干部人事档案信息化管理趋势研究

陆 琦

无锡工艺职业技术学院，江苏无锡 214206

干部人事档案信息化管理趋势研究

陆 琦

无锡工艺职业技术学院，江苏无锡 214206

干部人事档案管理工作是一项专业性、政策性、内部性很强的工作，是党的人事工作重要组成部分。新形势下，干部人事档案管理工作存在一些时效性等的问题，提出干部人事档案的信息化管理必然性。

干部人事档案；信息化管理

1 干部人事档案的重要性

干部人事档案是客观记载干部个人经历、政治思想、工作实绩、业务能力、工作表现、品德作风等方面的文字材料，是选拔任用干部的重要依据。干部人事档案的收集、管理工作，是组织人事部门工作中的一个重要组成部分，做好干部人事档案管理，是做好干部工作的基础和前提，对于领导全面了解干部、准确选用干部具有十分重要的作用。

就干部个人而言，干部人事档案还涉及到提供婚姻状况证明、办理护照等政审手续，还涉及工龄、退休、住房补贴等利益问题。

加强干部人事档案规范化管理，充分发挥干部人事档案在实际工作的作用，是干部管理的一项重要任务。干部人事档案工作做得好与不好，直接影响到干部工作的效率和质量，同时也是衡量一个地区、一个部门、一个单位干部工作水平的标志之一。在信息高速传播的当今社会，对干部人事档案管理工作提出了更高要求。

2 干部人事档案管理中存在的主要问题

管理方式和手段相对落后。人事档案管理是一项专业性工作，有很强的政治性和内部性。在还没有计算机或档案管理专用软件的情况下，档案管理人员的工作量相当大，每年都有新的档案材料产生：干部年度考核、工资变动、奖惩、深造、培训、职称评聘等，需要手工的书写、裁剪、裱糊、装订，不仅需要档案管理人员较好的耐心，也是一项费时费力的低效工作，另外对档案的完好保存有一定影响。

制度不够完善。在干部人事档案管理过程中没有形成强有力的机制来规范。收集的材料不够规范，导致档案案卷质量不高，档案材料中体现的信息前后不一致，很多材料未能及时归档、更新。在深化干部人事制度改革进程中，必然产生大量新的干部档案材料，而干部档案工作的一项基本任务就是及时收集各类有价值的材料和信息，确保档案能全面、客观、准确地反映一个干部的真实情况。

干部人事档案利用水平低。这是目前干部人事档案管理中存在的最大问题。工作中，很多部门都会需要提供干部人事档案中的部分信息，检索、查询工作频繁，在追求时效性和准确率的时代，手工地翻阅案卷明显已跟不上工作节拍，在提供服务方面形成比较封闭和和被动的局面。崭新时代”，作为人事制度改革的重要组成部分的人事档案要由传统的档案实体管理向信息化档案管理迈进。把科学技术发展的成果运用到档案管理中来，延长档案使用寿命，提高工作效率。

干部人事档案的信息化管理，实现干部人事档案管理工作的标准化、规范化、流程化，确保提供数据的及时、准确、完整和有效。利用信息化管理对数据资源进行分类、提取、分析和模块化操作，使档案更好地服务组织人事部门各项工作的开展，有助领导科学决策。具体体现在：

1）减少重复劳动，提高工作效率。干部人事档案信息化管理自由设置各类花名册的生成，任意组合部门、民族、党派、职务、工作时间、出生年月、学历学位、档案号等指标，确定人员范围，形成EXCEL、HTML等格式文档。在将信息、文字、图片变成数据资料输入系统后，可直接从人员库中选择生成各类表单，如干部任免审批表、三龄一历表、干部职务变动表。代替逐份查找档案案卷的繁琐及对案卷本身的伤害。文档一旦生成，便能为各种途径所利用，减少重复而大规模的劳动。各类表单的生成省去了手写的低效和低准确率，手工操作容易发生错误，工作量又相当大。

2）减少翻阅、复印对案卷的损害。频繁的翻阅和调用干部人事档案案卷，容易使纸张发黄、变脆，字迹褪色，不利于档案的长期完好保存。干部人事档案实现信息化管理，无需反复翻阅案卷，只需在已经形成的各类表式中寻找所需信息即可。

3）为领导决策提供科学依据。干部人事档案信息化管理能形成各类分析统计图，对干部按性别构成、年龄结构、学历层次、职级等多个角度进行分析，可输出各类图表格式，形象直观、一目了然，统计的信息与干部数据库实时联动，不仅能够全面反映干部的基本情况而且可以记录干部转业技术职务等动态信息，为领导在干部选拔等总体规划时提供正确可靠的信息，为做出科学合理的决策提供数据支持。

3 干部人事档案信息化管理趋势

4 结论

干部人事档案信息化管理是适应时代发展的需要，也是人事档案自身发展的要求，信息化是干部人事档案管理发展的必然趋势。

党的十七大报告中指出，要坚定不移地以科学发展观统领经济社会发展全局，坚持以人为本，转变发展观念、创新发展模式、提高发展质量，把经济社会发展切实转入全面协调可持续发展的轨道。随着科学发展观的贯彻落实和创先争优活动的全面推进，档案管理工作也将进一步完善。

如何更好地进行干部人事档案管理，除了提高对干部人事档案重要性的认识、制度建设、提高档案管理人员素质，更重要的一点，要形成以电子文档为主要形式和载体的干部人事档案信息化管理模式。当今世界经济发展进入一个全球化“高度信息化的

[1]彭芬辉.人事档案信息化管理之我见[J].湖南行政学院学报，2009，3：20-21.

[2]欧密.浅谈信息时代的高校人事档案管理[J].北京电力高等专科学校学报，2010，28(2)：23.

[3]孙胜存，康建英，焦玉爽.浅谈人事档案的现代化管理[J].河北科技图苑，2002，15(2)：53-54.

G271

A

1674-6708（2010）33-0034-01