科技期刊编辑做好退稿工作的基本原则及技巧

谢双显 杨 洪 高 婕

(武汉军械士官学校《军械士官》编辑部,湖北 武汉 430075)

科技期刊编辑做好退稿工作的基本原则及技巧

谢双显 杨 洪 高 婕

(武汉军械士官学校《军械士官》编辑部,湖北 武汉 430075)

针对当前部分科技期刊编辑因思想上麻痹轻视,行动上草率敷衍导致不当退稿现状,阐述了不当退稿带来的负面影响,探讨了做好退稿工作须遵循的“三字原则”,并结合工作实际,提出了因“人”制宜、因“稿”制宜、因“式”制宜做好退稿工作的基本退稿技巧。

科技期刊编辑;退稿工作;退稿原则;退稿技巧

退稿,就是对作者所投稿件不拟刊用,将其退回。随着出版业的迅速发展,期刊之间的竞争日益激烈。如何出精品,创名牌,从而提高期刊的可持续发展,这就需要期刊编辑从各个环节考虑突破点[1]。

一、不当退稿的常见表现

对于退稿,大多数编辑都是很认真、负责的,但也有部分编辑在思想上麻痹轻视,行动上草率敷衍,其不当退稿主要表现在三个方面:一是以期刊征稿简则上已注明“由于人力有限,来稿一律不退,请勿两投,三个月后未收到刊用通知,作者可自行处理”字样为由拒绝履行退稿义务。二是给作者千篇一律的“论文经专家评审未获通过,现予以退稿,请自行处理”等格式化退稿回执。三是编辑收到论文后,不给任何回音,论文犹如石沉大海,作者只能等待。

二、不当退稿带来的负面影响

不当退稿,会给期刊带来严重的负面影响。

(一)为“一稿多投”“推波助澜”

作者寄出稿件后,久久收不到来自期刊编辑的有关稿件“命运”的回音,也不敢“责问”,但为了提高论文的命中率,以期成果早日公之于众,有时只好“违心(内心深处对‘一稿多投’也是持否定态度)”地抱着东方不亮西方亮的心态四处探路,寻找各种机会、各种路径进入出版过程。于是,在便利的网络条件下,作者的论文便飞向天南地北[2]。这样不仅浪费了编辑部的人力、物力和财力,有时也会使作者陷入“难以取舍”的两难境地,还会损坏作者声誉,甚至是给期刊建设带来不利影响。

(二)“退稿拒人”使作者队伍流失

作者是出版业的第一资源,是精神生产的主体,是精神生产第一线上的劳动者,没有作者不断提供各种作品(稿件),编辑劳动就会成为“无米之炊”[3]。任何成熟的期刊都有其稳定、扎实、忠诚的核心作者队伍。一个阅稿不嫌烦、谈稿不马虎,改稿不随意,批稿不粗疏,发稿不将就的“编辑匠”是不会只把目光盯在少数名家身上,为他们“开绿灯”、付“高稿酬”,应本着“准确审稿、诚恳待人、讲究方法、秉公办事”的原则,认真对待每一位投稿人,做好退稿工作。退稿原因复杂多样,但对于作者来说,退稿总是一件令人不愉快甚至是伤心的事。如果作者收不到稿件“命运”回音或者只是收到一纸冰冷的拒人千里的格式化的退稿函,既没有说明稿件为什么被弃用,更没有针对来稿内容如实详细地指出文章存在的不足,不能给作者任何改进和提高,长此以往,必然会“退掉”期刊在作者心目中已有的“地位”。“稿件不用是暂时的、一次性的,而作者的写作并不止这一回,与编辑出版机构的联系是长期的、经常性的”,[4]只要编辑做到“退稿不退人”,以人为本,以真诚对待作者,他们终究会以高质量的稿件进行回报。

(三)“疏于业务”使能力提高受限

“上山容易下山难。”做好退稿工作往往要比处理可用稿件难度更大。要使退稿有理,有据,所提意见让作者信服,编辑不仅要有高度的责任感和奉献精神、高尚的情操和良好的涵养,还要具备深厚的知识功底、开阔的知识视野并掌握最新的学科信息。

三、做好退稿工作须把握的“三字原则”

做好退稿工作是编辑职业的崇高责任和使命[5],是作者成长进步的阶梯,正如叶圣陶先生所说:编辑同志在审稿子的时候,既要严格,又不宜求全责备,不要错过一篇有希望的作品,不要错过一个有希望的作者[6](P77),以今天认真负责的退稿函换来明天的可用稿,以自身良好的职业形象做旗帜,指引人、感召人,因为作者今天遭遇的“失败”,会成为明天进步与成功的阶梯[7]。我认为要做好退稿工作必须把握“快、公、明”“三字原则”,“快”即退稿及时、迅速,“公”即坚持质量标准,不偏不倚,公平公正退稿,“明”即退稿意见细化明确,理、据充分。

