试谈沟通管理在建设项目施工管理中的应用

邱义明

（福建警察学院基建办，福建 福州 350007）

1 引言

沟通是工程信息管理中的重要组成部分，它是信息传递、交换的动态过程，沟通管理在工程管理中具有非常重要的作用，是进行各方面管理的纽带。对于建设项目全过程管理来说，施工阶段是工程建设项目产品的形成阶段，也是最难、最复杂的阶段，在这个阶段大量的投资通过施工这一环节不断“物化”，最终形成固定资产，实现项目投资。而由于工程实际的复杂性和管理各方权力和义务存在一定的模糊性，致使工程管理中的沟通比较复杂，所以如果我们能建立一套完善的沟通体制，保证项目管理信息的通畅，就能确保工程如期保质保量地完成。据研究表明：管理中70 %的错误是由不善于沟通引起的，因此，在建设项目中采取有效的沟通措施组织好工程管理，对提高工程质量，缩短工期，控制工程造价都具有十分重要的意义。本文将从沟通管理的角度来分析工程管理。

2 沟通管理分析

沟通是人与人之间采用语言、文字、身体语言、各种专业符号等形成的信息进行的交流，使彼此间能知道并理解其意图。［1］项目施工中的沟通可以是口头的或书面的，可以在项目分部分项工序交接间沟通，也可以在项目参与单位之间沟通。有效的沟通可以减少摩擦、返工或更改，提高效率，促进项目管理团队愉快和谐地工作。

2.1 制定规范的规章制度

规范的工作需要规范的准则，因为每个部门、每位员工都有自己相对独立的利益，所以，在编制规章制度时要针对各工序交接中或项目参与单位在管理体系中所承担的责任与实现的功能，确定其需要什么样的信息，生成什么信息，如何接收与发出，如何反馈与执行。有了功能目标，有了行为准则，有了工作标准等这些事先的约定，人们才能清楚自己行为的后果，清楚应该得到奖励还是惩罚，才能调动工作的积极性，并通过参与创造来实现建设目标。［2］

规章制度总的说来要遵守国家相关的行业管理规定，主要包括：计划管理的编制、执行、监管、变更方法；绩效考核评定办法；文明施工规定；安全管理规定；违章操作管理规定；沟通管理计划（包括对各种信息的发布、接收、反馈规定，对会议的管理、对文件种类、格式、归档要求与执行的规定）；施工中质量管理、投资控制管理规定；变更管理规定等等。［3］

2.2 完善沟通的实施过程

由于项目参与者的关系，决定了项目的沟通不能是千篇一律的，在规划阶段形成的框架需要在实际执行中不断完善和调整，尤其是沟通管理中要制定明确的操作方法，指导实际操作。如：信息发布与接收的偏差往往在刚开始时是存在的，要注意在不影响项目正常进行的前提下，进行整改，耐心地进行指导，直至符合要求；对于不配合、不服从的现象要坚决予以惩处，决不打折扣。这样，经过 1月～2月的磨合，把利用率不高的信息进行合并、归类整理，并根据需要制定新的信息种类及传递接收的反馈方法，从而逐步完善对沟通的管理。

2.3 讲究沟通方式

在诸多的沟通方式中，口头沟通是最为常用的方式，可以快速、直接地进行信息传递与反馈，缺点是很难查收和归档。因此，项目管理团队在工作日记中应建立备忘录，把工作中的口头沟通记录下来，包括时间、地点、参与人、执行情况，以备日后查询，对于重大问题要在工作会议上重申和说明，并写入会议纪要。

项目管理团队的沟通方式应该以书面沟通为主，在信息传递文件单上标明信息的传达、接收、签收部门或人员，信息中明确执行结果反馈的方式与时间，虽然繁琐，但很有必要，是责任归属、绩效考核、工作分派、奖优罚劣的充分依据。

在沟通方式中还有最为常用而且有效的方式，那就是会议。对于会议的规范管理，体现了一个专业管理团队的水平，对会议的把握控制也能够体现一个管理者的综合管理水准。［4］

2.4 处理好施工过程现场工序交接间的沟通关系

在施工过程中，现场管理预算人员必须与施工技术人员、材料机械人员等密切结合，互相了解，以经营管理为核心，避免材料、机械使用的浪费，达到节约成本的目的。

（1）现场技术人员对于施工中的工程项目或工程量增减应及时与业主沟通，办理变更委托手续；对于分包队伍，现场技术要加强责任心，及时签证，并熟悉定额内容或市场价格行情，减少费用的流失。

（2）材料人员在定货数量上一定要根据技术人员提供的图纸量略加损耗来控制，避免浪费，把握进货时间，避免二次搬运，同时定货单价要及时反映到经营部门，以便经营部门能够调整预算价差。对于特殊材料价格严重超出预算的，要有业主部门认可，否则，将为结算带来不便。

