zy公司主要业务流程的描述，分别从采购付款、销售和应收账款及库存现金等方面简要阐述财务核算的关键控制点。希望能对手机销售行业财务内控管理起到借鉴作用。

手机销售行业 财务核算 货币资金 控制点

一、手机销售行业的特点

我国作为全球最大的移动通讯产业生产基地，手机用户数居全球第一。通讯行业手机销售作为一个时代的新兴产物，与其他产品销售相比有其自身特点：

1、存货周转快。手机销售行业对存货周转的要求很高，手机更新换代快，销售价格波动大，一般采用批量采购方式，企业应严格控制库存量，以提高存货周转率。

2、品牌功能多样化。手机销售行业要对市场主流和品牌多样化有清醒的认识，对库存管理方式要灵活，在提高市场占有率的同时，降低成本和规避风险。

3、销售网络密集。手机销售行业的销售网络对需求能做出快速反应，相对合理的运输线路、仓储物流方式可以帮助企业优化资源配置，降低存货管理成本。

4、在手机销售行业，手机从生产厂家到经销商、物流、客户等整个渠道管理中都是通过串号，即手机的唯一识别码来进行的，这需要企业有强大的系统能提供相应的数据，以便及时调整策略适应市场的变化。

5、在手机销售行业中，考虑到手机销售价格变化较大，在为扩展市场获得更好合作机会的同时，相应的价格保护机制应运而生。

二、对zy公司主要业务流程的描述

1、zy公司简介

zy公司是国资委直属单位的下属子公司，主要经营手机等通讯设备，是多普达，LG,三星，海信等品牌的地区总代。是电信、移动，联通三大运营商的重要合作伙伴。该公司于2008年9月成立。2009年1月正式上线使用ORACLE系统进行核算管理。

2、采购及付款流程

采购及付款是从供应商处购买商品并付款，主要包括手机、网卡、无线通信设备及固定资产的购置等。

目前公司的采购业务可以分为两种情况：

(1)用于最终销售的采购。一般是业务部门根据销售需求发起采购需求，目前公司销售商品的品种不多，而且供应商相对固定，在业务部门与供应商确定品牌，型号，数量，金额后，由负责采购的商务人员根据采购合同，在系统中录入采购订单和对应的付款申请单。一般根据销售需求发起的采购,为节约运输成本多采用直运方式，当货物到达客户验收合格后，就在系统中完成采购接收、入库程序。财务人员见到付款申请单后先做预付账款处理，并在应付暂估中挂账，待收到采购发票录入系统后将应付暂估转为应付发票款核销预付账款。至此一个完整的采购业务才算完成。

(2)满足临时需求的采购。主要采购公司需要的固定资产、低值易耗品、和作为礼品赠送的物料等。这类采购一般由申请部门提出申请，由相关领导审核批准后，才进行采购，再由申请部门领用。

3、销售及应收账款流程

zy公司是以手机销售为主的商贸企业，在所属区域的各个地市分别设置办事机构，销售网络相对密集。一般销售人员与客户签订销售合同后，经由其分管领导审批后，由负责销售的商务人员根据销售合同在系统中录入销售订单，财务人员将该笔销售挂账在应收账款中，再根据双方约定的收款条件、收款期限收取货款。

4、货币资金的控制流程

货币资金是企业经营发展的主要资源，是流动资金的重要组成部分。货币资金的收支业务主要是指现金、银行存款和其他货币资金的收支业务，是流动性最强的一种资产。涉及的范围很广，如采购支出，销售收入，其他费用支出等。zy公司目前在其集团公司中设立专门的资金账户，由集团公司集中统一管理。

三、简述zy公司主要业务流程中现有的财务控制点

1、采购及付款流程中现有的控制点

(1)采购申请的控制。首先财务部门每月末会根据业务部制定的采购、销售预算，结合当月的销售情况和全年的预算指标制定出下个月的采购、销售预算。其次采购合同要经过业务、财务的分管副总批准后，采购录单员才在系统中录入采购订单。对于公司临时需求的采购，也必须要经过业务、财务的分管副总批准，才能进行采购。

(2)采购付款的控制。Zy公司主要的供应商来源于集团公司内部，对于现款采购业务财务部门一般按照审核通过的付款申请单直接在系统中做预付账款处理，这样可以触发接口将货款直接从资金中心划款到供应商处。对于从外部供应商采购的付款，财务部门每月末都要向总部提交对外付款计划。这样可以严格控制资金的流向。

