浅谈信息技术对档案编研工作的影响

邱智宁 石晓琦

[关键词]信息技术;档案;影响

信息技术是计算机、通信和网络三项技术的融合。其高密度的信息储存技术,高速度的信息传递技术,高效率高质量的信息查询技术,在变革了收集、组织、传递和使用信息的方式的同时,也使信息服务的机制、结构以及服务手段发生了巨大的变化。档案编研作为编辑、研究、加工、输出档案信息,实现信息资源共享的服务方式,不可避免地受到信息技术的巨大影响。因此,如何充分利用信息技术,更好地提供网络服务,将成为档案编研工作的研究方向。本文阐述了信息技术对档案编研的巨大影响,即信息技术改变了档案编研方法和手段,改变了服务理念,实现了信息服务双向性,对编研工作者提出了更高的素质要求。建议档案部门认真审视信息技术对档案编研工作理论与实践的冲击,充分认识与利用信息技术带来的良好的发展机遇和契机,及时调整编研观念,认清未来档案编研工作的格局,大力培养新型编研人才,做好信息时代的档案编研工作。

一、信息技术改变了档案信息收集获取方式,改进了研究加工手段,提高了工作效率和工作质量

信息技术对方法的改进是全方位的。数字化存储与网络传输,可以将图书馆、档案馆等搬进编研工作者的办公室,足不出户查阅所需信息。文本与图像扫描、快速检索等技术手段可以代替大量繁杂的文献查阅和抄录、修改工作。通过检索和统计分析软件,可以比较容易地对档案信息作出量化分析。通过网络数据库,可以了解国内外同行研究者最新的研究动态和成果,还可以通过电子邮件及时与同行交流,不断开拓视野,更新研究范式。笔者在编写本系统的志书时,遇到了保存的资料不足(因为原来的档案人员平时收集的不齐全),为此,编写中,充分利用政府计算机网络,检索出所涉及的人物或机构等线索。然后,根据查到的线索,推断哪些地区、单位、人物有可能保存与题目有关的档案材料,下载等方式,较短时间内收集齐全了所需材料。收集到的部分材料是电子文件,经核对后,可以直接进行插入、编辑,省去了重新录入的工作量。信息技术的广泛应用,有效地改变了档案信息的获取方式,大力地改进了信息研究加工手段,大幅度地提高了编研工作效率和工作质量。

二、信息技術改变了服务的理念,促进了档案编研传统功能模式向开放式、网络式的信息服务模式转变

信息技术的应用,促使档案编研载体及传播媒介从有形实体向虚拟网络转变,网络服务成为当前和未来档案编研工作的主要服务方式之一,有利于充分发挥档案编研服务作用。在网络环境下,档案编研工作集传统出版方式优点于一身,且可以忽略传播中介的依赖,同时保证档案信息传播的时效性与大容量,节省费用,能够随时更正工作中出现的错误。

1.信息技术改变了传统的档案汇编出版模式,拓展了传播范围。信息技术,简化了档案汇编的出版流程,省略了出版社-印刷-发行-零售等多个环节。档案汇编通过互联网以数字形式进行传送,直接面对用户,缩短了出版周期,加快了档案信息的传递速度,突破了发行数量的制约,从而扩大了读者范围,降低了编研成本。

2.档案编研工作实现了从半封闭系统向开放性系统的转变。传统档案编研工作属于半封闭系统,只是在选题及提供利用时才能得到部分用户的反馈和意见,缺乏互动。借助信息技术的交互性,编者可以将自己的编研工作计划与档案汇编成果发布在网上,通过电子邮件的方式让浏览者提出自己的意见与具体要求,并向编者提供材料线索及错漏。既可保证选题的精确和新颖,也可防止重要材料的遗漏,从而全面提高档案汇编的质量。

3.信息技术改变了档案编研汇编的单一形式,形成服务多样化由于传统编纂印刷形式的制约,信息技术为用户提供了集图、文、表、音于一体的超文本信息。这些信息存放在分布于全球的相应服务器中,这些计算机中的文件彼此间可以建立一定的关系。用户通过检索可以搜索到相关的各种形式的档案信息。不仅可视,而且可听,全方位多样化的信息服务更能满足用户需求。依托信息编辑技术的支撑,档案编研可以做到文字、图片、声音、影像、动画等多种形式并用,实现较强的感官冲击,达到良好的艺术效果,提高汇编质量和观赏性。

三、信息技术对档案编研工作者的素质提出了更高的要求

信息时代,信息服务在信息源、服务对象、内容、方式、手段等方面都发生了变化,档案编研水平的高低,主要取决于档案人员素质、工作技能和工作效率。

1.档案编研工作者要解放思想,开拓思路,牢固树立网络服务意识,积极参与文献信息网络的共建,充分利用各种信息技术,主动为用户提供准确、快捷、便利的档案信息利用渠道,实现文献信息资源共享。

2.由于信息量的巨大和类型的多样,要求档案工作者必须改变传统的单一知识结构,不但要精通档案编研专业知识,还要懂得其他相关学科的知识,还应不断提高文字表达能力,除了能用准确、清晰、精练、的文字来编写外,还要学会过滤、筛选网上信息,多参加一些学术研讨﹑讲座﹑培训等,不断提高自身的业务水平。

3.要以人为本,建立人尽其才、才尽其用的激励机制和竞争机制。宏观上,国家应对档案机构给予重视,从人才培养上给以扶持,提高档案专业教育水平,建设一支高素质的档案队伍。微观上,各档案机构应重视档案工作人员的培训、协调,创造最佳团队,实现人才最佳配置。

随着信息技术的发展,对档案编研工作产生了深刻的影响。我们应认真审视信息技术对档案编研工作理论与实践的冲击,充分认识与利用信息技术带来的良好的发展机遇和契机,及时调整编研观念,认清未来档案编研工作的格局,大力培养新型编研人才,做好信息时代的档案编研工作。□

(编辑/丹桔)