如何做到疾病预防控制档案和办公自动化联网

李 宏杜 凯

（1.哈尔滨市疾病预防控制中心 黑龙江 哈尔滨 150000；

2.哈尔滨市职工医学院 黑龙江 哈尔滨 150036）

随着现代化建设步伐的迅速迈进和计算机技术的广泛应用，办公自动化已成为办公领域中的必然趋势并在许多地区和部门得以实施，也给疾病控制系统档案管理的信息化、现代化带来了新机遇。

一、档案管理与办公自动化联网的必要性

办公自动化是指应用计算机等现代化先进技术设备来处理信息、办公，实现信息的自动发送、传递、接收、存储等，以加快信息的流通，提高信息正确性和办公效率。而疾病控制机构的档案是随着预防医学卫生防病事业的发展不断积累形成的重要信息资源，是疾病预防控制工作不可或缺的重要组成部分。通过计算机“接口”与其它现代化办公设备联机，将开展档案信息管理工作和单位的办公自动化同步进行，实行档案管理与办公自动化联网，一是档案管理改革的需要，可以调动人的积极因素，提高工作效率和管理水平，使档案管理工作更加科学化、规范化；二是利用现代化科学技术这个生产力，使档案信息通过电子网络传递实现信息资源共享前者是决定因素，而后者对整个档案管理水平和效益产生着重要影响，主要表现在以下几个方面：

（一）档案管理与办公自动化联网可大大提高档案的规范化管理

1.有利于归档文件材料的齐全完整如果档案管理与办公自动化联网，那么就融文书处理与档案管理为一体，每天的收发文件及应归档的文件材料著录信息输入微机后，即可提供有关部门和人员日常查阅，又可为文件归档后再组卷编目奠定基础，不仅能提高文书部门的办公效率，也同时有效地防止归档文件的遗漏，由于文件已著录了文件件数，如有借阅和整理过程中遗漏附件和散页，可及时发现追回，使归档文件的齐全完整得到有效保证。

2．有利于部门立卷制度的落实

由于档案室的同志对各部门的工作未必了解，无法断定材料是否齐全完整，从而影响档案质量，如果档案室的档案管理与这些立卷部门的办公自动化联网，由他们将本部门的文件材料输入计算机，档案室工作人员给立卷部门编一个密码，当部门需查阅管辖范围内的档案时，输入密码即可调阅，无关部门则不能查看，既符合保密规定，又从根本上保证了部门立卷制度的落实。

3．提高了组卷编目的效率和质量

档案管理与办公自动化联网是面向各部门的，各部门只要将本部门的文件材料输入计算机，经过相应程序处理后，调送有关人员传阅，年终立卷时，档案管理系统帮助用户自动立卷、编目，并打印出卷内目录，既减少了立卷人员的繁重劳动，又使组卷质量在基层得到控制。

（二）档案管理与办公自动化联网可大大提高档案利用率

一般文书档案的归档时间在次年的6月底前完成利用手工方式进行整理、立卷、移交，若在这个过程中需查阅文件，由于文件未经编目，查找极不方便，影响了信息的查阅，给利用者带来极大的不便，如果联网可使档案利用与整理工作同步，利用者可直接从微机中调阅，整个利用过程快捷，克服了档案整理各业务环节对利用档案的影响，同时大大缩短了整理周期，从而保证了及时提供档案信息，大大提高档案利用率。

（三）档案管理与办公自动化联网，可给我们带来巨大效益

一是决策效益，疾病控制机构的决策者在疾病预防控制工作决策时通过联网能提高决策质量，为决策者提供更多的决策信息与方案，通过快速准确地掌握疾病控制档案信息，分析预测疾病发展趋势，制定预防控制方案、对策，为控制疾病赢得时间。二是办公效益，自动化设备运转快，办公效率高，可自动完成一些任务，使工作人员从繁杂的手工劳动中解脱出来，使他们有更多的时间研究工作，搞好科研，更好地为卫生防病事业服务。

（四）档案管理与办公自动化联网，有利于增强档案室职能

有的单位公务文书与档案是由两个独立的部门分别管理，即文书部门只负责文书处理的事务性工作，根本无暇顾及文件信息的开发，而对信息开发有着强烈愿望的档案室，却不能在文件信息积累的起始阶段就开始将文件转化为档案并及时地投入开发利用，档案管理与办公自动化联网后，文书部门文件的登记工作与信息的著录工作就自然地结合了，在文件登记的同时增设档案必需的著录项目，这样就减去了档案著录工作重复输入的劳动，文件登记后通过计算机进行必要的整理、排序、分类，实际上，文件一经登记就转入归档阶段，也可及时地投入利用，从根本上改变档案时效慢的状况。并且使档案室的管理对象由单一型向多元化发展，既由单一的档案接受和保管发展到对信息的二次开发，并利用计算机将经过加工后的文献建立起能为利用者服务的各种信息数据库，再通过计算机网络传送到各用户部门，例如重要文件、各类法规、卫生监测、科研培训、健康教育数据库、人员数据库等，都将对工作产生具大影响。

二、实现档案管理与办公自动化联网需解决的几个问题

1． 档案管理观念要现代化档案管理与办公自动化联网，就是积极利用网络技术、计算机及多媒体技术在政策和法律允许的范围内，把疾控机构在疾病预防与控制、卫生监测、健康教育、科研培训的实践中积累的档案资料，应用现代科学技术重新组织，建立完整的档案信息数据系统，使机读形式的档案信息具有系统性、真实性、有价值性，让用户能借助于“信息高速公路”获得较为完善的服务。如果我们的思想仍停留在人工进行档案的收、管、藏方面，势必满足不了各部门对档案信息的需求，因此，尽快树立起现代化观念是非常必要的。

2．档案管理软件要科学化

目前，办公自动化系统和文件档案管理系统并不是由一家开发商来完成，而开发商中具备档案管理知识人才的几乎没有。虽然我们可以负责向他们提供统一规范要求，但由于各开发商对档案管理的理解程度不一及职业道德水准的不一，研制的档案管理软件层次不一，规范性共享性较差，不能适应档案管理与办公自动化联网技术发展的要求，故要实现真正意义上的档案管理现代化，计算机功能的开发以及档案软件的制作必须适应档案管理与办公自动化联网的发展需要，只有这样，联网才有实际意义。

3．档案基础工作要标准化、规范化档案管理与办公自动化联网的前提是基础工作的规范化和标准化，这个前提是实现档案管理现代化的成功所在。标准化、规范化主要指两个方面：一是档案材料完整准确，只有将完整的档案资料作为基础数据输入计算机，在软件的支持下，计算机对输入的数据进行加工整理后，才能使档案得到充分利用，反之，即使软件的功能很全面，档案管理与办公自动化联网的水平也难以提高。二是著录标准要准确，计算机信息处理能力强，如果没有规范化的数据，一切作用也就体现不出来。因此，要实现联网，档案的著录标引就显得非常重要，这就是说，使每一项数据项都能准确地、唯一地表现被反映的事物、事件。

4．档案管理人员的素质要提高

疾病预防控制机构档案工作专业性强，档案工作者不仅需要具备图书、情报、档案学的专业知识，还需具备预防医学、公共卫生知识、较强的现代信息技术应用能力等，实现档案管理与办公自动化联网后，由于档案种类和载体的多样化，管理办法的科学化，对档案工作人员在业务知识、科学技术知识以及管理操作能力等方面都提出了新的更高的要求，一般的输入、检索操作不能满足工作的需要，因此加强档案工作者基础理论预防医学、公共卫生基础知识和信息化知识的培训，培养疾病预防控制档案管理复合型人才是当务之急。