利用Excel软件实现简单数据库系统的设计与开发

薛转花 陕西理工学院 723003

利用Excel软件实现简单数据库系统的设计与开发

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通常多张表格之间的数据交换与处理需要专业人员使用Access或Visual FoxPro等数据库软件开发应用系统软件来完成。本文通过实例，介绍利用Excel软件的数据链接功能，设计和开发简单的数据库系统，轻松实现办公、实验、财务等数据的自动交换与处理。

简单数据库；数据交换与处理；数据链接

1 引言

Excel软件以其强大的数据处理功能和使用方便的特点在办公领域得到普遍应用。我们常常使用Excel电子表格进行单张表格内的数据运算与处理，多张表格之间的数据交换与处理一般通过多次“复制”、“粘贴”完成。这种做法不但重复工作量大，而且在多次修改数据时由于数据修改不同步极易出错，造成严重的报表数据错误。通常认为，多张表格之间的数据交换与处理需要专业人员借助Access或Visual FoxPro等数据库软件开发应用系统软件来完成。其实，利用Excel数据链接功能，即可设计和开发简单的数据库系统，轻松实现专业软件才具有的数据自动交换与处理功能。下面以建立2010年住户水电费管理系统为例，具体介绍这种方法：

2 设计思路

将、水电费账号和每月电费、水费、通知单、扣缴表集中在一个工作薄中，建立表格之间的数据链接，在电费、水费表格输入数据，通知单、扣缴表以及下个月电表、水表底数等表格数据自动生成、自动计算水电费。

3 建立工作表

3.1 新建“2010年住户水电费管理系统”工作薄

依次建立1月至12月水费电费、水费、通知单、扣缴表和水电费账户表格，输入数据和公式，电费、水费表格楼号、房号、序号应对应一致。如图1所示。

图12010年住户水电费管理系统

3.2 建立表格之间的数据链接

选择“1月电费”表格“姓名”数据，【复制】→【选择性粘贴】→【粘贴链接】至“1月水费”表格相应单元格。当调房时，更新电费表格住户姓名，水费表格住户姓名同步更新。同样方法复制数据，建立1月电费、1月水费、1月通知单、1月扣缴表表格之间数据链接；相同方法再制作完成2月至12月表格之间的数据链接。

图2 选择性粘贴

在建立数据链接后，空白的链接数据单元格显示“0”，点击【工具】→【选项】，取掉【零值】对话框【对号】可以消除公式单元格中显示的“0”。

4 软件调试

在“1月电费”表格输入数据，“1月水费”、“1月通知单”、“1月扣缴表”、“2月电费”等表格数据同步更新。在【选择性粘贴】→【粘贴链接】数据时，应特别注意单元格数据的对应，以免发生单元格错位导致数据错误。

执行【编辑】→【链接】，选择【启动提示】打开对话框，选择“不显示警告，但更新链接”选项，单击【确定】。这样可以取消每次启动Excel软件时自动弹出的数据链接是否更新选项对话框。

5 保护工作表

为防止使用过程中误操作修改系统内容和格式，需要对表格中水电表表数和备注以外的数据进行保护。选择需要保护的单元格，点击鼠标右键，执行【设置单元格格式】→【保护】→【锁定】命令，对不需要保护的单元格则在【保护】对话框中取消【锁定】和【隐藏】选项。然后执行【工具】→【保护】→【保护工作表】，选中要保护的选项，最后输入密码确认。这样，如果发生误操作，系统拒绝执行，从而保证了系统结构和数据安全。

6 结论

应用上述方法，不需要专门学习复杂的数据库知识，根据实际工作需要即可在Excel界面设计和开发简单的数据库系统，根据需要随时扩展系统功能，创造性的高效完成数据处理工作。

[1]本书编委会.轻松玩转Excel电子表格与数据管理.北京：电子工业出版社.2007.2；

[2]Excel研究组.Excel2007函数与公式应用大全.北京：电子工业出版社.2008.3；

[3]刘丹, 陶泽西.Excel2007实战应用大全.上海：上海科学普及出版社.2008.5

10.3969/j.issn.1001-8972.2010.21.050

陕西理工学院科研基金资助项目 (SLG0613)