总承包项目文控管理初探

邵化梅

(中国电力工程顾问集团公司华北电力设计院工程有限公司，北京 100120)

1 概述

总承包项目运作周期内，会产生几万、十几万的文件、图纸和资料，这些文件是项目执行的依据，是项目沟通的主要方式，因此，文件的规范、准确、高效、有序管理是项目管理水平的重要体现，是有效支撑项目运作的前提和基础。

国外工程公司文控管理已成熟应用，而且越来越专业化，文件信息控制公认为项目六大控制(HSE控制、文件信息控制、合同控制、进度<计划>控制、投资<成本>控制和质量控制)之一。国内文控管理刚刚起步，有些较早走出国门的工程公司正逐步向文控管理模式转变，但大家依然对文控管理的概念，管控内容，方法众说不一，如何管控以及管控成效较难看到研究和实践的成果。

设计院从事总承包项目时间不长，总承包项目文件管理较设计文件管理复杂很多，对过程的管理和控制要求更高，笔者近一年来借助宁夏煤基烯烃动力站项目对总承包文控管理模式进行了初步的研究，并在项目执行中进行了实践尝试，初步梳理出了现阶段设计院从事总承包项目文控管理的方法，虽然不很成熟，但愿意将初步思考和实践结果与各位同仁分享，请大家批评指正。

2 文控概念

⑴ 文件信息控制：简称文控，指根据项目文件控制程序，在项目执行过程中采用科学的方法和手段，对项目文件进行规范、准确、高效控制和管理的过程。

⑵文控管理过程：规范项目文件控制工作，建立有序、可控、可追溯的文件管理体系和方式，对文件的发布、流转、审批、版次、分发、移交、归档、利用进行管理，对文件的流转状态进行控制，保证文件运行中所有过程均有记录，均可追溯，项目结束后可以自动实现移交归档，实现文档一体化管理。

3 文控内容及方法

文控到底控制什么？管理什么？是一年来笔者一直在思考的重点问题，我个人理解文控管控的主要内容应该包括以下六个方面：

3.1 文件形成的管控

文件形成质量是文件信息控制的首要环节，文件规范、表述清晰、分类合理、编码正确是文件进一步流转、保管、利用、统计、归档的基础，也是对外沟通、显示企业能力、推广企业品牌和形象的方式。

⑴ 文件的形成要使用标准文本与表单样式(创建新模板需经各级审批才能使用)，体现明晰的表述方式，统一的风格和规范的操作模式，体现企业品牌战略。

⑵ 对所有的文本、表单要进行统一的分类和编码，文件分类合理，编码简明，确保唯一性和有效性，便于文件的管控和利用。

⑶ 工程项目文件、资料的书写应保持清晰，数据应准确可靠。纸介质的记录应采用耐久性强的书写材料，保证符合档案存储要求和凭证作用。

⑷ 纸介质签署必须亲笔签名，不能以盖章或打印代替签名；有单位盖章栏目的必须加盖单位公章，所有签名、盖章必须齐全、真实、清晰。

3.2 文件入口和出口的管控

文件入口和出口的管控是文件信息控制的关键环节，把控住这一环节就能保证文件的完整和齐全，能对文件进行统一管理和查询，能对文件形成质量进行审计，能对文件的快速处理提供方便。

⑴ 建立公文、信函、E-mail、传真、文本、图纸、电话记录等各类文件接收、分发的“一口”管理模式，保证文控中心是文件收发的唯一有效通道。

⑵ 接收时需要检查文件的格式、编码、内容、签署、盖章等内容是否齐全、准确、真实，把好入口关。

⑶ 检查合格后，文件应及时分类造册登记，需要编码的及时编码处理。

⑷ 接收到的正式E-mail电子邮件需要附电子邮件单首页，注明电子邮件编码、时间、主题、内容、附件数、发件人等信息，重要的电子邮件需要发件方补发签字确认的硬拷贝文件。重要的电话记录需要誊写在电话记录表单上，经双方签字确认后方为有效。重要的传真件需要复印备存，复印件在前，传真件在后合成一件。

⑸ 文控人员接收到文件后要及时传递给文件签批人，由签批人确定签署意见，确定文件的传阅人和传阅顺序。

3.3 文件流转状态的管控

文件流转状态的掌控可使文件随时处于受控状态、文件传递过程可随时追溯。

⑴ 文件的每一次传递均通过文控人员，文件在流传过程中始终处于受控状态，文控人员需要按照文件签批人确定的传阅顺序依次递交各传阅人，并每次接收均应审核文件是否符合质量要求。

