施工企业物资采购平台的研究

左小英 李 玲 黄如福 梁 博

(1.辽宁工程技术大学工商管理学院,葫芦岛 123000;2.中国建筑科学研究院软件所,北京 100013)

1 引言

施工企业物资采购有多种方式,涉及多方参与,整个物资采购活动比较复杂,信息误差、差旅费导致物资成本增加。如何使用信息技术降低施工企业的物资采购成本,规范采购流程,国内外很多研究机构和商业机构进行了研究和实践。

在发达国家,已经建立电子商务平台进行建筑材料的采购。订单以及合同的订立全部在网上进行。美国,B2B的建筑网站在整个 B2B行业中排在第三,有 84家上规模的网站[1]。这些网站的运营者有大型建材商、大型建筑商和第三方。特纳公司和贝克特尔集团等美国最大的建筑承包公司,通过电子商务网站购买材料和进行投标。日本在 1989年成立建设产业信息化推进中心,会员单位超过 100家,包括了主要的承包商和材料供应商[2]。

我国的施工企业目前还没有建立企业级的物资采购平台。虽然大部分特级资质施工企业建立了门户网站和企业项目综合管理系统,但门户网站仅仅是展示企业业绩、企业形象的窗口,没有处理企业实际业务。同时企业综合项目管理系统的应用范围在企业内部,某些需要多方参与的业务只能进行数据的记录。

国家和地方性政府建立一些招投标网站,如中国建设招标网、中国建材网等,但是这些都仅是提供一个发布招投标信息的平台。

目前国内进行施工企业信息化开发的商业机构,对施工企业物资采购的研究取得了一定的成果。如某知名公司建立了第三方的物资采购平台,会员可以进行物资信息发布,招投标信息发布,其发展方向是建立全国性的施工企业材料采购平台,实现订单、合同、支付等网上处理功能。

综上,国内对建筑物资采购平台的建设一般独立于施工企业,没有与施工企业已经具备的信息化建设基础结合,建立施工企业自己的物资采购平台。

2 施工企业物资采购平台的建设

施工企业利用信息技术进行物资采购主要有三种方式:

第一种:在第三方招投标网进行招标。这种方式见效快,只需要缴纳一定的费用就可以到专门网站发布信息,不需要维护。但功能窄,业务处理能力弱,如不能进行询、报价文件的编制、传递,在线订立合同等。

第二种:建立企业专门的电子商务网站。网站具有订单操作、合同订立、在线支付等功能。国内某安装公司正在开发这样的网站,具有供应商管理、价格管理(包括招标、询价)、采购管理(申购、订单、收发货)功能。这样的网站对安全性要求高,而且需要企业内部规范工作流程,确定组织结构职责。

第三种:建立企业级集成的采购平台。平台具有采购信息管理、供应商管理、招投标管理、合同管理、权限管理、交流平台等功能。著名电子商务专家梁春晓先生曾把电子商务与 ERP的关系形容为:“一个硬币的两个侧面,是一体二面的关系。”[3]目前特级资质的施工企业一般都具有门户网站、企业级综合项目管理系统。企业综合管理信息系统是基于 Internet的 ERP系统,包括招投标管理、合同管理、物资管理、成本管理等功能。通过在企业门户网站建立采购平台进行外部信息的处理,通过综合项目管理系统进行企业内部信息处理,通过接口、权限分配等,实现采购平台和综合项目管理系统的集成。下图为集成式采购平台功能图:

图1 采购平台功能图

3 采购平台功能的实现

采购平台具有供应商管理、采购信息管理、投标报价管理、合同管理四个主要功能模块,目的是吸引更多的供应商参与投标报价,用信息技术实现虚拟采购,优化采购流程,减少采购成本。

3.1 采购信息管理

采购信息管理是采购询价开始的第一步工作,首先在采购平台外订立采购计划形成询价单,详细描述下面内容:

◦ 物资名称、型号规格、单位、数量、质量要求

◦ 收货地址,交货时间,支付方式

◦ 评标标准、流程

采购小组负责人审核采购计划,通过审核的采购计划在平台公开发布。工作流程如下:

图2 采购信息发布流程

3.2 供应商管理

公布采购信息后会有供应商参与投标报价,采购平台首先要对参加报价的供应商进行管理,保证供应商报价的可信度和物资质量。投标的供应商分两类进行管理:合格供应商和非合格供应商。合格供应商只需要通过供应商名单审核员的一轮审核,非合格供应商需要通过两轮审核。供应商管理流程图如下:

图3 报价供应商管理流程

非合格供应商首先要在线注册填写资料,进行第一轮的资格审查。在线注册时需要填写以下主要资料:

◦ 供应商类型,如生产商、流通商、代理商。

◦所属单位(哪个单位的供应商),如集团供应商、分公司供应商。作用是每个分公司管理本单位的供应商,集团采购中心能管理所有供应商。

◦供应商信息,如工商注册地,国税号,营业

执照号,法人,联系方式等。

通过资格审查的供应商进入供应商名单列表,和合格供应商一起参与第二轮资格审查。通过后就可进行报价。当需要进行多次询价时,供应商会有多个报价信息。

3.3 招标报价管理

招标报价是采购平台的核心功能,由于涉及保密性,平台需要严格的权限管理和数据加密技术。

首先供应商在报价截止时间前以自己的账号登录,进入供应商操作界面,选择询价单进行价格填写形成报价单。为了保证询价的公平、公正,设立多名审核员,分别授予不同的账号和密码,在报价时间截止后需要所有审核员都登陆系统才能开标。评审的标准按照询价文件公布的标准,一般采用最低评标价法,在满足询价文件各项重要参数和基本要求前提下,按照质量、服务相等且有效报价合理最低者确定成交人。选定供应商后发布中标通知书,供应商在采购平台都能看到,在规定时间双方签订合同。

供应商登陆后可以查看账户信息,从账户信息可以看到所处投标阶段,如是否通过审核,报价是否被接收,是否中标,以及合同签订情况和合同执行履约情况。

图4 招投标流程

图5 合同管理流程

3.4 合同管理

合同管理包括合同签约、执行履约管理两方面内容。合同签约的主要工作是合同文本的订立。采购合同员根据询价文件、报价文件在线编制合同,采购负责人审核后发布转入相应供应商账户内,供应商审阅同意即可进行签约,采购平台提供两种签约方式,可以在线电子签约,也可以下载后签约再上传至平台,采购负责人以账号登陆进行签字盖章,双方签字盖章后的合同进入采购合同列表,双方都可以查看。

合同签约流程如下:

合同执行管理的重点是到货管理和支付管理。主要有四个步骤,流程如下:

图6 合同执行管理

采购员在采购平台编制订购单,包括物资名称、规格、单位、数量、交货地点,收货人信息;供应商登陆平台后看到订购单,进行处理信息记录,如订单打印、拣货、发货等;配送信息按照合同规定负责货运的一方填写,包括运输单位名称、配送员联系方式、货物在途信息等;付款信息由施工企业物资采购负责人填写,到货时验收成员根据订购单、购货发票、采购合同等相互核对检查物资品种、规格、型号、质量等级、数量等[5],对验收结果进行登记,按照合同的规定进行付款,记录付款信息,本步骤形成验收单以及付款记录。

4 与施工企业综合管理系统的集成

4.1 集成的必要性

施工企业采购涉及多方参与,施工生产、采购、财务部门、外部的供应商,甲供材时还有业主,以及物资款支付涉及到的银行部门,如图7所示:

图7 施工企业物资采购参与方

在图7中,企业 ERP进行企业内部信息的传递。项目部采购一般有限制条件,只能在限制的额度或物资种类中采购。大部分物资采购需要上报分公司。项目部物资部形成采购需求,然后上报分公司物资采购分中心,分中心根据库存情况综合计划,订立采购计划,然后通过面谈、电话、传真等联系供应商,进行招投标采购。某些物资超过一定额度需要分公司向集团总部传递采购计划,集团进行采购。物料需求、采购计划的制定以及在项目部、分公司、集团传递,都可以通过企业内部的 ERP实现,但是涉及到与供应商交流的业务,如采购需求信息发布和询价,供应商的报价等就不能通过企业内部的 ERP实现。采购平台与企业内部 ERP集成后,内外数据流得到延伸和衔接,整个物资采购过程完整实现。