(一)及时迅速退稿,关心作者进步

稿件经过审核确定要退,那就要退得快,退得利索,不要积压、敷衍,因为这样可以尽快地安抚作者惴惴不安的心,为作者或尽快的改投他刊或修改后另作安排赢得时间,还能赢得作者对编辑的称赞。快速退稿看似简单,但有时易被不懂作者投稿心理的编辑忽视,不能及时给作者有关稿件“命运”的回音,或让稿件无期限的自动淘汰,让作者“望穿秋水”仍不知稿件归宿,这样处理作者稿件本身极不规范,也迫使急于让成果早日公之于众的作者另想办法。而“一稿多投”,既损坏了作者的声誉,也给期刊带来了不利的影响,同时在某种程度上反映出了编辑的工作效率和工作态度,在客观上成为“一稿多投”的“推手”。

(二)公平公正退稿,稳定作者队伍

退稿,集中地反映了编辑与作者间的矛盾关系,即作者接到退稿函后,很难认识“有用必有退”的用稿规律,心理难以承受[8],如果编辑退稿不公,便极易打击作者的投稿积极性和写作热情,甚至丢掉期刊在作者心目中已有的“地位”,使作者队伍流失。实行公正退稿就成为解决这一矛盾的关键,它能促进期刊发展,能促进编辑洁身自好,树立良好职业道德,还能促进作者不断总结创新,走向成功。在出版界过分忽视作者地位,在文稿评审、取舍和发表先后上常行不正之风的今天,作者很容易对编辑产生反感,从而导致编辑与作者关系变坏[9]。“退稿不退人”要求期刊编辑既要对来稿进行严格审查,不降低刊用标准,又要认真履行退稿手续,稳定作者队伍,编辑只有信守公正的客观标准,合理合情地向作者指明文稿的不足之处,帮助作者分析原因,理清思路,使作者获得新的发现和突破,让作者从内心深处觉得在退稿面前是人人平等,才会得到作者的理解和尊重,为期刊留住更多作者的“心”,进而提高作者对期刊的信任度,稳定作者队伍。

(三)细化明确退稿意见,树立作者意识

细化、明确退稿意见,不仅对作者有利,编辑也在全心全意为作者服务的过程中树立了良好的形象,同时也为期刊的发展开辟了一个宣传的窗口。在科技创新与拓展领域的氛围中,增强服务意识,不仅培养了作者,赢得了作者的信赖,也使科技期刊有了更加广泛的作者群,为期刊的生存和发展提供了原动力。[10]目前科技期刊的退稿率都比较高,这涉及到大部分作者群,退稿工作如果处理不好,很可能会影响到很大一批科技工作者的创作活动,期刊编辑必须处处为作者考虑,准确写好退稿意见,增强为作者服务意识,做到“退稿不退人”,使期刊拥有稳定的作者群体,进一步为期刊发展拓展空间。退稿意见细化、明确,编辑在服务作者,使作者直接了解所投稿件的问题所在,少走弯路的同时,也培养了大批作者,他们根据退稿意见总结经验,改进工作方法,将文章进行修改和完善,在实践中不断提高。

四、做好退稿工作的基本技巧

退稿是一门艺术。做好退稿工作,编辑除必须把握“快、公、明”“三字原则”外,还应注重操作技巧。我认为最基本的技巧就是因“人”制宜、因“稿”制宜、因“式”制宜。稿件被退,任何时候对作者来说都不是一件高兴的事,是一种特殊的心理体验。“良言一句三春暖,恶语伤人六月寒。”那种以推托心态、高傲心态、拖延心态、鄙视心态来对待退稿工作的编辑,即使他抽时间为作者写了退稿函,其退稿函的内容和所取得的效果也是可想而知的。编辑撰写退稿函时要用编辑角色语言使用的规范和法则来调节自己的言语交际行为[10],以充分的退稿理由说服作者,凭情感力量打动作者,否则会造成严重的负面影响。

(一)因“人”制宜,区别退稿

年轻作者与年老作者、新作者与旧作者,他们的投稿倾向不同,他们对待退稿的感受有别,应该区分对待,但他们的支撑是编辑出版工作的源头活水[7]。名家、教授他们学识渊博,有一定的身价,是期刊作者队伍的领军人物。对于他们的稿件,编辑经过慎重考虑确定必须退稿时,退稿函语言要谨慎,既要维护其艺术地位、名作者身份,又要恰当、委婉地说明稿件不用的原因,还要说些关切的话,衷心感谢他们对期刊的信任,诚望他们一如既往地支持、厚爱期刊工作等。新作者、年轻的作者,他们思路敏捷,接受新事物快,写、投稿热情高,但因为是第一次写作或写作时间不长,心情激动又紧张,非常希望自己的作品通过编辑能出版,如果他们的稿件被退,其心理震动和挫伤往往比较大。对这类作者,编辑在写退稿函时,更要注意把握语言分寸,首先应肯定其长处和为此而付出的努力,鼓励他们锲而不舍,委婉地指出尚需改进的地方和存在的不足及不予录用的原因,不损伤其自尊,又不作无原则的让步,使作者期待的心理平和地转变为对文章不能发表的认同心态,心服口服,还能感到通过继续努力,文稿有被录用的希望,从而达到两者的和谐、同一。

