电子资源发展政策探讨——以山东大学图书馆为例

□隋移山

今天的图书馆馆藏发生了巨大的变化,电子资源已成为图书馆文献资源的重要内容之一。以山东大学图书馆为例,目前用于电子资源建设的经费已达数百万元,占总经费的40%以上,其数量和使用的增长已超出传统纸质文献。但是,在电子资源不断发展的同时,也遇到了传统文献资源建设中从未遇到的一些问题。由于图书馆还没有制定相应的电子资源发展政策,电子资源的发展、管理仍然存在较大的随意性和盲目性。以下将着重探讨制定电子资源发展政策在电子资源建设过程中的指导作用。

1 问题提出

山东大学作为“211”综合性大学,现有全日制在校生5万余人,其中研究生7000人,另有成教生2.5万人,4000多名专职教师。本科生和研究生层次教育涵盖了文、理、工、医等11大学科门类。面对庞大的文献资源用户,图书馆电子资源建设经过十几年发展,已经取得了长足的进步,购置经费不断上升,数量逐年增加,类型日益丰富。迄今为止山东大学图书馆购置使用的中外文数据库共计193个,包括电子图书数据库 10个,其中:中文5个,外文5个;全文电子期刊数据库19个,其中:中文电子期刊7个,外文电子期刊12个;二次文献数据库71个;其他类型数据库93个。电子资源的学科分布涉及山东大学所有相应学科。然而,与传统文献资源相比,电子资源的建设缺乏相关政策引导,无法有效地解决发展过程中出现的新问题。从整体上看,电子资源馆藏建设缺乏系统、完整的长远规划和发展目标。究其原因,主要是缺乏科学的电子资源发展政策的指导。山东大学图书馆在制定电子资源发展政策时,认为需要重点解决以下几个问题:①制定电子资源发展政策的必要性,②明确电子资源经费投入,③调整电子资源采访策略,④今后的发展方向。

2 研究回顾

山东大学图书馆在制定电子资源发展政策时,对国内外大学图书馆进行了充分的调研。20世纪末,美国许多大学图书馆就已经开始制定图书馆电子资源发展政策。如1997年,美国宾夕法尼亚州哈里斯堡图书馆(Penn State Harrisburg Libraries)是一个较早制定电子资源发展政策的图书馆[1]。该发展政策用于哈里斯堡图书馆选择电子资源的指南,引导电子资源建设,为馆藏提供更多的资源。国外图书馆在电子资源建设政策制定方面已经形成了共识,其普遍性之高足以引起国内图书馆界的重视。

针对电子资源发展政策问题,我国研究人员从国外图书馆电子资源建设内容入手,不断探讨我国如何制定电子资源政策。如李平、初景利撰文分析了近几年国外图书馆电子资源建设政策的现状,探讨了电子资源建设政策的主要内容,并结合我国实际提出了我国图书馆建立电子资源建设政策的策略。认为在制定过程中,要遵循电子资源建设政策制定的若干原则。同时要选择符合我国实际情况的电子资源建设政策模式,充分考虑电子资源建设所涉及的各方面重要问题,力争使政策既是纲领文件,也是细则规范,对电子资源建设具有实际的指导意义[2]。章红在《传统馆藏与数字馆藏发政策浅议》中指出:在数字馆藏日益增多之际,应将数字馆藏纳入馆藏发展政策之中,以便建立一个完善的、结构合理的馆藏发展体系[3]。索传军、马越在“论高校图书馆数字馆藏发展政策”一文中指出制定数字馆藏发展政策的必要性与紧迫性,以期引起对数字馆藏发展政策理论研究与实践的重视[4]。总之,上述理论探讨结合国外的实践,明确了电子资源发展政策的基本内容,认为图书馆应根据电子资源发展的实际情况,制定与本馆文献资源建设相适应的电子资源发展政策,以便指导今后图书馆电子资源的发展。

3 问题探讨

3.1 电子资源发展政策

图书馆电子资源建设初期,由于品种单一(光盘),数量少,经费投入占总经费的比例小,电子资源的采访一般采用传统文献采访的方式、方法。随着电子资源的发展,传统文献采访已经不能适应电子资源发展的需要。正如香港大学电子资源发展政策中提到的:“在电子资源建设中,遇到了传统图书馆资源建设中从未遇到过的挑战,例如,访问权、界面、技术支持和许可证协议。因此,图书馆需要编制一个独立的电子资源馆藏发展政策来解决这些问题。”[5]为了适应高等教育的发展、教学科研需求和电子资源与日俱增的新形势,该馆根据电子资源与传统资源的区别,制定了相对独立的电子资源发展政策,规划图书馆电子资源的发展,调整电子资源采访,完善电子资源管理与服务。

