住房保障工作中资格审核档案形成的特点与整理方法

张俊玲

摘要:随着政府对住房保障工作的重视和不断深入,为保障中低收入阶层的基本住房需求,资格审核工作成为关键环节。在此过程中形成的档案成为关键依据。本文针对住房保障资格审核过程中形成档案的内容、特点以及整理方法进行了探讨,希望对住房保障资格审核档案工作能有所借鉴。

关键词:住房保障 资格审核档案 整理方法

目前住房保障工作已成为社会各方广泛关注的热点问题,这项工作保障了中低收入阶层基本住房需求,极大地改善了其住房条件,是一项深得人心的惠民工作。理论上讲政策性住房包括保障性住房和政策性商品住房两类。其中,保障性住房指政府在对低收入家庭实行分类保障过程中所提供的限定供应对象、建设标准、销售价格或租金标准,具有社会保障性质的住房,包括廉租住房、经济适用住房和政策性租赁住房;“两限房”则是一种政策性的商品住房(限制房屋面积、限制房价),主要针对有一定购买力的中等收入人群。市委、市政府将在全市逐步建立廉租住房、经济适用住房、限价商品住房为主,政策性租赁房为辅的分层次住房保障体系。本文主要探讨住房保障工作中资格审核过程所形成档案的特点以及整理方法。

一、住房保障资格审核过程中形成的档案材料

住房保障工作起步时间不长,在实际工作中所形成的材料主要是住房保障工作中的资格申请核定材料,主要包括:居民购买经济适用住房申请核定表(或家庭购买限价商品住房申请核定表或廉租房申请核定表);申请人及家庭人员身份证明、户口本;已婚家庭成员婚姻状况证明(包括结婚证明或离婚证明);居住地住房情况证明(包括申请家庭现地址、户口所在地地址、户口迁入本地原地址及有他处住房的所有这些地址的房屋租赁合同、房屋所有权证或房屋产权单位的证明以及申请家庭成员、共居人现居住地居委会或村委会出具的居住证明);学生在校证明;申请家庭成员收入证明(包括工作单位出具的收入证明或街道居委会出具的收入证明或离退休的需提供离退休证及领取退休金存折复印件或享受失业保险待遇的失业人员提供由管理部门出具的领取失业保险金期限、标准证明);原有住房已拆迁的,需提供《拆迁补偿协议书》;其他需要提供的证明材料(如残疾证、军官证等需特殊证明的材料);需要优先轮候配售家庭在提供上述材料的同时要提供拆迁证明或重残证明或大病证明或危房证明或优抚证明或军转干证明等等。

二、住房保障资格审核过程中形成档案的特点

每一个申请购买经济适用住房、“两限房”或是申请廉租住房的家庭或个人都必须按要求提供上述材料,以致所形成的档案材料具有以下特点:

1.内容单一。不论申请什么性质的住房,都须提供相应的材料,这些材料所涉及的范围、内容大体与上述所列审核材料雷同,没有本质上的区别,只是材料数量上有多有少。因此,住房保障资格审核过程中形成的档案材料内容比较单一。

2.数量大。由于保障性住房工作涉及广大中低收入家庭,仅通州区低收入住房困难家庭就有1.2万余户(中等收入家庭不计算在内),申请保证性住房的家庭还是比较多的。从启动保障性住房工作至今,我区就有近4千户家庭或个人申请了“三房(经济适用房、廉租房、两限房)”。因此在住房保障资格审核过程中所形成的档案材料虽说比较单一,但其档案数量还是比较大的。

3.形成時间的不定性。对申请购买经济适用住房、“两限房”或是申请廉租住房的家庭或个人实行三级审核、两级公示制度。三级审核:即由街道办事处或乡镇政府对申请家庭提供的相关资料进行初审;区建委住房保障管理部门对申请家庭进行复审;市建委住房保障管理部门对申请家庭情况进行复核、备案。两级公示:即初审后由街道办事处或乡镇政府在申请人户籍登记地、工作单位及居住地进行第一次公示;复审后由区建委住房保障管理部门在区政府网站和规定的范围内对申请家庭人口、收入、住房等情况进行第二次公示。虽说审核程序、审核工作的时限是有具体规定的,但每一批次上报备案的户数是不确定的。有时一批会达到上百户,有时一批只有几十户,也有可能年底上报,第二年年初完成备案的。总之,住房保障资格审核是一项具有连续性的工作,不能以自然年度确定住房保障资格审核材料形成的时间,所以住房保障资格审核材料形成的时间具有不定性。

三、住房保障资格审核过程中形成档案材料的整理方法

由于审核档案材料内容单一,数量大,以备案时间作为审核工作的结束,因此在现实工作中,住房保障部门通常采用的整理方法有两种:

(一) “年度——问题——保管期限”