2、销售和应收账款流程中现有的控制点

(1)不相容职务分离的控制。销售人员负责制定销售合同、催收欠款；商务部销售录单员负责在系统中录入销售订单；销售部和财务部共同制定客户信用管理制度；物流公司负责货物的保管运输。

(2)合同的审批控制。销售合同须经业务分管副总批准，对于账期销售业务，财务部门可以根据该客户的回款情况来决定是否继续赊销。

(3)预算控制。销售部门的销售应建立在预算的基础上，制定年度、季度、月度预算，确定销售责任制，并和销售人员的绩效挂钩。

3、货币资金流程中现有的控制点

(1)不相容职务分离的控制。会计和出纳人员实行职务分离，出纳人员不兼任账务登记和会计档案的保管工作。

(2)付款审批流程。所有的付款都要经过总经理或其授权人员批准。

(3)资金日报制度。出纳人员每日根据当天的采购计划，做出款项上拨下划计划，以便有计划的使用资金。

四、简述zy公司主要业务流程中存在的财务控制问题

1、没有进行全面、完整的预算控制，预算工作流于形式，缺少应有的控制制度。

2、公司业务部门职责划分不清，没有单独设置采购部门，采购与销售业务由同一个分管领导负责。

3、公司在销售收款环节控制制度不完善，对客户授予的信用额度审批制度不完善，人为控制因素较大

4、对库存和应收账款收款的控制较差，对积压的库存缺乏相应的处理措施，对客户欠款的催款能力不强。

5、授权批准制度不健全，没有完善的岗位授权制度。

6、内部评审制度不健全，没有建立专门的内审机构，由于人员有限，无法对整个经营业务环节实施监控。

五、简述手机销售行业财务核算的关键控制点

基于zy公司主要业务流程中存在的控制问题，为强化控制环节中存在的弱点，完善企业的内控制度，在现有控制制度的基础上从如下几方面加以完善：

1、采购及付款环节

(1)遵循不相容职务分离的原则，设立物资采购部门，负责公司的采购业务，根据当年的销售计划，评估市场的变化，了解所代理产品的情况，编制采购计划。对于大宗采购，财务部门应该参与采购合同的制定。

(2)财务部门应该定期与供应商对账，确保应付账款的准确，同时总账与明细账也应该相符。

(3)财务部门应该对审核通过的采购申请与资金预算进行核对，确保合理性。

(4)财务部门应该监督采购部门执行采购计划，在保证正常销售的情况下，对不同品牌、型号的手机的存货量要严格控制，避免库存积压，造成资金的浪费。

(5)手机产品价格变化较快，财务部门应定期编制存货减值测算表，以便更好的遵循财务的谨慎性原则。

2、销售和应收账款环节

(1)产品销售价格的制定会直接影响企业的利润，财务部门应该参与公司产品价格的制定、调整，对同一层次的客户应该使用相同的价格，对业务部门让利销售的管理起到监督作用。

(2)财务部门应该配合业务部门共同制定客户的信用政策，根据公司的实际情况对每个客户进行分析确定相应的信用额度和信用期。能够动态的了解客户的信用情况，随时加以应对。

(3)根据客户的信用政策，财务部门应及时提醒业务部门向客户收款。督促业务人员每月要与客户对账，取得客户盖章的应收账款对账单，并将这项工作作为考核业务人员绩效的内容。对于不能及时收回的应收账款要采取必要的措施，减少公司的坏账损失。

(4)公司可以通过应收账款监控表实时的掌握客户的账期、额度、和收款情况，还可以定期编制应收账款减值测算表，按账龄计提相应的减值准备，真实的反映企业的利润水平。

3、货币资金管理环节

(1)公司应建立健全货币资金控制制度，按照相互制约的原则建立岗位责任制，经办、授权、稽核人员分工明确；建立严格的授权审批程序，所有的资金支出必须由总经理或其授权人批准。

(2)每天出纳人员应对库存现金进行盘点，核对库存现金数与现金日记账余额数是否相符，会计人员定期、不定期的对库存现金进行检查，编制库存现金盘点表。

(3)负责现金收、付业务或编制收、付款凭证的人员不能同时负责做银行余额调节表。

(4)销售人员负责催收应收账款，应尽量避免接触现金，减少资金在周转中出现的问题。

目前，我国有实力的手机销售企业大多是有背景的国有企业，这类企业管理者的专业技能、管理能力、道德品行对公司内部财务控制起到主导作用。内部财务控制制度的制定使公司各项经济业务活动合理合法，科学有序，保证国有资产保值增值，保障企业可持续发展。

袁晓军）