科技档案与文书档案分类之浅见

田 明

（重庆市黔江中心医院 重庆 40900）

目前，在大多数企事业单位，科技档案与文书档案是分开管理的。那么，科技档案与文书档案怎么分辨，又有什么区别，对它们如何区分是企业、科研、设计单位和有关专业主管机关经常遇到的问题。

如区分得好，则既能保持文件材料之间的联系，使档案达到完整、系统，为保管、利用创造有利的条件。又便于按二种档案各自的特点分别进行科学管理。若区分得不好，就会造成管理上的混乱，给工作带来许多不便。在这里，笔者谈谈自己的一点看法。

一、科技档案与文书档案的联系与区别

科技档案是企事业单位和国家机构、社会组织及个人从事生产、科研、基建及管理活动形成的对国家和社会具有保存价值的应当归档保存的科技文件材料。科学技术文件材料则是指记录和反映生产、科研、基建、设备及其管理活动的文字、图表、声像等不同形式技术文件的总称。

科技档案与文书档案都是本单位活动的真实记录，它们从不同的方面反映本单位的活动，二者既有密切的联系又有不同之处。它们产生于不同的活动领域，有不同的内容和特点，其形成规律和管理方法都各不相同，因此，分析一下它们的区别是很重要的。

(一)来源的范畴和性质不同

科技档案主要产生在科研、设计部门，而文书档案主要产生在行政、财务、党、团、工会组织。

档案的具体内容和性质是区分科技档案与文书档案的基本依据。科技档案是在生产、建设活动领域的产物，是人们认识自然、改造自然的真实记录，属于自然科学范畴；而文书档案是在党政领导活动、各项行政事务和管理工作活动中产生的，是本单位贯彻执行党的方针、政策、处理行政事务和管理工作的真实记录，属于社会科学范畴。

(二)服务的对象和鉴定方法不同

科技档案主要面向科研、生产、设计人员，供他们查阅、参考，而文书档案主要面向单位领导、业务管理人员，供他们在工作中查考，并作为本单位主要活动的历史记录保存。

科技档案一般的科研课题、工程项目、产品型号分类，以课题研究的过程、设计项目中的工程、产品的部件、生产程序等组成保管单位，并对每个保管单位给一个代号，随时完成随时归档，不受年度限制。而文书档案一般采用“保管期限——年度”的方法进行分类。同一全宗应保持分类方案的稳定。在分年度时，按文件形成年度分。跨年度的会议文件，放在闭幕年；来文与复文跨年度并作为一件的，放在复文年。

(三)形成规律和特点不同

科技档案有成套性的特点，每一个科研课题或工程项目、产品都是一个独立的有机整体，要求自始至终收集齐全，系统整理后归档。比如:一个科研课题从任务书开始直至成果报告和鉴定意见，是一个整体；而文书档案一般是以来文与复文、请示与批复、计划与总结等构成文件之间的联系和完整性。

(四)立卷归档要求不同

科技档案一般的打印的文件材料存档，当实物变化了，还可以修改补充，而文书档案则强调保存原稿，而且归档后不允许修改或补充，要保持历史本来面貌。

科技档案与文书档案的区别，决定了二者必须区分，并要采取相应的管理方法，遵循各自的特点和发展规律进行科学管理才能把事情办好，否则，就会影响各自的完整性、系统性，不便于保管和利用。

二、如何区分科技档案与文书档案

正因为科技档案与文书档案的不同之处，要区分它们还是容易的，但是客观情况是复杂的，各种活动交织在一起，文件材料之间有着一定的联系，所以我认为区分它们既要有一定的原则，又要根据具体情况去对待。

(一)鉴定档案材料形成的内涵

凡是反映和记述科技活动的技术性文件材料就是科技档案，凡是反映和记述党政领导活动的行政、管理性内容的文件材料就是文书档案。这是区分科技档案与文书档案的基本依据。对于一份具体的文件材料，要根据它的内容及所反映的工作活动的领域与性质作出判断。如:在实际工作中，不能仅仅因为某些文件材料的标题或形式是技术性的就简单地将其划归科技档案，也不能将凡文字形式出现的通过文书处理的文件材料都划归为文书档案。

(二)分析档案材料的相互关联

在科研部门，由于各项工作都围绕着科研、生产技术活动进行，都直接或间接地与科技活动有关系。因此对科技部门形成的文件材料要进行具体分析，看它与科技活动是直接的、内在的联系，还是间接的、外部的联系。如果是前者应是科技档案，而后者就是文书档案，如:上级关于某项产品的指示、决定、审批文件，谈到了技术性能、数据和修改意见等，因为与该项产品有直接的内在的联系，成为不可侵害的部分，就应该和该项产品的档案一起同属科技档案；如果上缴的指示，决定是综合性的或一般性的技术政策等，则应是文书档案。

(三)对待档案材料利用的效果

有些文件材料从内容上看虽然有技术方面的内容，但还要看它是解决技术上的问题还是解决管理上、职责上的问题。如:某项工程出了事故，保卫部门进行现场调查、进行技术上的分析，形成一些照片、图纸、计算材料，这些应属文书档案，如果该项工程又进行重建、改建，那么在重建、改建中形成的文件材料应属科技档案。

(四)分清档案材料的主次

在科研部门会有一些会议文件，这些会议文件一般与科研、技术有关，这就要看会议是解决技术问题还是解决管理问题，如果是学术讨论、鉴定成果、技术交流，应归入科技档案，如果主要讨论技术协作、计划协调、评奖或主要是务虚，讨论贯彻党的方针、政策，即使也谈些技术问题，也都应归入文书档案内。

综上所述，只要我们正确掌握了科技档案与文书档案的区别，知道如何区分它们，才能在实际工作中得心应手，把工作做得更好。