对现代医院人事档案管理的思考

王银雪 毛炳飞

（1.蚌埠医学院第一附属医院 安徽 蚌埠 233004；2.蚌埠医学院第二附属医院 安徽 蚌埠 233004）

人事档案是在人事管理活动中形成的，记录和反映职工个人经历和德能勤绩表现等情况，以个人为单位集中保存的、备查考的原始记录。其内容包括：①履历材料；②自传材料；③鉴定、考核、考察材料；④学历和评聘专业技术职务材料（包括学历、学位、培训、结业成绩表和评聘专业技术职务、考绩、审批材料）；⑤政治历史情况审查材料；⑥参加中国共产党、共青团及民主党派材料；⑦奖励材料；⑧处分材料；⑨录用、任免、聘用、转业、工资、待遇、出国、退（离）休、退职材料及各种代表会议登记表材料；⑩其他可供组织参考的材料[1]。人事档案是具有使用价值和保存价值的凭证材料，是一个人本来面目的真实反映，也是人事部门历史地、全面地考察和正确地使用人才的重要依据。人事档案管理是医院人事工作中的重要组成部分，准确把握新时期医院发展的特点，坚持以人为本，加强医院人事档案管理，促进医院人事制度改革，适应当前医改政策是医院人事档案实行现代化管理的根本任务。

1 当前医院人事档案管理的现状

1.1 人事档案管理意识淡薄

医院普遍以医疗、教学、科研工作为重点,以提高医疗质量和教学、科研水平为目的，轻视人事档案管理工作。医院领导对人事档案信息开发利用的重要性认识不足，极少考虑到充分利用人事档案信息挖掘人才；大部分职工档案意识淡薄[2]，不了解档案的作用。人事档案管理仅限于档案保存、查阅和应付上级部门检查。

1.2 人事档案资料不完整

由于人事档案所收集的资料涉及到历史的原因，在保存的过程中存在缺少内容、信息不准确、填写不规范，档案材料归档不及时造成残缺等现象。如：有些职工对自己的人事档案材料填写比较随意,内容不客观；有些人事档案材料提供的个人信息不全面；甚至有极少的人会有意改动个人的档案信息。这些都直接影响人事档案材料的可靠性、规范性和系统性。

1.3 医院人事档案管理制度不健全

当前人事制度不断改革发展，人才流动的广度和深度逐步增强，但是人事档案管理制度却没有得到及时补充和修正。许多医院未将干部人事档案管理工作纳入目标考核,没有制定适应医院发展的人才管理制度或有关人事档案方面的规章制度;在医院管理中没有相关的制度和检查考核措施。医院人事档案管理还未形成统一的管理制度和管理模式。

1.4 人事档案管理的方法落后

医院人事管理工作量大，但是缺乏有效的管理手段，没有完善的档案管理软件和全面的管理网络。许多医院人事档案管理工作仍停留在手工管理的阶段,没有配备计算机进行信息录入并建立数据库进行数据检索、分析利用。大部分医院考虑到成本问题,对人事档案管理工作的支持力度不大，专项资金投入也不足，造成人事档案管理的配套设备设施不齐全，防火防盗防潮防虫等措施不全面。

1.5 医院缺乏专业的人事档案管理人员

人事档案涉及到个人的隐私以及工作中的利益关系，所以医院人事档案材料需要专人管理，单独存放。医院人事档案管理也是一项专业性、政治性、机密性很强的工作。但是，目前从事医院人事档案管理工作的人员大多是兼职管理档案的普通人事管理人员,未经过正规的档案管理培训，专业知识较缺乏，学历、职称较低,一般只能应付简单的人事档案材料收集、分类、排列和装订工作,难以胜任新时期的档案管理工作，特别是信息化管理难以实现。档案管理人员的工作积极性不高，也影响了案卷质量和服务水平的提高。

2 现代医院人事档案管理的思考

随着社会信息化速度的加快和医疗卫生体制改革的不断深入，以及人事制度改革和医院用人模式的转变，给现代医院人事档案管理带来了更多的要求。加强人事档案管理，有助于医院建立科学合理的人才梯队，促进医院的快速发展。

2.1 切实重视人事档案管理工作

要想做好人事档案管理工作，首先必须让职工、人事管理部门和医院领导从下到上切实提高思想认识，明确人事档案管理的目的和意义。人事档案是真实记录个人信息的重要载体，相当于个人的“第二张身份证”，关系到职称晋升和工资调整，每个职工都要认真填写个人信息。医院人事档案管理可以通过开发和利用人力资源信息，提高人事档案的使用价值，为医院的经济发展提供可靠的人才保证。档案管理人员要树立主动服务意识，努力发掘人力资源信息，不断扩展延伸服务功能，将搜索到的人才信息以最快的时间传递给用人科室，为临床、教学和科研工作提供优质、方便、快捷的服务[3]。医院领导要高度重视人事档案管理工作，建立独立的人事档案室，配备和完善基础设备,做到人员到位、设备到位、资金到位。

