科研院所下属子公司财务监督和控制的措施

王广启

(中国电子科技集团公司第十六研究所, 合肥 230043)

科研院所下属子公司财务监督和控制的措施

王广启

(中国电子科技集团公司第十六研究所, 合肥 230043)

随着科研体制改革的进一步深化,科研院所投资的公司不断做大做强,对下属公司的财务监督和管理日显重要;通过分析科研院所对下属公司在财务监督管理和财务控制方面存在的问题入手,从组织结构、财务制度、审计监督及绩效考核等方面,提出了相应的解决措施。

财务监督; 财务控制; 科研院所

DO I:10.3969/j.issn.1671-4733.2010.04.018

为了促进科研成果的成功转化,提高科研院所的整体实力,增强其发展后劲,在进一步深化改革基础上,各科研院所近年来均创开办了下属公司。随着公司不断发展壮大,原有的体制和管理制度越来越不能适应现代企业管理的需要,一定程度上阻碍了公司的快速发展。为加强各科研院所下属公司的管理,实现国有资产保值增值,达到股东价值的最大化。对于所办公司在运行过程中存在的问题,从财务监督和控制的角度进行分析,进而提出相应的解决措施。

一 所办公司财务监督和控制存在的问题

(一) 论证不充分,职能部门设置不合理

类似专业重复设立公司。各科研院所成立的公司,大部分是以其专业领域为基础,往往产生专业重叠,造成内部恶性竞争及内耗,影响科研院所的良性发展。

设立公司存在盲目性、冲动性。如各科研院所按照国家申报资质必须依托经济实体的规定,为取得某一资质成立相应的公司,或为了保留某种资质而保留盈利能力差、濒临倒闭的公司,既造成资金的分散,又不利于管理。

管理服务部门设置不合理,不是因事设岗。存在职能重复、职责不明、程序繁琐等问题,在业务办理过程中,各职能部门相互推诿扯皮现象时有发生。

受计划经济体制的影响,普遍存在重科研生产,轻营销的现象,未专设营销部门或营销人员,营销力量不足,民品市场很难有大的发展。

(二) 财务制度不统一,业务处理流程有差异

1 本部与下属公司的财务报销制度不一致

一是出差补助标准不一致,各研究院本部院所必须严格按照各级财政部门的差旅费补助标准统一执行,而下属公司可结合本公司实际情况,制定相应的出差补助标准。补助标准的不统一,易造成本部和公司职工之间的不平衡,进而影响工作的积极性;二是在报销尺度把握的宽严程度上,所本部和公司也不尽相同,一般是院所本部严格,所属公司相对宽松。从而给内部职工造成财务管理不统一规范的不良印象,影响财务管理的内在质量。

2 本部与下属公司的财务处理流程不统一

往往是研院所本部繁琐,公司简单。如:项目或采购的预付合同款,院所本部大致流程为:经办人填好借(请)款单后由部门主管签字审核。科研生产管理部门审核。按审批权限的要求由主管科研的所长审批。提供合同的复印件,由财务部主管审核。往来账会计审核审批手续,根据相应原始凭证填制记账凭证,出纳人员办理付款。以上流程环环相扣,缺一不可,否则出纳会拒绝办理付款手续。下属公司的要求相对较为简单:由经办人填好借(请)款单,部门部门、公司总经理审核签字确认后,财务出纳即可付款。

(三) 会计委派制度设计不合理

各科研院所按财政部、上级主管部门的要求,对下属公司进行了会计委派工作,一般做法:由委派的会计处理会计事务,由各公司配备出纳人员,负责收付款业务。在一些规模不大的公司,委派会计往往只是以一般的会计人员的身份出现,无行政职务,但是承担的却是会计主管的工作责任,权利和义务不对等,平时工作开展阻力较大,监管的力度不够,不能起到应有的监督效果。同时,院所本部对委派会计任职期间的监督和考核管理重视不够,无奖惩兑现制度,委派人员履职压力不大,干好干坏一个样,工作积极性不高。

