浅谈基于汇文LIBSYS的图书采访信息组织

曲智斌 金晓祥

武汉科技大学图书馆

〔湖北省武汉市 430081〕

汇文图书馆信息服务系统(以下简称“汇文LIBSYS”)是一款我国自行研制开发的图书馆自动化信息处理系统。该系统自2000年起在全国范围推广至今,已被国内300多家知名高校和公共图书馆所选用。现在该系统的最新版本为4.0。下面,结合我们的实际工作,谈谈在汇文LIBSYS下对图书采访信息进行组织的体会。

一、图书采访信息的组成

图书采访信息就是所有影响图书选择和获取的信息。现时社会的政治、经济环境及图书馆现状(包括经费、技术设备条件、人员素质)等都是图书采访信息的组成部分。从图书采访学专业角度和直接作用于采访工作流程来理解,图书采访信息主要是指:出版发行信息、现有馆藏资源和利用信息、读者需求信息。出版发行信息反映的是图书的出版发行动态,即出版社与编辑机构和发行机构出版发行的图书内容、质量、类型、载体、发行时间、发行方式、获取途径等;现有馆藏资源和利用信息反映的是图书馆现有的馆藏图书数量(种、册数)、载体类型、语种、购置时间或储存时限、专业分类及分布状况、流通状况等;读者需求信息反映的是图书馆所面对不同范围、不同文化层次读者的需求内容。

在实际工作中,不能简单依据一些书目信息选购图书,还要注意并认真参考其他广泛的采访信息。出版发行信息直接提供了采访的内容,必须及时获取这些信息,如果掌握的信息不准、不全,就无法选购和获取适合需要的图书。图书采访的目的是为了满足读者的需要,读者需求是出发点,影响着图书采访工作的方向,在图书采访中也不容忽视。图书馆的图书积累、馆藏图书的特色是经过多年努力而形成的,而不是仅凭一二批图书所能做到的。所以,要想使本馆的馆藏有别于其他的图书馆,就必须重视和参考馆藏资源与利用信息来进行图书的采访。这样,才不会因为人员的更迭和其他因素影响而偏离既定的藏书发展方向,图书馆的藏书结构与特点才会得到保持与发展。

二、图书采访信息的组织

信息论的创立人、美国学者申农(C.Shannon)和维纳(N.W iener)认为,信息是“不定性的减少的量”。意思是说,我们对某些事物有疑问或缺乏认知,存在“不定性”时,在采用各种方法和手段了解、明确了这些事物后,我们对这些事物的“不定性”就会减少或完全消除了,这时我们就获得了关于这些问题的信息了。图书采访信息的组织实际上是对采访信息进行收集、整理、筛选,使之有序化、系统化的过程。“图1”是我馆基于汇文LIBSYS的图书采访信息织织示意图。

图1 基于汇文LIBSYS的图书采访信息织织示意图

(一)图书采访信息收集

基于汇文LIBSYS收集的图书采访信息主要有两方面:一是出版发行信息;二是读者需求信息。在出版发行信息方面,各个出版社和图书发行商迫于市场竞争的压力,为获得更多的市场份额,都会及时主动地把尽可能多的一些出版发行信息提供给图书馆的采访部门,加上采访人员通过各种渠道(越来越繁荣的书市和一些现场图书订购会等)主动获得的一些发行信息,出版发行信息内容将变得十分全面。相对而言,读者需求信息由于读者分布面较广,收集时只能靠平常一点一点地积蓄,所需过程较长,收集难度要大得多,其获取的方式主要是通过调查、座谈、读者荐购等形式直接听取读者意见,或通过对馆藏利用信息和读者需求图书的背景进行分析、归纳和总结,间接了解读者的需求。总之,归纳起来有两种情况:一种是具体的需求信息(如我需要某某书),另一种则较抽象(如我需要某方面的书)。