⑵ 文控人员要负责文件流转的及时性，各级办理人员应在规定的时间内处理完毕，传递到下一环节，需要回复的文件要求对方在规定的时间内回复，未按时回复的，文控中心要及时催促，必要时请项目经理协调催促回复。

⑶ 已经回复处理完毕的和不需要回复的文件，及时闭环归档。

⑷ 通过文控平台流程流转的文件应具有可追溯性。应在流转中设定流转时间，超出时间则消息提醒，文控人员经过文控经理批准后可更换审批人，从新确定流程。

3.4 文件版次的管控

文件版次管理是文件管理的重要内容，文控中心应提供各方最新版本文件，剔除作废版本，防止误用。

⑴ 对项目文件资料的局部修改或换版修改应按相关规定标识、审批，文控人员有监督检查的义务。

⑵ 文控人员接到新版文件、修改图、升版图时，应按照原发放单位发放，同时发出修改通知单，请各单位替换原文件或原版图；内部各部门由文控人员统一替换原文件或原版图，并在原版上盖上作废章统一收回，单独存放。

⑶由 文控平台管理的电子文件要随升版文件随时替换或标识，应严格保持升版文件的名称与原版名称一致，保证纸介质和电子文件的一致性。

⑷ 收到新版规程规范类文件后，随时将老版本替换，并加盖作废标识，统一收回，单独存放。遇合订本规程规范时，将其中作废版本加盖作废章，合订本封面加盖参考标识。

3.5 文件计划的管控

文件计划控制和管理是文控管理中难度最大的部分，要求文控人员要参与文件计划的制定，监督计划的实施，催促相关各方按照计划完成文件的制定和流转。文件计划包括：合同中文件移交方案、图纸交出进度、提资计划、供货商设备和文件移交计划等。

⑴ 文控经理或文控主管应参与项目策划和各项文件交出计划制定工作，随时掌握和了解计划内容等相关信息。

⑵ 文控人员按照计划催促相关计划的落实，掌握计划未按期完成的原因，并将计划执行情况定期报告项目经理。

3.6 文件归档的管控

在工程项目结束后，应按照项目和公司有关立卷归档的规定，及时将文件材料整理、立卷，向业主和本单位归档。

⑴ 归档应编制归档移交清单，并有完备的交接手续。

⑵ 对于不要求归档但有暂时查考价值的文件材料应继续保存至工程决算后，统一销毁处理。

⑶ 没有保存价值的和作废的文件在工程结束后由文控中心统一造册登记销毁。

⑷ 图书、规程规范等仍有利用价值的资料，造册登记后移交下一工程使用或移交公司档案部门。

4 文控工作模式

4.1 文控中心的设置

项目文控中心是项目文控工作的归口管理机构，设置文控经理、文控主管、文控工程师、文控员等岗位。

文控中心可支持单项目也可以支持多项目，单项目运作时，由项目部设置文控中心，多项目运作时，则由设计院本部设立文控中心，变分散为集约式的管理模式，中心内分若干组分工合作。

项目策划和谈判阶段，文控人员要参与策划和合同起草、谈判，制定文件控制程序，确定文控的方案，参与各类文件计划的编制，包括：文件的传递方式方案，文件格式方案，文件分类编码方案，文件分配方案、文件移交归档方案等。项目实施中，文控人员需与各方协调，按照文件控制程序进行文件的接收、传递、管理、移交等工作。文控中心主要作业内容及方式见图1。

表1 文控中心主要作业内容及方式

项目阶段 角 色 工 作 内 容项目执行中文控中心(可单项目也可多项目)①对文件形成、入口出口、流转状态、版次、文件计划、归档进行控制管理②负责沟通、检查、验收分包方文件、档案等③负责与业主、监理等相关方沟通、协调等④文控工作可分组进行(更适合多项目运作)收发组(收发、分类、编号、著录、对外沟通等)秘书组(文件协助起草、传递、催办、跟踪、网站信息维护)电子文件管理组(平台文件分类、编码、整理、挂接、利用、移交、刻录等)纸质(声像)文件管理组(实物分类、编码、管理、利用、组卷、归档等)扫描组(纸介质文件电子化)图书资料、借阅管理组(收资、电子或纸介质图书资料采买、管理等)翻译组(翻译等)达标验收后 文控主管文控工程师①向业主移交档案②向公司归档项目档案③鉴定销毁没有利用价值的文件

4.2 文控人员的岗位职责

⑴ 文控经理岗位职责

负责参与合同(包括总承包合同、各分包合同、主要设备合同)中有关文控内容的编制和谈判；负责在项目启动阶段制订《项目文件控制程序》；负责按照《项目文件控制程序》组织制定项目文控相关规定；负责项目运行期间审批和确定所有收、发文件的流转方向等。