(四) 财务监督检查制度不健全

科研院所对下属公司的财务检查制度不健全,未形成检查的长效机制,往往是根据上级主管部门的统一布置而进行专项检查,不能实现日常监督的目的。科研单位的内审人员对企业会计制度、准则了解不足,往往是从事业单位会计的角度去审企业,监督力度不够,质量不高。

(五) 财务信息报告制度不完善

下属公司财务信息的报告,往往只局限于中报和年报,报告的格式和内容也各有差异,对重大事项报告未形成制度化,造成财务信息不对称。由于科研院所本部和下属公司使用的财务软件不统一,或者是同一软件但因为保密认证的原因无法实行网络版共享,更谈不上合同管理软件的统一,所办公司购销合同不能在所本部即时备案登记,院所本部对各公司业务发展就无法实时掌控。

(六) 考核指标体系和激励制度设计不科学

各科研院所下属公司实行总经理负责制,每年年初与各公司总经理签定目标责任书,考核目标往往侧重于总收入和利润总额的财务指标,未考虑投入资本的机会成本,对收益质量的高低、是否真正创造价值等方面指标很少涉及。考核兑现往往侧重于未完成任务的处罚,对完成考核目标的奖励政策却不明确,只做“减法”,很少做“加法”。造成承担风险和享受收益不一致,激励效果不明显,影响公司高管工作积极性、创造性,真实才能得不到有效发挥。

二 完善科研院所下属公司财务监督和控制的建议

为保证科研院所下属公司能够正常、有效运转,笔者认为在遵循企业集团的财务管理和控制体系模式下,围绕所办公司的组织结构、财务制度、审计监督、考核激励体系等方面进行加强和完善。

(一) 整合公司资源,改进企业组织结构

组织结构是指对于工作任务如何进行分工、分组和协调合作,是表明组织各部分排列顺序、空间位置、聚散状态、联系方式以及各要素之间相互关系的一种模式,是整个管理系统的“框架”。企业组织机构设置的原则包括任务与目标原则、集权与分权相结合原则、专业分工和协调原则、稳定性和适应性相结合原则、精简高效的原则、责权利相协结合的原则等等,以上原则中笔者认为最重要的是精简高效,即在满足公司经营目标的前提下,尽量降低公司的管理层级,精简企业的管理服务部门和后勤管理人员,提高管理效率,充分调动各个层级职工积极性,以最少的管理机构、最少的人员完成公司的各项科研生产管理工作。

整合专业类似或下游客户相同的的公司,增加注册资本,减少内耗,增强整体实力和对外竞争力。

保留一家专门从事各有关资质的公司,再注入资金以满足国家申请甲级资质的要求,专门从事各有关资质的经营管理,把公司做大做强,在同行业中树立一面旗帜和标杆。

根据现代企业管理体制的要求,重新设置管理服务部门,制定详细的作业指导书,明确各职能部门的职责分工,简化程序,强化意识,提高效率,切实做到“服务部门围绕一线转,一线围绕生产经营转”。

设置专门的营销机构,整合企业营销力量,加大营销人员队伍建设。制定营销激励机制,按照现代企业营销理念建立一个科学、合理的激励机制,引导并激励营销人员进行营销活动,保证整体经营目标的实现。

(二) 建立统一的内部财务制度

科研院所应结合本部和下属公司的实际情况及经营特点,制定统一的、操作性强的财务会计制度,规范下属公司重要财务决策的审批程序和账务处理程序,提高下属公司财务报表的可靠性与可比性。

1 制定统一的内部财务管理制度

财务管理是在一定的整体目标下关于资产的购置,资本的融通和经营中现金流量,以及利润分配的管理。简单的说,财务管理是组织企业财务活动,处理财务关系的一项经济管理工作。建立、健全统一的内部财务管理制度,规范下属公司重要财务决策的审批程序和账务处理流程,有利于实现对下属公司的财务集权管理,有效防范财务风险。