(二)图书采访信息整理

收集来的采访信息中有三个问题比较突出。一是信息的存储格式不一样;二是信息内容的著录不标准;三是其中有许多重复的信息。虽说一些大的出版社和实力较强的图书发行商可以根据图书馆的要求提供标准格式(M ARC,EXCEL)的出版发行信息,但大多数的出版社,特别是一些地方出版社和专业出版社往往只能提供纸质的出版发行信息,即使有电子版的(一般是EXCEL),其格式也不一定符合要求。读者需求信息由于收集的对象和形式都很多,收集来的信息就更杂乱了,不仅提交的信息格式各异,有的内容还很模糊甚至不准确。图书馆的业务合作商一般都不只一二家,每家提供的信息数据中不可避免地会和别人重复,有时自家的一组信息数据中也会有重复的数据出现。这些乱麻一团的信息,还不能直接用来指导图书馆的图书采访工作,还必须对它们进行整理,使之系统有序。首先要将各种信息按其存储格式分成两部分:标准MARC格式的直接通过汇文LIBSYS导入生成预订购订单(征订单);其他的都要先转化成包括图书的题名、标准号、作者、出版社、简单的内容摘要、分类、价格、开本等内容的EXCEL格式。特别是对一些读者所提供的需求信息,其信息内容往往很少,补全它们很费力费时。但是,这项工作又一定要做好。否则一条内容不全的信息导入系统后不仅没有用,有时还会影响到对其他信息的处理。EXCEL格式的书目信息再通过汇文LIBSYS的数据转化窗口转化成M ARC格式的信息,并导入系统生成预订购订单。最后利用汇文LIBSYS的ISBN批查重功能,将预订购订单与订购库和馆藏库进行ISBN比对,删除其中重复的信息。

(三)图书采访信息筛选

经过汇文LIBSYS整理后的图书采访信息虽说在形式和内容上都比较标准和系统了,但就每个特定的图书馆而言,其馆藏特点和发展方向不完全一样,面对的读者也不一样。这些图书采访信息中还有许多是没有价值的,如高校图书馆就不需要与本校学科设置和科研工作不相关的一些图书资料。还有,图书采访信息整理是对信息进行了排序与查重,但去掉的仅仅是反映同一种图书的重复信息,而有些信息反映的图书虽说不一样,可图书中所表达的内容大部分却是雷同的。因此,整理后的图书采访信息还要有一个筛选过程,目的是让图书采访信息更加清楚、系统,针对性更强,更加有利于下一步的图书采访工作。为此,必须定期利用汇文LIBSYS的数据导出功能导出馆藏与利用信息数据,结合学校教学和科研状况与方向,以及读者的阅读需求趋向信息进行技术分析与讨论,制定出图书馆的藏书方向、规划和具体的藏书建设策略,并以此为原则和标准对整理后的图书采访信息重新排序比对,挑选符合要求的信息生成订购单。接着,还要利用汇文LIBSYS的多途径查重功能,如作者与题名、作者与关键词等,将订购单再次与订购库和馆藏库进行比对,去掉内容相同、利用率不高的订购图书信息,生成最终的订购单。

三、实践探讨

总的来讲,基于汇文LIBSYS的图书采访信息组织工作自动化程度较高,特别是它的批查重功能能方便地找出订单中所有与订购库和馆藏库重复的信息,并能全部选中删除,大大提高了对信息数据处理的效率。但是,有的现象必须引起注意。例如,在获得的一组图书采访信息中,第3条数据与第41条重复,第9条与第101条重复,批查重时,即使它们不和订购库和馆藏库重复,也会被当成重复信息显示出来,如果全部选中重复并删除,也会将它们(也可能正是我们需要的图书)误删掉。解决这一问题的方法有两种,即分别针对图书采访信息格式为M ARC的和非M ARC的:信息格式是MARC的直接导入系统进行ISBN批查重,选中全部重复信息后不要马上删除,找出重复信息中批次号相同的全部信息进行选择,这时第3条数据会显示与第41条数据重复,第41条数据下会显示与第3条数据重复;第9条数据和第101条数据也会这样。这4组重复数据与其他重复数据有一个明显的区别,就是每组数据中的每条数据的批次号都是一样的,所以找出它们不会很难(不过这时只能一组一组地逐个地寻找),数据序号是顺的(比如第3条数据下肯定会显示与第41条数据重复,是先3后41)改为不被选中,其他的不变,最后选择删除。这样,第3条和第9条数据就会被保留下来了,而且也保证了本批图书采访信息数据的唯一性。其他格式的信息在将它们转化成EXCEL时就以ISBN为基准进行比对排序查重,保证信息的唯一性,然后再通过系统转化成M ARC格式进行以后的工作。

四、结束语

图书采访信息包含的内容有很多,本文中仅分析了其中主要的三个方面。但是,不论是哪方面的图书采访信息,对其进行组织这个过程是必不可少的。信息有序、系统了,才能指对方向,有利于工作。图书采访人员应充分认识到各种图书采访信息的时效性和针对性,定期及时地收集、整理、分析与处理,为图书采访工作做好信息保障。

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