4.2 采购平台施工企业综合管理系统的集成

采购平台在界面上与企业门户网站集成,在数据上与企业 ERP(综合项目管理系统)集成,企业ERP作为数据处理后台,两者共用数据库,实现数据流的延伸。如图8所示:

项目部、分公司和集团总部的采购小组在采购平台发布采购信息,上传询价单;供应商看到需求信息在线报价;采购小组根据评审原则确定供应商,在线向供应商发布成交通知书;双方在线签订合同,合同转入综合管理系统的合同管理模块,进行后续的企业管理;根据合同和到货情况财务部门进行支付,支付信息供应商可以在采购平台查看。

图8 采购平台与 ERP的集成

4.3 数据 /功能交互

采购平台与企业 ERP要实现数据交换,通过在施工企业综合系统中生成采购计划,采购平台从数据库中直接调取进行发布、招投标;供应商通过采购平台获取采购信息,进行报价、投标等,中标通知在采购平台发布,双方在采购平台订立合同,支付手续,合同履行执行控制在综合管理系统中完成。这样,采购平台和综合管理信息系统进行内外信息处理,真正实现多方参与;同时很好地利用企业已有的软硬件基础,摆脱信息化建设各系统分离、投资大的现象。以下表格是两个系统间需要交互的主要数据:

表1 采购平台与综合管理信息系统间的数据交互

5 关键技术

1)数据/文件交互[6]

XML技术。XML可以简单快捷地在任何应用程序中读写数据,是目前数据交换的唯一公共语言。目前施工企业的综合管理信息系统大部分采用 B/S结构,信息系统和采购平台的数据、文件交互通过 XML技术实现。

2)安全技术

采购平台的报价和签约具有很高的保密性要求,需要使用加密技术。加密技术把重要的数据变为乱码(加密)传送,到达目的地后再用相同或不同的手段还愿(解密)。加密技术包括两个元素:算法和密钥。算法将普通的文本(或者可以理解的信息)与数字(密钥)结合,产生不可理解的密文。密钥是用来对数据进行编码和解码的一种算法。在安全保密中,可通过适当的密钥加密技术和管理机制来保证网络的信息通讯安全。密钥加密技术的密码体制分为对称密钥体制和非对称密钥体制两种。

2)数据共享

应用程序接口:采用.NET平台,面向对象组件式开发,将平台合理划分,良好的接口设计可以降低系统各部分的相互依赖,提高组件内部的内聚性,降低组件间的耦合程度,提高系统的维护性和扩展性,以及与企业 ERP系统,如综合管理信息系统的集成性。

6 总结

本文总结了施工企业物资采购信息化的国内外现状,在此基础上提出利用施工企业已有信息化水平建设物资采购平台,并对平台的功能,以及与ERP功能集成和集成技术方面进行了分析。随着施工企业对信息技术的逐渐了解,企业的需求将越来越明确,系统功能分工以及系统间的集成将成为一种趋势。

[1]任吉魁.李晨洋.国内外建筑行业电子商务应用现状比较.建筑.2003,10.

[2]张朝晖,劳帼龄.国内外建筑业信息化现状比较分析[J].信息经济与国民经济增长方式的转变,2006.

[3]郭宇明.中国石化:电子商务与 ERP联姻正显示效能[J].电子商务扫描.

[4]陈琼.浅谈企业询价采购[J].商场现代化,2008.

[5]俞峰.船舶物资采购网络采购平台的开发及应用[J].06'MIS/S ＆A学术交流会,2006.

[6]Strategic Actions for Realising the Vision of ICT in Construction.www.strat-con.org.2010.