（3）机械部门在机械台班安排上，要互相沟通，考虑现场工作量情况合理组织实施。

2.5 做好项目团队沟通管理的合作伙伴关系［5］

（1）项目沟通管理包括保证及时和恰当地生成、搜集、传播、存储、检索和最终处置项目信息所需的过程。做好沟通管理是项目团队成本管理的关键因素，从项目团队接手项目起，项目的信息就以各种方式传递给项目管理的各方，所有的项目参与者，包括项目的业主单位、设计单位、监理单位、施工单位、专业分包单位、质量监督站等，都希望能以各自的沟通能力、技巧来完成必要的沟通，以使项目建设顺利进行，达到各自的目标。

（2）在工作中每个部门要根据职责说明书相互配合、相互支持地开展工作，每个人的行为都要服从该流程的要求，完成自己的目标功能。这样才可能把业主单位、监理单位、施工单位等各部门、各岗位的功能融入项目整体管理的团队体系中去，从而形成一个完整规范的运转系统。

（3）加强团队建设会议，通过团队成员间的沟通与交流，增进团结，相互学习，取长补短，提高工作热情和工作水平，共同参与项目的建设管理。

3 工程案例分析

3.1 工程概况

福建省公安指挥情报中心项目，位于福建省公安厅大院内，占地面积2 575 m2，总建筑面积16 354.4 m2，地上建筑面积9 485.6 m2，地下室建筑面积6 868.8 m2，建筑高度21.15 m，地上四层，地下二层。工程总投资约9 946万元（其中：土建主体造价约2 525万元）。设计耐火等级一级，甲类防空，核五常五级。项目于2009年1月开工，已经完成设计、监理、主体施工、地下室土方开挖及支护、电梯采购安装、机房精密空调设备采购与安装、消防工程施工、外墙石材采购、AV系统采购项目、机房机柜设备采购、变电所安装工程及电气设备采购调试等十一次招投标，以及大部分的施工任务。项目涉及的代理咨询单位、设计单位、监理单位、施工安装单位等二十几家。项目已经安全建设近500 d，总体进展顺利。

3.2 建立定期沟通的管理制度和合理的组织结构

福建省公安指挥情报中心项目的建设管理是从公安系统不同单位、不同部门调配人员，组成临时建设项目管理办公室进行管理，办公室由工程组、综合组、纪检组、技术组等分工组成，由于是临时组成的项目部组织，彼此之间比较陌生，所以，项目的各个工作组之间的沟通就显得非常重要。而且由于项目的特殊性，涉及众多分项工程先后交叉作业，参与单位复杂，所以在整个项目管理中对各参与单位进行沟通和协调也显得非常必要。

项目建设开始在厅领导的高度重视和精心指导下，对项目建设进行统一部署，全面系统地考虑项目建设的实际复杂情况，分工合作，明确职责。尤其是在沟通管理上，统一协调，组成和谐的管理组织和统一的沟通渠道，安排合理的组织结构，以便于信息的沟通，同时减少中间沟通层次，避免信息传递失真、遗漏，加快信息传递的及时性和信息沟通的有效性。定期开展沟通会议，形成书面会议纪要。所以，项目开工建设一年多来，进展顺利，没有出现任何事故，项目造价和进度也控制在计划内，这得益于有效的沟通管理和统一的协调组织。

3.3 建立有效的沟通方式方法

（1）明确沟通所希望达到的目标，做好工程项目的沟通安排。

（2）全面考虑沟通时的一切环境情况，包括沟通背景、社会环境、人的环境等，以便沟通的信息符合环境要求。

（3）确定进行沟通的方式，并注意使用和改进沟通的技巧。

（4）做好工作完成的信息处理。根据工程项目的实际完成情况报告，应用各种工程项目信息的报告方式和信息文档化管理办法，对工作完成信息进行处理，包括工程项目的隐蔽签证工程，验收完成成果，编制总结文件，使工程项目管理正规化、规范化。

4 结束语

（1）建立良好的沟通机制，构建参与项目各方通畅的沟通渠道，是项目有效沟通、成功管理的关键，也是项目取得圆满成功必不可少的。

（2）有效的沟通，可以使上下人际关系和谐，左右之间矛盾缓和，能及时发现和解决施工中存在的问题，从而顺利完成工作任务，尽可能达到各方的预期目标。

（3）明确分工，职责到位，可以减少窝工推诿现象，增强项目管理的效率，取得良好的经济效益，促进关系融洽，和谐共处。

1 斯蒂芬·P·罗宾斯、玛丽·库尔特.管理学（第7版）（孙健敏、黄卫伟、王凤彬等译）.北京：中国人民大学出版社，2004：293～295

2 张 涛、韩膺南.有效的沟通是项目成功的关键因素.项目管理技术，2006.37（7）：56～57

3 王清波.项目管理中的有效控制问题研究［D］.南京：河海大学，2004

4 丁荣贵.项目管理思维与管理关键.北京：机械工业出版社，2004：156

5 张连营、王争明、张 杰.伙伴关系模式的发展以及对中国建筑业的启示.中国工程科学，2006.8（8）：7～11