电子资源发展政策是一个规范的政策性文件。基本内容包括:图书馆的任务和电子资源的发展目标,电子资源的选择标准,许可证协议,采访工作以及电子资源的管理与服务等。

从可持续性的角度讲,制定电子资源发展政策,能够使电子资源发展有科学依据,可以有效地解决发展中存在的问题。山东大学图书馆经过长期实践,认为制定电子资源发展政策的目的在于:使电子资源建设符合学校的办学理念,满足教学科研需求,为用户需求提供最大限度的服务。明确提出,建成具有馆藏文献、电子资源和异地文献获取三位一体的适合山东大学教学、科研的文献资源体系,使电子资源保障率和使用率达到国内先进水平。在制定电子资源发展政策过程中,将原有的电子资源发展目标、采购原则、评价标准及制度、法规和条例,进行重新审定、整合,融入到电子资源发展政策之中。山东大学图书馆电子资源发展政策主要分为四部分:第一部分阐述制定电子资源发展政策的目的和发展目标。第二部分政策施用范围。第三部分是电子资源采购原则、任务和程序。第四部分电子资源发展规划。与此同时还组建了电子资源评价工作组,对电子资源的试用、采购、续订等工作进行调研和评价,确保电子资源采访、管理、服务的每个环节,能够达到发展政策的要求。这样既能对政策实施起到监督作用,又能够从制度和程序上保证电子资源建设的科学性和合理性。

3.2 明确电子资源经费比例

电子资源发展目标主要包括:电子文献与纸质文献经费的比例;电子文献发展的总体数量;电子文献体系结构;重点电子资源发展目标;优先度,即在经费出现波动时,各种结构之间,重点电子资源的优先建设程度。

图书馆馆藏文献结构中,电子资源已经与图书、期刊形成文献资源的三大主体资源类型,图书馆文献购置经费的多少决定着馆藏发展规模、馆藏结构、资源类型满足读者需求程度。文献资源类型的变化,必然导致文献购置经费比例的调整。然而,在图书馆经费紧张的情况下,如何协调电子资源与纸质资源之间的经费比例关系,也是图书馆无法回避的一个问题。

经费比例关系是应当控制在一个合理的范围之内,还是根据实际情况减少其他资源经费,增加电子资源经费?国内同类高校情况表明:一方面,大型综合性院校图书馆,在文献资源建设中,电子资源经费投入不断加大。香港大学的电子资源经费目前已经达到总经费的 50%,而发展目标将达到 70%～80%。内地的高校图书馆近年来,在减少纸质文献的同时不断加大电子资源经费投入。另一方面,省内高校图书馆普遍存在经费紧张的问题,大多数图书馆将电子资源经费稳定在比较合理的水平上,这也是当前国内大多数高校图书馆的做法。据调查资料显示:高校图书馆电子资源经费在文献资源总经费中所占比例,有68%的图书馆电子资源经费占总经费的比例在25%～35%之间。这些图书馆认为将电子资源经费控制在文献资源总经费的20%～35%之间是比较合理的[6]。

经过论证和分析,在电子资源发展政策中,规定今后用于电子资源的经费,确保在目前基础上每年增长10%,实现电子资源采购经费逐年增长,目前每年电子资源经费已经达到总经费的40%。为电子资源今后发展打下良好基础。

3.3 电子资源采访策略的调整

根据电子资源发展目标,确定重点电子资源发展方向,明确指出:现阶段电子资源采访重点放在与学校发展密切相关的综合性学科数据库上,在经费允许的前提下,立足重点学科教学科研的需要,兼顾其他学科,确保综合性学科电子资源的采购,并且保持其延续性,形成自己的馆藏特色。对专业性较强的数据库,图书馆应结合纸本期刊订购情况,与需求单位进行协商,采取共建、共享的原则,需求单位购买所需专业数据库,图书馆保证必要的技术支持。这样即可以解决图书馆经费不足的问题,又可以实现电子资源在学校范围内的共建共享。

在实践中,山东大学图书馆改变过去那种普遍满足需求的采访策略,加大了综合性学科数据库的采购,较大程度上满足科研需要,尤其是二次文献数据库,2008年采购的Science Citation Index Expanded(简称SCIE),为学校的学科发展和人才培养,都发挥了重要作用。由于受到政策调整和经费等因素影响,为了学科建设发展的需要,对专业性较强的数据库,我们遵循已经制定的采购原则,采用共建、共享方法满足某些专业性学科对电子资源的需求。如山东大学法学专家认为国外法律数据库中,HeinOnline(法律全文数据库)比较适合我校法学专业。如果是电子资源建设初期,图书馆可以采购这个数据库,但是,在我们制定出相关政策之后,只能由需求专业购买,图书馆提供技术支持,供全校师生使用。图书馆文献资源建设统筹协调的作用更加突出,共建共享真正能够落到实处。

3.4 合理的电子资源体系

在电子资源发展政策的引导下,山东大学图书馆电子资源建设更加科学、合理。首先从电子资源总量上看,比纸质文献更为丰富的电子资源,特别是全文电子期刊数据库的增加,使馆藏资源结构发生了明显的变化。由于受到发展政策、采购策略调整、经费减少、价格上涨等因素的影响,纸质期刊逐年减少,电子资源凭借自身优势,越来越受到读者认可,全文电子期刊数量迅速增加。其次从电子资源体系结构上看,依据电子资源发展目标,完备的电子资源保障体系正在形成,电子资源的文种、学科、学术水平、类型、和级别趋于合理。电子资源的学科分布涉及我校11大学科门类,全文数据库能够满足重点学科教学科研的需求,各类文摘索引数据库已基本覆盖学校所有学科。