⑵ 文控主管岗位职责

在文控经理的指导下，按照《项目文件控制程序》起草本项目文控相关规定；负责在项目启动阶段做好项目现场文控定制工作；负责项目部内部和外部文控管理工作的联络、协调和沟通；负责项目建设中文控日常管理工作；负责对项目部人员及分包方文控人员进行文控知识和相关规定的培训；负责协同各专工对分包方文控工作进行中间检查；负责审核、移交、归档各分包单位和项目部整理的项目档案等。

⑶ 文控工程师岗位职责

负责在文控主管的指导下进行文控管理工作；负责文控管理平台结构、属性、分类以及编码和模板的确定与搭建工作；负责对各分包商、设备供应商等提供的文件进行验收和管理；负责对项目部和分包方项目文件材料的收集、整理、立卷、归档工作进行监督、指导；负责校核、移交、归档各分包单位和项目部整理的项目档案资料；负责收集项目建设管理过程中所使用的规范、标准，并确认其有效性等。

⑷ 文控员岗位职责

负责协助文控工程师对各分包方的项目文件材料收集、整理、立卷、归档工作进行监督、指导；负责协助文控工程师对项目部在项目建设中形成的项目文件材料进行收集、整理、立卷和归档；负责协助文控工程师在项目结束后向业主方及项目方档案部门移交工程档案等。

4.3 文控制度

各项目初期，应根据本项目特点，在公司项目文控管理制度的基础上筛选、扩展和细化，制定出能够满足本项目需要的文控管理办法，编制切实可行的文控工作计划。项目工程文控管理制度参考如下：

《项目文件控制程序》

《项目建档及档案资料管理使用规定》

《项目文档分类与编码规定》

《项目文件收发管理规定》

《项目声像文件管理规定》

《施工文件整理与归档规定》

《供货商交付文件管理规定》

《移交档案立卷归档规定》

4.4 文控平台

文控平台对文控管理至关重要，建立适宜的文控管理平台，可有效地提高文档的控制能力，便于文件查找和利用，便于统计和分析，建立文控平台的关键步骤：

⑴ 分类体系：分类明晰、简洁，便于查找、利用是分类的基本原则，考虑项目的建设过程和管理模式，可以按照文档问题、来源、组卷等多种方式分类，以不超过10个类，3个目为宜。

⑵ 编码体系：分类确定后，给文档编码是管理文档的有效方法，文档编码要考虑WBS、ABS、OBS等内容，编码要简洁、唯一，便于操作。

⑶ 文档属性：文档属性既不可以过多，也不可以过于简洁，属性信息过多，录入工作量大，影响效率；属性过于简洁，不便于查找利用和统计，削弱了平台的作用。

⑷ 文控流程：文控平台分为有流程和无流程两类，通过流程控制的文控管理参与人多，定制复杂，需要解决电子签名和电子印章等问题，较难操作和控制；无流程的文控平台相对简单，文件状态和流转过程不受平台限制，只有文控人员具有读写文档的权限，文档及信息的分类、编码等准确性容易保证，平台可快速发挥效力。因此，文控管理初期，建议以无流程的管理模式为宜。

⑸ 统计查询：文控平台应有强大的统计查询和报表功能，能及时为各级领导提供真实、准确的信息。目录及属性信息也应能灵活导出，可以为后续项目快速复制积累知识和能力。

5 结语

文控管理不只是总承包项目管理的要求，而且是所有项目运作必不可少的重要内容。笔者认为设计院多年来形成的工作模式偏重于管理项目的模式，而非项目管理的模式，因此按管理要求形成了通过个人的文件管理、半组织的信息管理和组织的档案管理分散分层管理文档的模式，管理环节多而复杂，项目过程难于受控。总承包领域的介入使设计院开始深刻思考运用项目管理的模式进行管理，总承包项目执行周期长，文档种类繁多、数量庞大，传递频繁、项目对文档质量要求更高、追溯必需快速及时，因此，分散分层管理的模式已经不能满足项目管理的需要，文档需要受控和集中统一管理，尤其打开国门从事国际间项目合作过程中，文档的严谨性、交换的凭证性、内容的依据性等使我们发现我们对于文件的质量和管控的能力还存在很大差距。

档案部门是设计院对设计产品管理的最主要部门，档案部门介入文控管理有得天独厚的优势，档案人员应该积极投身文控管理研究，从以往只对文档结果的管理延伸到对过程的管理，对纸质文件的管理延伸到对电子文件的管理，对文件档案属性的研究延伸到对文件、信息属性的研究，应不断拓宽思路，努力学习，积极接纳新生事物，主动投身到企业的变革中，与企业同步成长，同步发展。