(二)因“稿”制宜,“人本”退稿

退稿原因多种多样,如果退稿函是千篇一律的格式化“公函”,不要说达不到使作者明确退稿原因,知道稿件的不足之处,以便今后改进研究方法和方向,提高实践技能和写作水平的目的,同时也是对评审专家和期刊的极大的不负责。退稿时编辑应综合审稿专家的评审意见,明确指出论文存在的主要问题,具体写明退稿的主要理由和修改建议,以帮助作者总结经验教训[5]。初学写作的作者来稿中选题落后,缺乏创新性的比较常见,由于他们查找资料少,学科动态信息了解少,未掌握文献检索方法等,处理这类稿件,编辑在退稿函中应说明所观察的及所得的结果并不是新的发现,而是一般常见的现象,并指出此选题今后研究的大致方向,并建议作者在课题研究前应进行文献检索。对没有明确的目的,随意性、盲目性很大,缺乏必要的实验观察项目,遗漏论证过程中必需的数据,甚至数字计算错误的实验设计不合理,论证不严密,缺乏科学性的这类稿件,编辑在退稿函中应建议作者重新设计实验方案。对因实验设计缺陷或是由于作者通过实验获得一些数据后,以偏概全,任意推论的论据不足,评价不一的稿件,编辑应该在退稿函中建议作者进一步补充实验,获得充足论据后再行文[11]。

(三)因“式”制宜,灵活退稿

退稿函不可千篇一律,退稿方式也要因“式”制宜,灵活多变。通行的退稿方式主要有书信退稿、电话退稿、网上退稿和当面退稿。书信退稿是传统的退稿方式,虽很古老,但编辑亲自手书退稿函,紧贴稿情阐明不用的理由,并辅以温暖、鼓励的话语,作者是很容易接受的,有时甚至会将编辑的亲书手稿奉为珍品。马克斯韦尔·珀金斯被誉为“美国编辑的元老”,就是一位“天才的编辑”,他一生的大部分时间都在为别人提供一副热情的肩膀和一副同情的耳朵,他与作者建立了深厚的友谊,培养了像福·司各特·菲茨杰拉德、厄内斯特·海明威、托马斯·沃尔夫这样的一些文学大家,他与作者保持着长时间的通信联系,成了作者的终身朋友和强有力的支持者,他的许多要求作者修改稿件或给作者退稿说明的信件,总是热情洋溢,倾注情感,表现了一种难得的编辑职业精神和境界,而且这些信件本身便是一件件艺术品,值得作者珍藏[3]。信息时代,电话退稿、网上退稿就显得更加便捷有效。电话退稿较书信退稿虽不省力,但与作者直接交流,相互之间能听到彼此的声音,感情上更近了一些,更能让作者感受到编辑的尊重和重视。网上退稿也很时尚,写上几句知心话,提出几点建议,同样会起到团结作者、留住作者的重要作用。当面退稿,编辑与作者之间没有时空的距离,感情上更近,交流起来能更深入。

[1]陈灿华,张曾荣,王璐.话说退稿[J].编辑学报,2002(2).

[2]李春英.编辑工作中的退稿处理流程探微[J].出版发行研究, 2007(7).

[3]柳晓丽.做好退稿工作,稳定作者队伍[J].农业图书情报学报, 2007(8).

[4]周国清.理解·尊重·稳定:编辑退稿的作者意识论[J].株洲工学院学报,2004(3).

[5]岳建华,李小萍,尤伟杰等.科技期刊退稿工作中的人文关怀[J].编辑学报,2007(2).

[6]徐登明.编辑出版家叶圣陶[M].北京:中国书籍出版社,1994.

[7]周国清.编辑退稿时如何稳定作者队伍[J].编辑科学,2005(2).

[8]唐燕玉.退稿时应注意的几个问题[J].安庆师范学院学报(社会科学版),2002(2).

[9]雷珙.科技期刊编辑的公正退稿[J].编辑学报,2007(4).

[10]柏晶瑜.细化退稿意见,增强服务意识[J].编辑实务,2007(10).

[11]夏伟.论科技期刊编辑流程中的退稿工作[J].中国科技期刊研究,2001(4).

责任编辑 胡号寰 E-mail:huhaohuan2@126.com

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1673-1395(2010)06-0121-03

2010-09-20

谢双显(1976—),男,湖北浠水人,编辑,主要从事期刊和报纸编辑出版工作。