浅谈如何做好人事档案管理工作

宋奇芳

【摘 要】由于人事档案真实的记载和反映干部个人经历、政治、思想、品德作风、业务能力等,是干部个人自身成长历史的真实记载,为学校和企业党的组织工作、人事工作的决策提供了可靠的依據,为学校和企业合理分配使用人力资源提供了可靠的信息。随着我国政治、经济体制改革的不断深入,学校和企业人事档案管理出现了许多新的情况,新的问题。人事档案工作面临了不少新的挑战,人事档案工作如何与时俱进,如何加快发展,更好的为党的组织、人事工作提供服务提出一些意见。

【关键词】人事档案;管理

中图分类号:G270文献标识码:A 文章编号:1009-8283(2010)07-0125-01

1 人事档案的定义

人事档案是组织人事部门按照党的干部政策在培养、选拔和任用干部等工作中形成的记载干部个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作业绩等内容的文字材料,按照有关规定进行整理后组成的,是考察了解和正确选拔使用干部的重要依据。

2 人事档案管理存在的问题

人事档案制度自20世纪50年代产生以来,作为一项常规性的公共管理工具对中国的信用建设、干部管理、国家安全、福利分配等方面作出了不可磨灭的制度性贡献,但随着改革开放的进程加快和社会主要市场经济的纵深推进,传统的人事档案制度的身份和体制性弊端也显露无遗。“死档弃档”、“虚假档案”、“人档脱节”、等现象也日益增多,其“二元化人事体制结构”所形成的“人才壁垒”、“单位封闭”、“制度交易”、“身份阻隔”等负面功能愈加显现,在一些人的心目中人事档案已经沦为“鸡肋”——食之无味却弃之可惜,其制度性生存愈发尴尬。因此,传统人事档案制度必将走向终结,新的、科学的人事档案制度必将走向前台。根据全国人才工作会议精神,要促进人才的合理流动,必须进一步消除人才流动中的城乡、区域、部门、行业、身份、所有制等限制,发展人事代理业务,改革户籍、人事档案管理制度,放宽户籍准入政策,推广以引进人才为主导的工作居住证制度,探索建立社会化的人才档案公共管理服务系统。人事档案及其制度的公共政策创新必须沿着契约化、社会化、电子化和法制化的方向发展,也就是说契约化、社会化、电子化、法制化是人事档案制度创新的必然路径。

内容上,立卷不够规范,案卷质量不高。一是档案材料内容填写前后不一。“三龄一历”(年龄、工龄、党龄、学历)记载多样,个别干部的“年龄越填越小,参加工作时间越填越早,文化程度越填越高”。二是档案用纸规格不一。虽然规定档案材料要统一使用16开办公纸,但现行的公文材料大部分都是A4纸,纸张大小不同,致使有些表格制作超过了装订线,给装订归档工作带来了不便。三是材料归类不准确。有的不该归档的材料归了档,而应该在归档范围内的零散材料去没有及时归档。四是档案材料短缺。如表彰和处分的材料散失较多,有少量的履历表、自传等未盖人事部门公章。另外,随着时代的发展,干部人事档案中有些陈旧的信息内容已不能满足企业发展的需要。如记载个人履历、社会关系、政治面貌等基本情况的内容多,而反映个人工作能力、技术特长等方面的内容少,这些都会直接影响到档案质量。

使用上,技术手段滞后,运行效率较低。在整理档案过程中,有的单位没有启用干部人事档案电子信息化管理技术,大部分是靠手工操作,费时、费力,效率低,与企业整体的现代化、信息化、科学化管理水平不相适应。

3 关于人事档案管理的建议

保持人事档案工作的高质量,就必须要有科学的管理办法。传统的管理办法在一定时期有它的科学性,但随着形势的发展和干部工作对人事档案管理工作要求的变化,就会显现出它的局限性。因此,目前的人事档案的管理必须紧跟干部工作的需求,实现管理的规范化和信息化。

(1)实现档案材料收集、归档和鉴别的规范化。干部人事档案管理质量的提高,重要的一条就是要及时收集和补充档案材料,而材料收集、归档、鉴别是否规范化将直接影响进档材料的质量,对收集到的档案材料,从手续是否完备,表达是否准确、精炼,观点是否明确等方面进行认真细致的鉴别,对于不符合要求的及时退回,限期纠正再归档,对于不属于归档范围的材料,及时推给相关单位、做到不散失、不积压。

(2)改进档案的检索与查阅方法,实行计算机管理,提高档案管理的信息化。对于干部人事档案的检索,无论是采用“四角编码”法还是“笔形编号”法均是利用姓氏检索的方式进行,这两种方法均有一定的科学性,但用起来比较繁琐,工作效率低。为提高效率,可以采取英文字母的顺序进行编排,便于记忆,利于查找,提高速度。

(3)分类管理。国家公务员的档案由组织人事部门按管理权限建立并管理;其余人员的档案,则打破身份、学历、职称、行业、地域等各种限制,由政府人事部门所属的人事机构建立并统一管理。

(4)人事档案管理机构实行许可证并年检制度。制度硬件、软件标准,并加强执法检查;同时,档案管理人员也要进行培训并实行资格证制度,并定期考试更新知识。统一服务标准和收费标准。

(5)利用现代化管理手段。人事档案管理制度也要与时俱进,不断学习掌握现代档案管理理论与新技术的运用,开拓创新,开发新手段,加大投入,对人事档案实行动态化管理和维护,开发研制人事档案管理软件,建立数字档案和多媒体档案,并实行联网,通过现代化手段建立人才信息收集、反馈和跟踪系统。

只有与时俱进,注重档案的服务性,才能提高档案的利用价值,牵一发而动全身,人事档案管理制度的改革、信用业绩档案的建立必将使人事档案焕发新的生机与活力,必将使社会生活中的诸多问题不攻自破、迎刃而解,必将为社会经济的发展提供强有力的保障。

げ慰嘉南:

[1] 王云庆 苗壮《现代档案管理学》青岛:青岛出版社2002年

[2] 傅华 《聚焦人事档案》《中国档案》2003年第4期

[3] 吴建美《高校人事档案管理浅议》《江苏广播电视大学学报》2006年第6期