2 制定统一的内部会计核算制度

会计核算必须以遵守《会计法》和有关财务制度的规定,确保会计核算客观、完整,确保会计信息质量。一是综合考虑科研院所及下属公司实际经营情况,依据相关法规、会计制度和准则,制定科学、统一的内部会计核算制度,保证会计核算的一致性、严肃性;二是简化、规范会计业务处理流程。制定合理授权范围,按管理职能分工和金额大小分级授权,授权额度内管理部门拥有审批权,超出范围再由院所领导审批或集体决策。这样既可以把院所领导从繁杂的事务性工作中解脱出来,更多关注单位的宏观、总体发展,也简化了流程,提高办事效率。

(三) 完善会计委派制度,加强财务人员监督

科研院所本部财务部门有责任对下属公司的财务工作进行业务上的管理和指导。为了更好的规范和约束所属公司的财务行为,防范财务风险,确保财务总体目标的实现。科研院所通过统一管理下属公司的财务人员,增强对所属公司会计人员的监督力度,提高财务会计信息质量。

对下属公司实行财务总监委派制,要求财务总监的地位高于派入单位中层领导,而作为领导班子成员,全面负责下属公司的财务工作。主要职责:对派入单位执行会计法、财经纪律等实施监督;参与派入单位财务活动的决策并负责组织实施;有权制止、纠正派入经营过程中的违法乱纪行为,在制止无效时,有权直接向院所领导汇报书面报告,从而真正起到监督作用。

加强对派出人员的考核监督,对委派人员实行定期轮岗轮换制。由科研院所人事部门对委派人员的履职情况进行监督考核,考核内容不但要包括履行业务监督职责的情况,还应将派入单位一定时期的经营业绩纳入考核范围。考核结果形成书面结论,作出定性、定量评价,作为对其经济待遇、续聘、解聘的依据。使委派会计既能够履行监督职责,又关心所属公司的经营管理,提高委派会计工作的积极性和主观能动性。对下属公司财务总监实行定期轮换制度,可以有效控制财务风险,制约腐败,能激发委派人员的学习和工作热情。可以说,定期轮岗轮换是保证委派制生命力的关键所在。

加强对下属公司的会计人员工作情况的检查、监督和培训教育,提高业务工作水平。着力进行职业操守的培养,进行职业道德培训和法制教育,对所在单位违法、违规的会计事项,要求公司会计人员敢于说“不”。

(四) 加强财务检查,强化内审人员队伍建设

1 完善财务检查制度,强化执行力度

财务检查是财务监督的重要方法和手段,具有深入性、直接性和显效性的特点,对于保护国有资产的安全和完整,揭示差错和舞弊,维护财务制度及财经法纪的严肃性,增强财务人员法制观念,财务活动的有序运行,发挥着重要而独特的作用。财务检查工作一般由院所本部财务部门负责组织实施,可以定期或不定期进行。检查内容包括:国家财经法规、政策的执行情况;内部统一财务制度落实情况;重大项目投资决策、大额资金使用等是否按“三重一大”的要求执行集体决策或联签制度;存货、往来款项的检查等等。

对于检查中发现差错及问题,要区分不同情况、不同性质,有针对性地提出不同的处理意见,要求下属公司限期纠正并书面反馈改正情况。若是财务管理制度和财务管理工作本身存在的问题,应认真研究,及时改进工作,提高财务管理质量;涉及违法乱纪问题,应根据问题的性质,按照有关规定移交纪检部门或司法机关进行处理。通过财务检查,可以督促财务人员及管理层认真总结经验,吸取教训,增强法制观念,严格执行财经纪律及财务制度。

2 加强内审队伍建设,提升内审工作水平

一方面强化内审人员的教育和培训,重点在于企业会计制度、准则的培训,着力培养高素质的复合型内审人才;另一方面,优化人才结构,逐步组建一支政治素质优良、专业技能精湛、工作作风踏实的内审队伍。