2.2 规范人事档案材料收集、归档和鉴别

人事管理部门在收集人事档案时，要严格把握档案材料的质量关，保证其中各项内容符合规范，达到标准化要求。人事档案材料要完整记录个人在不同时期的经历，要能反映出个人的德、能、勤、绩状况。收集的档案材料既要全面又要有针对性,根据个人工作岗位的不同，收集的材料也不尽相同。对收集到的档案材料，要认真细致地进行鉴别,剔除没有价值的材料、假材料,及时退回不符合要求和不属归档范围的材料。涉及本人的学历材料、专业技术职称材料、奖惩材料等材料要及时归档。档案整理工作和著录、标引工作要规范，做到标准化管理，不散失、不积压档案材料,能够准确反映当事人当前真实情况。

2.3 健全医院人事档案管理制度

规范人事档案管理工作，必须以加强制度建设作保障。制度建设一方面要适应完善社会主义市场经济体制下的人事制度改革的新形势，医改的新政策，又要遵循人事档案工作自身的发展规律。医院要建立健全《医院人事档案管理制度》，制定相应的《人力资源信息管理办法》，使人事档案管理工作有章可循，行之有效。档案的查阅、借调、利用、转出、转入等工作环节都要有相关管理规定，做到“档随人走”,防止编造、篡改档案的行为，防止档案泄密和丢失,建立严谨、科学、合理的人事档案管理制度，维护人事档案的完整性与安全性。

2.4 积极推进人事档案管理的现代化

当今社会由于电子信息技术的飞速发展，医院也开始广泛运用各种现代通信手段,使用电子病历和电子文件，进入到无纸化办公时代。

医院人事档案管理应该以电子档案为新的起点，实行计算机管理,积极引进电脑管理软件，建立医院人事档案信息库、信息存储和检索系统，逐步实现人事档案管理电子化、网络化。通过高科技手段能够及时、高效、准确、动态地对档案信息进行处理、管理和利用,扩大人事档案的信息量和利用价值。医院要切实增加资金投人，引进现代化技术和设备，实现人事档案现代化管理。

2.5 提高人事档案管理人员的专业素质

医院人事档案管理人员的素质直接影响着人事档案管理水平。随着知识经济时代的到来,要求人事档案管理人员具备全新的管理服务理念和扎实的专业知识。在思想上，要树立责任意识、奉献意识、服务意识、保密意识,增强做好人事档案工作的责任心和使命感,尽职尽责管好用好人事档案。同时，要树立终身接受教育的学习观,通过专业培训、在职学习、考察进修、参加学术交流活动等方式,努力钻研业务、不断拓宽知识面、提高知识层次,不断提高自身素质和专业知识水平，以适应新形势下人事档案管理工作的需要。根据实际需要,及时了解和掌握人事档案管理领域的新方法、新技术及其发展趋势。在实践中运用现代化技术手段、先进管理理念和前沿知识,努力提高人事政策水平和工作质量。人事档案管理人员要打破过去看堆守摊、重管轻用的陈旧管理方式，增强创新意识，在主动服务、跟踪服务和开发利用上狠下工夫，不断提高专业服务水平。

3 加强医院人事档案管理，有效利用人才资源

重视医院人事档案管理，推进医院人事档案管理的规范化、标准化和现代化，有利于发挥人事档案在医院人事制度改革和人才资源开发中的积极作用。人事档案信息如实的反映着医院各级各类人员专业、学历、职务职称等的整体分布情况，根据人事档案信息所提供的科学依据，做好现有人力资源状况的分析和人才需求的预测，有利于人才脱颖而出，有利于建立以竞争、择优为导向的充分展示才能的选拔任用机制，更有效利用人才资源。随着人事代理的新型人事管理方式的出现，标志着人事管理的社会化、专业化和规范化，人事档案社会化开放式管理模式也将成为一种通用的管理模式[4]。加强医院人事档案管理工作，充分利用档案信息，能够为医院在发展培养、选拔、使用人才上提供可靠的材料，真正做到人尽其才，才尽其用。

[1]安徽省档案局.岗位培训教程[M].合肥：黄山书社，2007：134

[2]刘瑞凤.关于医院人事档案管理工作的思考[J].中医药管理杂志，2008，16（3）：208-209.

[3]王萍，李咏梅.医院人事档案管理的现状[J].中国新技术新产品，2009，17（14）：256.

[4]董凯茹，邢子丰.浅谈医院人事档案管理[J].中国医药指南，2009，7（11）：151-152.