首先,要按备案完成时间划分立卷归档年度。由于住房保障资格审核文件材料要经过“三级审核、两级公示”后,才算完成此项工作。一方面审核时间较长;另一方面每一批次形成的文件材料数量不等(实际工作中每一批次形成的文件材料还是比较多的)。因此,笔者认为不宜采用档案常规方法确定立卷归档时间,即等到下一年度的上半年再进行立卷归档。如按照此常规方法确定立卷归档时间,势必会造成大量资格审核文件材料的积压,不利于文件的管理和利用、易丢失,而且整理工作量也会很大。根据工作实际情况,整理工作应随着资格审核材料备案的结束及时进行,以避免材料过多造成存放混乱。

其次,由于档案内容同属于住房保障资格审核材料,而且申请保障性住房或政策性住房的主体是以家庭为主(也有少数超过30岁的大龄青年),每一份申报材料相对独立、稳定,变化不大,只是在数量上小有变化,笔者认为住房保障资格申请核定档案应采取“一户一卷”的形式立卷归档。采用“一户一卷”的形式整理,既便于拟写题名(由于档案材料内容单一,只需将房屋坐落、申请人姓名、申请房源类型录入即可),又便于录入检索,简便、实用。

第三,根据国家档案局8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》的精神,笔者认为住房保障审核材料属于“本机关业务文件材料中行政管理、执法活动中形成的文件材料”范畴中的“20年以下有效的许可证、执照、资质证、资格证等的审批、管理文件材料,保管期限30年”。因为住房保障资格审核材料只是对申请人申请购买“三房”资格的一种认定,其目的主要是审核申请人的条件是否符合国家住房保障相关政策,如条件符合则表示已具备申请购买“三房”资格,但并不表示已取得所购房屋的产权,只有取得房屋产权产籍管理部门颁发的产权证,才确认获得已购房屋的所有权(有关房屋产权等文件材料应由房屋产权产籍管理部门立卷归档,期限为永久)。因此,将住房保障资格审核材料的期限定为30年是比较恰当的。

第四,案卷的排列。住房保障工作中资格审核档案应在一个目录号下按照备案时间的先后顺序大流水排列。后续工作产生的档案材料按形成的时间排在资格审核档案的后面。

这种整理方法的优势在于:整理方法简便,容易掌握,便于拟写案卷题名。能最大限度的节约库房空间。不足之处在于:后续摇号、配售工作中产生的档案材料较少(主要是摇号结果、安置意向书等),形成的时间较晚,按年度——问题——期限立卷后和前面的资格审核档案,不会在一卷或一盒内,不通过微机检索,很难查找、利用。

(二) “一人一档、一档一盒”

首先,根据住房保障工作中每个申请人从资格申请到选房结束,整个过程所产生材料的多少决定装档案盒的厚度。笔者认为现实工作中使用3公分的档案盒较为合适。

其次,每盒中的档案材料按照形成时间的先后(一般的顺序是资格审核形成的材料在前、配售形成的材料在后,同一类的材料用不锈钢钉装订后加盖件号章)装入盒中。可在档案盒的脊背上用统一的格式标上申请人的房屋坐落和姓名,便于查找、利用。

这种整理方法的优势在于:在住房保障工作中每个申请家庭或个人的材料不论何时形成的将全部放在一个档案盒内便于查找、利用。不足之处在于:占用库房空间较大。

四、实际工作中存在的一些问题及解决方法

住房保障部门在实际工作中存在以下两种做法是不可取的。第一种:将申请购买经济适用住房资格审核材料、申请购买两限房资格审核材料、申请廉租住房资格审核材料,给三个目录各自大流水编号。这种问题形成的原因主要是工作人员认为各自大流水排列能够清楚的反映出“三房”资格审核各自的具体数量。但这种做法会对后期档案管理及库房空间预留等问题产生不利影响。第二种:将一年内每种房的资格审核材料按照申报地区排列,同一申报地区的档案材料排在一起。工作人员认为这种排列可以清晰地看到各申报地区每种房的资格审核档案材料数量,但这种做法需要等到下一个年度再对其立卷归档,势必造成档案整理工作量急剧加大,且对“三房”资格审核材料的日常管理、利用造成不利的影响。

为解决此类问题,首先,要充分理解所涉及业务的基本内容、程序、目的。只有充分理解其内容、程序、目的后,才能根据档案整理规范制定出合理的整理方案,将所产生的文件材料进行科学、规范、合理的整理。其次,要摆脱传统的档案整理模式的束缚,具体问题、具体分析。在一项工作中同一保管期限内按文件材料产生的批次立卷归档即可,没有必要将同一类业务产生的材料人为复杂化,即便是有关联的纸质档案材料实体没有放在一起,但只要从方便管理、利用的角度将必要的信息录入电脑,不论档案实体怎样存放,通过电脑查找是非常方便、快捷的。第三,要充分利用好档案管理软件在实际工作中的便利性。作为档案管理人员熟练掌握、应用档案管理软件及办公软件是非常必要的,只有熟练应用这些软件,才能将档案信息正确地录入,便于查找、利用。

作者单位:北京市通州区住房和城乡建设委员会