3.5 电子资源使用效果

电子资源发展政策的实施,使馆藏电子资源数量迅速增长,文献类型极大丰富,用户需求得到更多的满足。依据制定的电子资源评价标准,评价馆藏电子资源使用情况,判断电子资源发展政策预期效果,为今后电子资源建设的深入发展提供科学依据。以下是电子资源进行评价的几个重点实例。

①根据浏览/下载数量统计,了解电子资源使用的情况。

表1 2005-2008年数据库使用统计单位:次

②计算单次使用成本。

图书馆在使用电子资源时,除了要了解总成本外,还应该掌握单位使用成本。它可评价图书馆购买电子资源的有效性。

表2 2008年电子期刊数据库使用效益分析

③与其他同类图书馆进行比较,了解与其他馆读者利用同类电子资源的差距,分析原因并有针对性地采取提高利用率的措施。

从馆藏电子资源使用情况中可以看出,用户在使用图书馆文献资源时,更多选择电子资源。根据电子资源使用绩效评价,可以看出大多数电子资源成本较低,尤其是大大低于纸质外文期刊的成本,说明图书馆电子资源经费投入有效性高。另外,通过与CALIS成员馆进行比较,可以发现某些数据库使用过程中的问题。如果数据库的使用与图书馆的预期目标出现偏差,使用率逐年降低或利用效果与同类高校相比差距较大,电子资源评价工作组应当进行分析,找出解决问题的办法。在此基础上,如果使用率仍然无法提高,那么,图书馆将考虑停订数据库。因此,通过实施电子资源发展政策,强化了电子资源建设和管理的科学性。

4 今后工作重点

电子资源发展政策是一个纲领性文件,它不仅为图书馆电子资源建设提出具体要求,还能够明确电子资源发展方向。根据图书馆电子资源发展规划,今后山东大学图书馆电子资源建设工作重点在以下几方面:

4.1 最大限度扩展电子资源使用

根据电子资源许可证协议授权的合法用户使用规定,合法用户访问图书馆电子资源包括三种途径:一在图书馆中,二在校园里,但不在图书馆中,三在校园外。利用“电子资源校外访问系统”,将电子资源的使用延伸至校园外。根据许可证协议授权,最大限度扩展电子资源使用范围。

近年来,山东大学图书馆推出“电子资源校外访问系统”,其目的就是扩展电子资源的使用范围,使电子资源效益最大化,为用户使用馆藏电子资源提供便利条件。一方面,将馆藏电子资源的使用扩展到校外,为用户提供多途径使用条件。另一方面,提供校内共建共享电子资源的平台。例如:山东大学法学院购买的HeinOnline美国著名的法律全文数据库,可以利用图书馆“电子资源校外访问系统”,为用户在校外进行科研提供了便利条件。

4.2 整合电子资源,建立统一的检索平台,实现跨库检索

电子资源的整合:如何改变电子资源的无序状态,必须将馆藏电子资源进行整合。图书馆今后将会把全文电子期刊的期刊名称按字顺排列,将数据库按学科内容分类,把大型综合数据库按子库拆分归类等。使电子资源从无序变为有序,方便用户,从而提高电子资源的利用率。

建立统一的检索平台,实现跨库检索:电子资源的整合,为用户提供了更全面的检索服务。通过网络为用户提供高效跨库、无缝连接的服务。建立这些不同平台、不同存储方式的电子资源的统一检索查询界面,可以将各类高质量的数据库实现互联,提高资源的利用率。馆藏电子资源内容经过图书馆深入的报导和提示,可以在目次、全文、引文以及相关文献之间建立可无限延伸的链接,最大限度地满足用户的需求。

4.3 进行二次开发,提供增值服务

图书馆购置的数据库检索平台,附带各种先进的整合馆藏资源功能,对其进行二次开发,提供各种增值服务功能。

5 总结

目前电子资源已经渡过快速增长阶段,进入相对稳定的发展时期,图书馆应结合本馆发展规划,制定电子资源发展政策,将电子资源与传统资源融为一体,不断深化文献资源建设。还应当考虑到电子资源发展政策的阶段性,要依据电子资源评价标准进行分析,随着时间和情况的变化而不断调整。

1 强自力.电子资源发展政策研究报告.见:戴龙基.文献资源发展政策研究.北京:北京大学出版社,2007:93

2 李平,初景利.国外图书馆电子资源建设政策及启示.大学图书馆学报,2006(5):51-55

3 章红.传统馆藏与数字馆藏发政策浅议.图书馆研究与工作,2004(1):15-16

4 索传军,马越.论高校图书馆数字馆藏发展政策.图书馆理论与实践,2006(6):88-90

5 Electronic Resources Collection Development Policy.[1999-12-08].http://lib.hku.hk/cd/policies/erp.html#Sect1

6 李晓娟.文献经费预算与分配研究报告.见:戴龙基.文献资源发展政策研究.北京:北京大学出版社,2007:125