内部审计主要应由科研院所内审部门负责进行。根据年度监察审计工作安排,定期(年中,年末)对下属公司的经营成果、财务状况进行审计,不定期进行专项检查,如比价采购制度的执行情况、投资效能监察、稽查、评价重大项目的执行情况等,并从中去发现存在的问题,及时地进行处理、解决。对审计检查中发现的重大问题或重大隐患,应及时向科研院所领导汇报;对审计检查中发现的典型的或普遍存在的问题,要提出相应的办法或建议,并通报其他下属公司。

按照国资委的相关规定,国有及国有控股公司的年报必须接受外部审计,对于下属公司年度会计报表及其附注的正确性和公允性,会计处理方法的一贯性和合规性等,由所本部统一委托会计师事务所实施审计。

(五) 构建通畅的财务信息沟通渠道

财务信息沟通渠道是否通畅,关系到整个财务控制系统的运行效率。财务控制以客观及时的信息为基础,构建通畅的沟通渠道,对下属公司进行实时跟踪、分析,纠正运行过程中出现的偏差,实现动态的财务控制,以要确保整体财务目标的实现。

1 财务信息报告制度

包括财务月报制度和重大事项财务报告制度。要求下属公司按月提供财务报告及经济运行情况分析报告,除资产负债表、利润表、现金流量表等几张主表外,可以根据财务管理需要设计内部管理报表,如主营业务增减情况变动表、成本费用明细表、内部往来及内部交易明细表等等,更加全面掌握公司的经济运行情况和发展态势。推行重大事项报告制度,具体包括事前和事后报告制度,下属公司在进行重大事项决策前,须向院所正式行文进行报告,事后对经营决策执行及经济效益实现情况等进行汇报。

2 财务网络电算化

通过建立内部计算机网络系统,统一下属公司财务软件,实现网络共享。院所本部财务部门根据工作需要,随时可以通过内网了解下属公司的财务状况,对于存在的问题,早发现,早解决,防范于未然。利用财务软件的ERP功能,增加合同管理模块,要求下属公司及时录入购销合同,使院所管理部门能即时掌握下属公司的生产经营情况,了解发展态势,使控制具有针对性。

(六) 完善考核指标体系和激励制度

1 引入经济增加值(EVA)指标

经济增加值(EVA)是企业投资资本收益超过加权平均资本成本部分的价值,或者企业未来现金流量以加权平均资本成本率折现后的现值大于零的部分。以经济增加值作为考核指标,是从出资人(股东)的角度定义企业利润,将出资人(股东)投入企业的资本的机会成本考虑了进去。现代企业财务管理要求企业建立以价值管理为核心的财务管理体系,经济增加值最大化目标可以满足价值管理的要求,有助于实现企业价值和股东财富的最大化。

2 精心设计考核辅助指标

一是反映债务风险的指标,资产负债率、流动比率、速动比率、现金流动负债比率等等;二是反映资产质量的指标,如流动资产周转率、存货周转率、应收账款周转率、资产现金回收率等等;三是反映对院所本部应履行义务完成情况的指标,如上缴管理费(收益),代扣代缴款等往来款项的偿还等指标。

3 实行对标管理

根据下属公司所处的经营环境、规模及业务类型等特点进行对标管理,选取重点指标,相互对照,促进各公司相互学习,不断提高各公司的管理水平。

4 优化激励制度设计

科研院所需结合各公司的经济运行的实际特点,重新对薪酬制度进行优化设计,使之更趋于科学、合理。对下属公司在一定经营期内的经营管理者业绩等进行定性和定量的考核分析,以做出客观、公正的综合评价。考核评价结果,作为对公司经营管理者奖惩的依据,做到奖罚分明。

经济利益激励,并不是调动经营管理者积极性的唯一手段,对下属公司管理人员和技术骨干的激励应更多侧重个人向上发展空间和社会声望的提升方面,采用双向的激励能使经营管理者的才能及潜能得到充分的发挥。

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F810.6

B

1671-4733(2010)04-057-04

2010-11-15

王广启(1973-),男,安徽颍上人,会计师,从事财务会计工作,电话:13856003607。