电视宣传档案的电子化管理

窦娜

（河南省鹤壁电视台，河南 鹤壁 458000）

1 电视宣传档案管理存在的问题

改革开放以来,电视宣传事业得到了长足发展。广大电视工作者在长期的新闻采编实践中,采制了数量巨大、形式多样的优秀作品和宝贵的声像资料。但是,由于多种原因这些作品面世后,往往作为声像资料,锁进了档案库,其潜在价值很少有人进行挖掘。在日常的管理上,只停留在保管的水平上。归纳起来，我们在电视宣传管理上,存在着以下几个主要问题:一是封存式管理。电视宣传资料制作成节目播出以后,作为原始的素材,锁进档案室,成为历史,束之高阁。二是随机式管理。在新闻的实践中,需要用到相关资料,到档案室翻一通,用完以后,仍旧“刀枪归库”。很少有人对相关的资料进行梳理归类,很少有人利用资料对采编、制作过程进行深层次的分析与总结。三是零打碎敲式的管理。虽然电视宣传档案的管理和利用,越来越引起电视台的关注和重视,但是对电视宣传档案价值和挖掘潜在的内涵,还没有形成共识,形成制度和行业规范,还是处于零打碎敲阶段,各自为政,没有规划,缺乏规范的情况,仍然存在。因此,电视宣传档案的管理比起其他先进系统的档案工作,显得有些滞后。要改变这一状况,最重要的是要提高思想认识,制订出电视媒体行业切实可行的行业规范。

2 电视宣传档案电子化管理的必要性

电视宣传档案内容涵盖新闻、教育、科技、军事、文体、社会活动等各个方面,形式包含消息、专题、专栏、谈话、晚会等各个门类,它具有广泛性、特殊性和很强的区域特征。因此在日常的管理中,要根据其广泛性、特殊性和区域特征,进行分类管理。现在的大部分管理模式是配置相应的人员和库房进行保管,方式基本上都采用传统手工操作、仓储式管理。这种封闭型、分割式、低层次的管理模式,不但花费大量的人力物力,只适用于本单位小范围,不仅浪费资金,而且效率低下,制约了信息交流与资源共享,更无法采用现代高科技手段对新闻档案的节目资源进行管理、研究与开发。要改变电视宣传档案目前的管理模式,就要对分散在各媒体单位、各部门的新闻节目资源进行必要的整合,实现电子化管理,运用微机管理,数字处理,网络传输,电脑检索等高新技术手段,建立起一个巨大可靠的数据库管理目标,从而随时为广播电视媒体的领导、编辑、记者提供优质的数据检索查询检索服务,也可向全社会提供信息服务,实现真正意义上的资源共享。有了这一基础的保障,新闻节目资源共享研究、开发、利用才有了可靠的保证。通过变封闭型管理为开放式管理,变一般性管理为专业化管理,变传统式管理为现代化管理,提升电视宣传档案管理、研究和开发的水平,“将死”的档案转变“为活”的档案。通过电视宣传新闻档案的信息化大平台,使其发挥应有的社会效益。

3 电视宣传档案电子化管理的基本保证

要建设电视宣传档案信息化大平台,当前要在切实提高对这项工作重要性认识的同时,加强以下三个建设:一是数据平台建设。作为电视媒体部门,要充分利用自身的网络和数据平台的优势,配备输入设备、储藏设备、输出设备、网络传输,建立起电视宣传档案数据库,对电视资料,实行电子化管理。二是档案管理队伍建设。从目前的状况来看,档案管理人员要进行操作微机管理、数字处理、存储、传输等,都还有一定的距离。可以采取请进来(请专家上课),走出去(参加专业培训)的办法,对他们进行专业化培训,使他们在尽可能短的时间里具备现代化管理所必需的专业素质。三是规范化建设。电视宣传档案电子化管理要健康发展,必须从宏观上进行加强法制和各项制度建设,通过法律、行政法规和制度建设,对档案电子化管理的各个方面进行必要的规范,使其一开始就步入制度化、规范化的轨道。